Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch?
Der BFH hat unter anderem in seinem Urteil vom 16.03.2006 (Az. VI R 87/04) ausgeführt:
"1. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.
2. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.
3. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.
4. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird."
Und speziell zur Frage der Form des Fahrtenbuches äußert sich der BFH u.a. in seinem Urteil vom 16.11.2005 (Az. VI R 64/04).
Demnach genügt ein mittels eines Computerprogramms geführtes Fahrtenbuch nur dann den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, wenn nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.
Die Eintragungen in eine Computerdatei sind dabei nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen. Der BFH sagt hierzu wortwörtlich: "Der auf diese Weise erzeugte Datenbestand ist kein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit auch kein Fahrten-'Buch' i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG".
Weiter führt der BFH aus, dass das Führen eines Fahrtenbuches mit "MS-Excel" nicht ordnungsgemäß sei, da der Anwender die Möglichkeit einer nachträglichen Veränderung bereits eingegebener Daten habe, die selbst nicht näher dokumentiert wird.
Der Autor
Dr. Benno Grunewald ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht und Mediator (DAA) in Bremen. Zudem ist er Justitiar des Berufsverbands Selbstständige in der Informatik (BVSI) e.V. Sollten Sie weitere Fragen haben, können Sie sich an Dr. Grunewald wenden: Tel. 0421-14181, E-Mail, Homepage www.dr-grunewald.de.