Die nach Maßstäben eines ECM noch bescheidenen Unternehmenslösungen sind indes kein Grund für Trübsal in der Branche: "Die Nachfrage nach DMS-Software war nie schlecht, ob nun zu Krisenzeiten oder in Hype-Phasen", behauptet Docuware-Vorstand Biffar. Es gab und gibt starke Gründe dafür, die Dokumentenverwaltung in den Griff bekommen zu müssen und entsprechende Software und Dienstleistungen einzukaufen: Bisherige Papierarchive, Druck und manuelle Abläufe verursachen hohe Kosten, wichtige Informationen lassen sich nur schwer finden, bearbeiten und weiterleiten, es fehlen Prüfroutinen und eine strukturierte Ablage, wichtige Daten werden nicht sicher verwahrt.

E-Mail-Massen und Gesetze

Für die nächste Zeit sind es vor allem zwei große Themen, die Unternehmen ernst nehmen müssen: Der Umgang mit geschäftlichen E-Mails und die rechtskonforme Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Letzterer Aspekt ist eigentlich ein Dauerbrenner, gewinnt aber durch die Gesetzesvorschriften der letzten Jahre und die elektronische Steuerprüfung an Brisanz. Nicht nur Anwender, sondern auch Berater und Hersteller sind von den Regelwerken manchmal überfordert. Das trifft auch auf die Verwaltung der elektronischen Post zu, die zunehmend aufbewahrungswürdige oder aufbewahrungsrelevante Dokumente generiert. Statt den Mail-Verkehr in die Geschäftsprozesse zu integrieren, haben viele Anwender bisher dem Mail-Server zur Entlastung lediglich eine Archivlösung zur Seite gestellt.