Unternehmen, die an die Implementierung eines Intranet denken, sollten eine klare Zielvorstellung entwickeln und sich dazu Fragen stellen wie: Welche Leistungen werden von dem Intranet erwartet? Wie lange darf die Implementierung dauern? Ist die Bereitschaft vorhanden, in diese Technologie zu investieren? Diese und ähnliche Aspekte sind von äußerster Wichtigkeit, und sie sind zu klären, bevor die technische Umsetzung erfolgt - das wurde auch auf einer Konferenz der Meta Group mit dem Titel "Employing Internet/ Intranet, Electronic Commerce, and the New Application Paradigm to Meet Marketplace Challenges", die in München stattfand, immer wieder betont. Dabei warnten Insider aber auch vor einer Intranet- Hysterie. Es könne nicht darum gehen, ein Intranet um jeden Preis einzurichten. Vielmehr müsse man jetzt damit anfangen, die neue Technologie auszuprobieren, sie zu meistern und schließlich zu lernen, wie sie sich erfolgreich für die eigenen Zwecke einsetzen lasse.
Wer soll im Unternehmen die Verantwortung für die Einrichtung und das Management des Intranet übernehmen? Experten wie Alec Soceanu von der Fachhochschule Regensburg warnen davor, die Bedeutung dieses Punktes zu unterschätzen. Sein Rat lautet, eine Gruppe oder eine Abteilung speziell mit derlei Aufgaben zu beauftragen, anstatt diese den ohnehin schon belasteten Mitarbeitern der DV- Abteilung zusätzlich aufzubürden oder womöglich outzusourcen. Eine solch spezifische Gruppe oder Intranet-Task-force sollte direkt zur Verfügung stehen, wenn es Probleme gibt. Darüber hinaus muß sie in Übereinstimmung mit dem Grundkonzept Standards festlegen und geeignete Applikationen auswählen, die im Intranet eingesetzt werden sollen.
Ein großer Vorteil der Internet-Technologie, auf die Intranets aufbauen, ist die Offenheit in bezug auf die zugrundeliegende Plattform. Welches System ein Anwender letztendlich wählt, wird wohl vor allem davon abhängen, womit das Unternehmen bereits arbeitet und zu welchem System das meiste Know-how vorhanden ist. Denn auch hier gilt, daß das neu zu schaffende Intranet in das bestehende Netz integriert werden muß und das noch bestehende Firmennetz dabei jederzeit seine volle Funktionsfähigkeit behält.
Grundsätzlich spielt es jedoch keine Rolle, ob ein Browser beispielsweise auf einem Mac oder einem PC läuft und welcher Web- Server zum Einsatz kommt - die Information ist im Intranet dank TCP/IP letzten Endes gleichermaßen zugänglich. Erst durch die Wahl der Applikationen und die Festlegung auf einen oder mehrere Browser wird die Offenheit gefährdet - je nach Hersteller gibt es proprietäre Erweiterungen und Plug-ins, die der Freiheit des Anwenders im Wege stehen können. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Bildinformationen im Intranet mit dem Browser des Herstellers X nur abrufbar sind, wenn ausschließlich dessen eigene Erweiterung benutzt wird, die aber womöglich ein spezielles Bildformat verlangt. Hier können enorme Kosten entstehen, wenn vorhandenes Material erst konvertiert werden muß, bevor man es Anwendern zugänglich machen kann.
Das Bereitstellen von bestimmten Informationen in Form von Video- oder Klangdateien im Intranet bedeutet unter Umständen auch, daß die bereits existierende Hardware im Unternehmen entsprechend angepaßt werden muß. Vor allem ist zu gewährleisten, daß die vorhandene Infrastruktur hohe Bandbreiten liefert, damit der zusätzliche Datenfluß das bestehende Unternehmensnetz nicht lahmlegt. Ein Intranet ersetzt schließlich nicht von heute auf morgen das bestehende Client-Server-System, sondern wächst allmählich neben dem bestehenden Netz heran, um mittel- bis langfristig dessen Funktionen zu übernehmen. Zwischenzeitlich wird das Netz folglich stärker belastet als bisher. Treten schon jetzt gelegentlich Engpässe auf, empfiehlt es sich, zuerst die Leistungsfähigkeit des bestehenden Netzes zu erhöhen, bevor man an die Installation eines Intranet denkt.
Auch bei der inhaltlichen Vorbereitung gilt es, sich einige Dinge vor Augen zu führen. Für die Unternehmensseiten sollte eine klare Struktur gewählt werden, die logische Verzweigungen von Hauptseiten mit wichtigen und auch eher generellen Informationen zu Unterseiten mit spezifischeren Mitteilungen bietet. Seiten müssen Links zu allen relevanten übergeordneten oder gleich wichtigen Seiten enthalten, dürfen mit diesen Verbindungen jedoch nicht überfrachtet werden. Programme wie beispielsweise "Visual Web" von Innovative Software können darüber hinaus hilfreich sein, um den Überblick über die Verknüpfung der Seiten zu behalten.
Besonders wenn das Intranet beziehungsweise Teile davon auch für das allgemeine Internet-Publikum zugänglich sein sollen, ist es wichtig, daß die optische Gestaltung zur Corporate Identity des Unternehmens paßt. Logos, die in Firmenprospekten auftauchen, müssen auch hier erscheinen, die Art und Weise der Darstellung sollte dem Firmenimage entsprechen.
Eine nächste wichtige Entscheidung ist die Festlegung der Zugriffsrechte: Wer darf welche Informationen wann abrufen? Intern kann der Administrator bestimmte Bereiche über den Web-Server für spezifische User sperren. So ist ein Schutz über Paßwörter möglich, aber auch eine Beschränkung auf bestimmte IP-Adressen. Ist das Unternehmen aber auch an das Internet angebunden, dann muß eine spezielle Sicherung über eine Firewall oder gegebenenfalls ein System mehrerer solcher Abschaltungen eingerichtet werden, damit von außen niemand auf kritische Inhalte zugreifen kann.
Unternehmen, die auf Nummer Sicher gehen wollen, können auch erst einmal eine Art Test-Intranet in einem Netz aus Reserverechnern, das physikalisch vom Hauptnetz getrennt ist, einrichten und damit experimentieren. Hier lassen sich Probleme simulieren und Lösungen erarbeiten, ohne daß das funktionierende Netz dadurch lahmgelegt wird.
Ratgeber Intranet-Migration
1. Entwickeln eines unternehmensspezifischen Intranet-Konzeptes.
2. Bildung einer speziellen Intranet-Gruppe/Task-force, die für alle Aktionen verantwortlich ist, die Inhalte pflegt und Anwendersupport leistet.
3. Festlegen der Plattformen, Standards und benötigten Applikationen für das Intranet.
4. Überprüfung der vorhandenen Netzinfrastruktur in bezug auf Bandbreite und gegebenenfalls Anpassung/Erweiterung.
5. Einrichten des Web-Servers und der Hosts.
6. Schaffen, Organisieren und Verwalten der Inhalte für das Intranet unter Berücksichtigung der Corporate Identity.
7. Ausarbeiten von Plänen zur Regelung des Zugriffs auf die Inhalte: Wer darf was sehen?
8. Sicherheitsvorkehrungen treffen gegen unbefugten Zugriff aus dem Internet (Firewall).