Frank Hoffmann ist seit vielen Jahren als freiberuflicher Projektleiter tätig und kennt die Probleme - zum Beispiel, ob er als externer Projektleiter von den internen Mitarbeitern anerkannt wird. Sein Tipp: Der Projekt-Manager sollte erst einmal die Umgebung sondieren, die einzelnen Sichtweisen bündeln und dann nach entsprechenden Lösungen suchen. Hoffmann weiß aus Erfahrung, dass für die Mitarbeiter, die im Tagesgeschäft stecken, ein Projekt zunächst einmal eine Mehrbelastung ist.
Da solche Vorhaben noch dazu immer wieder von der Geschäftsleitung vorgegeben werden, sei es mit der Motivation auch nicht immer zum Besten bestellt. Hoffmann: "Der Projektleiter muss auf die einzelnen Mitarbeiter eingehen und bestimmte Strömungen erkennen. Hier ist neben der Kompetenz vor allem Fingerspitzengefühl gefragt." Die wichtigsten Aufgaben eines externen Projekt-Managers seien Planung, Koordination und Kontrolle. Der IT-Experte: "Wer glaubt, ein Projekt im stillen Kämmerlein planen zu können, der täuscht sich. Der Tag besteht aus Besprechungen, in denen die Projektteilnehmer immer wieder alle offenen Punkte diskutieren."
Die externen IT-Profis sind motivierter als die internen Mitarbeiter
Nach seiner Erfahrung ist das aber nur die eine Seite der Medaille. Gerade die für das Projekt freigestellten Mitarbeiter sähen das als Chance für ihre eigene Weiterbildung. "Diese Kollegen bringen sich in das Projektteam teilweise besser als ins Tagesgeschäft ein."
Bei großen Projekten hat er in den vergangenen Jahren allerdings immer wieder weitere Externe ins Unternehmen holen müssen. "Wenn beispielsweise viel Technik im Spiel ist, fehlt den Mitarbeitern oft das erforderliche Know-how." In einem solchen Fall habe es der Projektleiter mit einer heterogenen Gruppe zur Hälfte aus externen und zur anderen Hälfte aus internen Mitarbeitern zu tun. "Da die neu dazugeholten IT-Profis nahezu immer wesentlich motivierter als die internen Mitarbeiter sind, muss die Aufgabenverteilung mitsamt den zeitlichen Vorgaben klar abgegrenzt werden." Er jedenfalls ist überzeugt, dass ein Projektleiter mit Sozialkompetenz und Fingerspitzengefühl mögliche Widerstände allemal in den Griff bekommen kann.