1. Die Situation
Bis Mitte 2015 war das Softwareunternehmen sovanta bereits von fünf Mitarbeitern im Jahr 2010 auf über 70 Mitarbeiter gewachsen, heute sind es 110. Und trotzdem machte die Buchführung noch immer eine externe Steuerberatung, die jede Woche die gedruckten Rechnungen per Bote bekam. "Wir hatten keine professionelle Software im Einsatz und haben mit Microsoft Excel und Co. gearbeitet", konstatiert Michael Löckelt, Projektleiter und Solution Architect bei sovanta. Kein Wunder, dass Susanne Schähfer, die Chefin des Finanzwesens und Controllings bei sovanta, Mitte letzten Jahres forderte, die Finanzprozesse effizienter zu machen und Medienbrüche abzuschaffen. Denn immer mehr Belege und Buchungssätze forderten ihre fünfköpfige Abteilung: "Der Aufwand für das interne Controlling stieg durch unseren wachsenden Umsatz und ständig hinzukommende Kunden immer mehr", sagt Schähfer. Hinzu kamen Anfragen aus der Geschäftsleitung, die "mal schnell" die eine oder andere Zahl über Kunden und Geschäftsentwicklungen einforderte. Aus einer kleinen Firma war ein Mittelständler geworden.
2. Die Anforderungen an das neue System
Unabhängigkeit von der externen Buchhaltung, eine zeitnahe Verbuchung von Rechnungen und Leistungen, ein aktueller Einblick in die Unternehmenszahlen: So lauteten die Anforderungen, die das Projektteam "ERP@sovanta" Ende Juli letzten Jahres definierte. "Wir wollten tagesgenaue Zahlen und Daten haben und auf Knopfdruck sehen, was passiert", so Schähfer, "und wenn ad-hoc-Informationen benötigt werden, sollte es keine Umwege über Excel-Listen oder eine externe Buchhaltung mehr geben müssen. Außerdem wollten wir ein System, das mit uns wächst." Im ersten Schritt ging es Finanzchefin Schähfer darum, von der externen Buchhaltung wegzukommen und alles inhouse zu machen.
"Es gab keine einzige Eskalation. Aus heutiger Sicht würde ich nur die Urlaubssperre über Weihnachten nicht mehr für alle Mitarbeiter aussprechen. Unser großes Glück war natürlich, dass wir uns gegen eine Datenmigration entschieden und die Stammdaten selbst eingepflegt haben. (Susanne Schähfer, Finanzchefin bei sovanta)"
3. Die Entscheidung für SAP S/4HANA Finance
Als Softwareunternehmen, welches stark im SAP-Umfeld aktiv ist, war die Entscheidung für eine künftige Software von SAP vorab gefallen. Technologisch war zudem klar, dass eine SAP-HANA-basierte Lösung nicht zuletzt aufgrund ihrer analytischen Möglichkeiten favorisiert werden würde. Dass es letztlich mit SAP S/4HANA Finance die innovativste von allen Lösungen geworden ist, liegt nach Ansicht von Michael Löckelt nicht zuletzt nur daran, dass sovanta seinen Wachstumskurs fortsetzen will. "Wir wollen etwas Zukunftssicheres aufbauen und eine Software einsetzen, mit der wir uns vom Betrieb her auskennen und mit der wir von der neuesten und modernsten Entwicklung profitieren", erläutert Solution Architect Löckelt. Außerdem plant sovanta, im nächsten Schritt ihre HR-Prozesse zu integrieren. Die Lösungen dafür führt das Softwareunternehmen selbst bei seinen Kunden ein. Insofern verursacht die Anpassung dieser Prozesse im eigenen System keine externen Zusatzkosten. "Wir haben nun mit etwas begonnen, das wir später selbst weiterentwickeln können", erläutert der IT-Experte. Für die gängigen Mittelstandslösungen SAP Business One oder SAP Business ByDesign wäre es nötig gewesen, zunächst eigenes Know-how aufzubauen oder aber externe Experten zu beauftragen. "Auch von Kostenseite ist SAP S/4HANA konkurrenzfähig zu anderen Systemen, die vielleicht eher für einen Mittelständler gemacht sind", meint Löckelt, was mit daran liegt, dass sovanta den Betrieb der On-Premise-Lösung selbst übernimmt sowie Weiterentwicklungen inhouse möglich sind.
4. Der Greenfield-Ansatz
Von der Feinabstimmung mit dem für die Implementierung beauftragten SAP-Beratungsunternehmen UNIORG Consulting GmbH, über Funktionsprüfungen im Testsystem, der Implementierung der SAP HANA-Server bis hin zum ersten erfolgreichen Zahllauf im neuen, eigenen Buchhaltungssystem am 19. Januar 2016 vergingen lediglich drei Monate. "Wir hatten das Glück, dass wir kein Vorgängersystem hatten und keine komplexe Migration von Daten nötig war", erläutert Löckelt die schnelle Einführung des Systems. Zudem hat sovanta die Stammdaten selbst angelegt. "Das war ein überschaubarer Aufwand, den wir händisch gemacht haben", ergänzt Finanzchefin Schähfer. Hinzu kommt, dass Schähfers Fachbereich weitgehend mit Standardprozessen auskam und keine "Sonderentwicklungen" notwendig waren, die zusätzlichen Entwickler- und Zeitaufwand bedeutet hätten. Sobald der Jahresabschluss für 2015 gemacht ist, sollen die Jahreszahlen des vergangenen Geschäftsjahres ins System eingebracht werden, um "auf das Vorstandsreporting und die neuen Vergleichsmöglichkeiten zurückgreifen zu können", wie Solution Architect Löckelt erläutert.
5. Die ersten sichtbaren Vorteile
Benötigt die Geschäftsleitung heute ganz dringend aktuelle Zahlen zur Geschäftsentwicklung, sind nun keine Umwege über Excel oder gar Anfragen an eine externe Buchungsstelle nötig. "Die aktuellen Zahlen sind jetzt ad hoc da", erläutert Schähfer, die sich darüber freut, nun Instrumente an der Hand zu haben, die "die Unternehmenssteuerung präziser und korrekter machen". Buchungen und Konten sind nun deutlich detaillierter aufbereitet - eine gute Grundlage für künftige Analysen.
Im Falle von Verhandlungen im Einkauf liegen Konten und Historien der Kunden nun sofort vor. "So wissen wir auch, bei welchen Tagessätzen oder Volumina man bei den Kunden einsteigen kann", erläutert Schähfer, die sich noch gut daran erinnert, wie mühsam diese Informationen zuvor zusammengesucht werden mussten.
Die Standardreports von SAP S/4HANA sind bereits im Einsatz. "Die Ergebnisse sind granularer als bisher und tagesaktuell", erläutert Löckelt, der den großen Vorzug darin sieht, nun jederzeit Auswertungen zu bekommen, ohne jemanden darum bitten zu müssen.