Hat IT in der Vergangenheit die Unternehmensprozes-se funktionsorientiert unterstützt, so muss sie jetzt die Kernabläufe prozessorientiert begleiten und unterstützen. Das funktioniert aber nur dann, wenn Unternehmen ihre Abläufe schnell und flexibel an die Gegebenheiten des Marktes anpassen.
Heute werden die Integration von Frontend und Backend sowie hybride Geschäftsmodelle als Erfolgsfaktoren erkannt. Mehr denn je fragen Unternehmen nach den Möglichkeiten von Prozessintegration und -optimierung. Denn nur mit solchen Mitteln verbessern sie ihre Wettbewerbsposition. Dieses Ziel wird oft durch einen radikalen Wandel von Kundenorientierung, Produktangebot, Qualität und Kosten der gesamten Abläufe erreicht.
Die IT muss flexibel genug sein, um dem raschen Wandel des Unternehmensumfelds Rechnung zu tragen und neue Abläufe zu unterstützen. Ihre Rolle ändert sich. Softwareanbieter und Anwender müssen umdenken. Verbesserungen der betrieblichen Abläufe haben Priorität. Die Konsequenz hieraus ist: Softwarehäuser haben funktionierende Prozessmodelle anzubieten. Die Software begleitet die Geschäftsprozesse und fügt sich ohne großen Aufwand in eine Service-orientierte Architektur ein.
Der Vorteil der Integration mit einem einzigen Repository, den ERP-Software bislang auszeichnete, geht verloren. Durch den hohen Integrationsgrad hatten die Unternehmen aber mit der ERP-Software gleichzeitig in die Software eingebettete Abläufe erworben: Der Beleg- und transaktionsbasieren-de Aufbau initiierte automatisch Prozessketten - vom Angebot über den Auftrag bis hin zum Produktionsauftrag der Auslieferung und Rechnungsstellung. Der Nachteil solcher Lösungen war, dass sich spezifische Abläufe oft nur schwer abbilden ließen. Der Quellcode musste modifiziert und aufwändige Ergänzungen mussten erst entwickelt werden. Das verursachte hohe Kosten, etwa wenn ein Release-Wechsel anstand.
Die existierenden Lösungen sind für die Zukunft zu unflexibel. Um hier Abhilfe zu schaffen, bedarf es der Einführung einer Service-orientierten Architektur (SOA). Sie ist flexibler und modellierbar. Man spricht hier von einem adaptiven Process Network.
Neue Berufsbilder entstehen
Bisher wurden in der Regel die modulorientierten ERP-Systeme von Anwendungsbetreuern verwaltet. Diese Rolle ist unter dem Aspekt der Geschäftsprozess-architektur neu zu definieren - vom Anwendungsbetreuer (Module) zum "Business Process Expert". Diese Rolle kombiniert den Business Analyst, die Person also, die die Abläufe sowie die Unternehmensstrategie kennt, versteht und modelliert, mit dem Applikationsberater - üblicherweise zuständig für das "Mapping" zwischen Geschäftsprozess und Umsetzung in die Lösung (wie SAP ERP, Oracle Applications und vergleichbare ERP-Software).
Durch diese neuen Funktionen wird der Prozess zwischen IT und Fachabteilungen verkürzt. Änderungen lassen sich dadurch schnell umsetzen. Erforderlich ist hier allerdings die Trennung zwischen IT und Geschäft. Wie unterschiedlich die Anforderungen an die Organisatoren und Betreuer von ERP-Systemen sind, zeigen die beiden Grafiken ("Was ein Anwendungsbetreuer Logistik können muss" und "Was ein Spezialist für SAP Enterprise 6.0 wissen sollte").
Abschied vom Universalberater
Zwangsläufig ergeben sich neue Sichten auf Strategien und Abläufe im Unternehmen und somit auch neue Anforderungen an Mitarbeiter. Aus Unternehmensperspektive erstellt der Business Analyst den Business Blueprint, danach den Projektplan und das Prozessarchitekturmodell. Aus Implementierungssicht kümmert sich der Anwendungsbetreuer um die Implementierungsinformationen, die Komponentensicht und das Prozesskonfigurationsmodell. Und die Ausführung ist Aufgabe des IT-Spezialisten (mit den Elementen "Ausführbarer Prozess", "State Engine" und "Prozesskonfigurationsmodell").
Aus den dargestellten Aufgaben bei einer prozessorientierten Einführung beziehungsweise geschäftsprozessorientierten Arbeitsweise ergeben sich neue Berufsbilder für die betroffenen Mitarbeiter in den Unternehmen. Stand bisher der Universalberater oder Anwendungsbetreuer im Vordergrund, wird sich dieses Berufsbild grundlegend ändern, wie die beiden Grafiken verdeutlichen.
Der Prozess steht im Vordergrund
Am Beispiel des Anwendungsbetreuers R/3 für Logistik lässt sich das modulbezogene Wissen darstellen, basierend auf vorgegebenen Prozessen (zentrales Repository). Unternehmensspezifische Prozessabbildung ist nur bedingt möglich. Der Fokus und das Wissen der Berater oder Betreuer liegen auf den vorgegebenen Transaktionsinhalten der ERP-Software. Die Grafik gibt den für die einzelnen Module erforderlichen Wissensstand an. Das bedeutet, dass beispielsweise ein solcher Experte viel Know-how auf den Gebieten Fertigungsplanung und -optimierung sowie Produktionsplanung mitbringen sollte und weniger etwas von Marketing verstehen muss.
Bei einer prozessorientierten, unternehmensspezifischen Arbeitsweise und deren Abbildung in einem ERP-System sind die Anforderungen an Organisatoren, Berater oder Anwendungsbetreuer anders. Der Prozess steht im Vordergrund. Die Grafik "Was ein Spezialist für SAP Enterprise 6.0 wissen sollte" zeigt das Berufsbild von Prozessberatern beziehungsweise Teams. Auch hier wird der erforder-liche Wissensstand je Aufgabengebiet sichtbar. Hier spielt vor allem die Erfahrung im Umgang mit Prozessmodellierung eine überdurchschnittliche Rolle, weniger wichtig sind dagegen fundierte Programmierkenntnisse oder tiefer gehendes IT-Wissen.
Allrounder mit Prozesswissen
Das neue Berufsbild nennt sich Business Process Expert. Dieser muss sowohl über Fachbereichs- als auch über IT-Wissen verfügen. Zum Profil des Prozessexperten gehören fundierte Kenntnis der Funktionen und Kernabläufe der Geschäftsbereiche, Erfahrung im Sammeln von Anforderungen und in der Prozessmodellierung sowie der routinierte Umgang mit den Office-Produkten von Microsoft. Darüber hinaus bringt der ideale Kandidat entweder einen betriebswirtschaftlichen Hintergrund plus Programmiererfahrung mit und strebt eine technische Weiterbildung an, oder er kommt aus der Anwendungsentwicklung und möchte sich betriebswirtschaftlich weiterentwickeln. Zudem sollte er in den verschiedensten Datenquellen recherchieren können und sich in der Anwendungskonfiguration auskennen.
Aufwändige Spezialisierung
Mit Business ByDesign bietet SAP erstmalig ein ERP-System für den Mittelstand an, das sich modellbasierend einsetzen lässt. In diesem System offeriert der Hersteller verschiedene Geschäftsprozesse vorinstalliert zur Online-Nutzung. Durch die Möglichkeit der Modellierung von Prozessen lässt sich die Anwendung schnell und einfach auf Unternehmensbelange abstimmen. Dies setzt jedoch voraus, dass die unternehmensspezifischen Prozesse bekannt sind. Für die Verifizierung und Darstellung eigener Abläufe sind Prozessexperten erforderlich. Dabei ist zu entscheiden, ob solches Know-how im Unternehmen vorhanden ist oder aber externes Wissen in Anspruch genommen werden muss.
Nach der Festlegung der wichtigsten Geschäftsprozesse sind diese mit der Erfahrung der Anwender abzugleichen und zu entwerfen. Hierfür benötigt man den Designer. Die abgestimmten Ergebnisse setzt der Implementierungsarchitekt in Benutzeranwendungen softwaretechnisch um. Diese Arbeiten sind im Zeitaufwand nicht zu unterschätzen und erfordern umfangreiches Expertenwissen. Wenn man diese Art einer ERP-Installation mit bisher üblichen Installationen vergleicht, zeigt sich, dass dafür zum Teil ein völlig anderes Wissen erforderlich ist.
Um diesen Trends und Anforderungen Rechnung zu tragen, ist das Geschäftsprozess-Mana-gement (Business Process Management = BPM) unabdingbar. BPM ermöglicht dem Geschäftsprozessexperten sowie dem Geschäftsprozessentwickler, die Enterprise Services sinnvoll zu entwickeln oder an die spezifische Unternehmenssituation anzupassen und dann einzusetzen.
Die Architektur des BPM wird durch eine Reihe von Tools unterstützt. Im SAP-Bereich seien vorrangig folgende Tools genannt: Business Maps, Solution Composer, Solution Manager, Enterprise Service Repository (ESR), Netweaver sowie das Modellierungs-Tool Aris für SAP Netweaver von IDS Scheer.
Eine Reihe dieser Werkzeuge existiert schon länger und konnte für SAPs ERP-Software R/3 bedingt eingesetzt werden. Leider wurden diese Werkzeuge in der Praxis nicht immer verwendet, erlangen aber eine hohe Bedeutung bei der Einführung von SAP Enterprise 6.0 oder einem Release-Wechsel dorthin. Ebenfalls unverzichtbar sind sie zur Einführung von Business ByDesign. Zumal hier kein Quellcode mehr ausgeliefert wird.
Eine Person allein kann das nicht schaffen und verfügt wohl kaum über die erforderlichen Kenntnisse, wie sie in der Abbildung "Was ein Business Expert für SAP Enterprise 6.0 wissen sollte" genannt werden.
Back to School
Dadurch wird ein neues Schulungskonzept für Mitarbeiter erforderlich. Das gilt sowohl für Beratungsfirmen als auch für die IT-Servicebereiche der Unternehmen und für die Endanwender. Dabei sind die Mitarbeiter von unten nach oben und nicht umgekehrt auszusuchen. Dann stoßen Arbeitgeber oft auf ungeahnte Wissensreserven ihrer Beschäftigten. Das Thema für die Unternehmen heißt: Back to School. (hk)