Reichhaltige Auswahl

Der Markt für DMS und Archive lässt sich in verschiedene Segmente unterteilen. In den grundlegenden Funktionen zur Verwaltung und Verteilung von Informationen unterscheiden sich die Angebote immer weniger.

Im DMS-Markt gibt es verschiedene weltweit operierende Anbieter mit Hauptsitz in den USA. Sie haben sich durch Akquisitionen ein umfassendes Portfolio zugelegt. Allerdings hat diese Wachstumsstrategie auch Redundanzen in der eigenen Produktpalette geschaffen, so dass es innerhalb eines Hauses konkurrierende Lösungen gibt. Hier wird es im Lauf der Zeit zur Integration und Konsolidierung kommen. Diese Anbieter konzentrieren sich zumeist auf größere Projekte, wobei sie sich immer wieder auch um den Mittelstand bemühen. Typische Vertreter dieses Marktsegments sind EMC Documentum, Hyland, IBM und Open Text.

Mittelständisch geprägt

In kaum einem anderen Land hat der Mittelstand ein derart starkes Gewicht wie in Deutschland. Das spiegelt sich auch im DMS- und Archivierungsmarkt wieder. Die auf diese Aufgaben spezialisierten Hersteller bieten umfassende Suiten an, die den Dokumentenlebenszyklus abbilden. Nicht immer stammen die Funktionen aus eigenem Haus. In Spezialbereichen wie der Erfassung von Papierdokumenten greifen die Hersteller auf Produkte anderer Anbieter zurück und integrieren sie. Die Suiten, die oft branchenübergreifend einsetzbar sind, eignen sich zum Teil für Firmen mit wenigen Arbeitsplätzen, richten sich häufig aber auch an Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern. Zu diesen Anbietern zählen unter anderem Allgeier, Ceyoniq, COI, D.velop, Docuportal, Docuware, Easy, ELO, Fabasoft, Heilig & Schubert, Hyperwave, Optimal Systems, Saperion, SER und Windream. Sie verfügen im Vergleich zu den weltweit aufgestellten Herstellern zwar über weniger Entwicklungs- und Consulting-Kapazitäten, kennen dafür aber ihre Kunden und deren Bedürfnisse sehr gut.

Gefragte Branchenspezialisten

Darüber hinaus haben sich Hersteller auf bestimmte Branchen ausgerichtet. Sie bieten etwa Lösungen für eine Ablagelogik (zum Beispiel nach Aktenzeichen statt Ordnerstrukturen), Schnittstellen zu Fachanwendungen und branchenspezifische Funktionen. Häufig beliefern solche Firmen die öffentliche Verwaltung. Typische Vertreter sind Hans Held, PDV Systeme, SER eGovernment und Lorenz Orga Systeme. Größere DMS- und Archivanbieter erfüllen die Branchenbedürfnisse zumeist mit Hilfe von Partnern, die die Basissysteme entsprechend anpassen.

Alternative: Open Source

Auch im DMS-Markt ist Open Source ein wichtiges Thema. Die Hersteller öffnen dazu den Quellcode ihrer Produktsuiten der in der Regel weltweiten Entwicklergemeinschaft, die unter der Aufsicht des Anbieters die Lösungen erweitert. Die Einführung der quelloffenen Softwarelösungen beim Kunden übernehmen zumeist spezialisierte Partner.

Statt mit Lizenzen erzielen Softwarehäuser und Dienstleister im Open-Source-Segment Einnahmen mit Beratung und Softwarepflege. Durch den Baukastencharakter dauert die Zusammenstellung von Lösungen meist länger als bei klassischen DMS-Suiten. Dafür sind die Angebote sehr flexibel. Die prominentesten Open-Source-Systeme sind Alfresco sowie das in Deutschland noch wenig bekannte Nuxeo.

DMS aus großen Softwarehäusern

Auch verschiedene große Softwarehersteller engagieren sich mit eigenen DMS-Systemen. Die Produkte sind oft aus den Anforderungen an die Zusammenarbeit (Collaboration) entstanden und ergänzen die DMS- und Archivlösungen der klassischen Anbieter. Unternehmen aus diesem Segment sind beispielsweise Microsoft mit dem Sharepoint Server, Oracle, SAP und Xerox.