Aufsichtsbehörden informieren
Der nächste Schritt bei der Implementierung eines Shared Service Centers ist die Entscheidung darüber, welche Dienste in welcher Form und an welchem Standort zentralisiert werden sollen. Das deutsche Recht - wie im Übrigen das Recht anderer Staaten ebenso - sieht für die Auslagerung mancher Dienste in bestimmten Sektoren besondere Einschränkungen vor. So unterliegen etwa Banken und andere Finanzdienstleister speziellen Regelungen hinsichtlich der gesicherten Ausübung ihrer Aufsichtspflichten. Führt der Betrieb eines Shared Service Center etwa zu einem grenzüberschreitenden Dienstleistungsverkehr, sind diese Institutionen verpflichtet, dies der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht ("BaFin") detailliert mitzuteilen. Für Dienstleistungen im Rechnungswesen oder Services, die dem Geheimnisschutz unterliegen, existieren besondere Regelungen.
Eine weitere Hürde stellt der Datenschutz dar. Dienste, die sich mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten befassen, unterliegen strengen gesetzlichen Bestimmungen, selbst wenn der Datenaustausch ausschließlich innerhalb des Konzerns stattfindet, denn das deutsche Datenschutzrecht erkennt kein Konzernprivileg an. Auch bei der internen Auslagerung ist es wichtig zu ermitteln, wer die Verantwortung für die Nutzung der Daten trägt. Sollte das Shared Service Center beauftragt sein, Daten zu bearbeiten, kann je nach Umfang der Auslagerung sowohl eine "Auftragsdatenverarbeitung" als auch eine "Funktionsübertragung" vorliegen. Für Letztere ist ein datenschutzrechtlicher Erlaubnistatbestand erforderlich, für Erstere nicht.
Gibt es Fördermittel?
Die Wahl der Rechtsform eines Shared Service Centers hängt maßgeblich von Kapitalisierungs- und Haftungsfragen, maßgeblich mitbestimmt von den gesetzlichen Vorgaben des betreffenden Standorts. Nicht unwesentlich wird auch die Frage sein, ob mit öffentlichen Fördermitteln oder Steuerbefreiungen gerechnet werden kann. Nach deutscher Rechtslage, die sich mit der Situation in vielen anderen Staaten deckt, kann die Ausgliederung von Betriebseinheiten auf zwei Wegen erfolgen: Entweder wird jeder Vermögensgegenstand - sei es auch im Rahmen eines einheitlichen Vertrags - einzeln übertragen. Das erfordert zumindest nach deutschen Rechtsvorgaben ein hohes Maß an Konkretisierung der betroffenen Assets.