Das herkömmliche Schriftstück ist durch die Datenverarbeitung zu einem "Dreifaltigkeits" -Papier zerpflückt worden - zum Leidwesen der Anwender. So jedenfalls sieht es Horst-Günter Pollmann, Systemanalytiker der GEI, Dortmund, der in seinem Beitrag diesen "Mißstand" mit ironischem Unterton aufgreift.
Alte Kanzleien hatten einen Grundsatz: denn was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen." Das stimmt heute nicht mehr - oder vielleicht schon wieder?
Gemeint ist die Tatsache, daß moderne Datenverarbeitung das herkömmliche Schriftstück in drei Typen zerlegt hat, es aber bisher nur in Ansätzen schaffte, diese wieder zu vereinigen. Die Analyse erbrachte die Funktionsbereiche:
Datensysteme: Dateisysteme, Datenbanksysteme, Informationssysteme gekennzeichnet durch feste Strukturen (Sätze, Dateien, Relationen) mit eindeutigen Namen.
Dokumentationssysteme: Information Retrieval Systeme, Bibliothekssysteme. Gekennzeichnet durch Langtexte mit Schlagwörtern (Deskriptoren) und nicht oder schwer definierbaren logischen Zusammenhängen (im allgemeinen nur durch Aufzählung zu bestimmen).
Textsysteme: Textverarbeitungssysteme, Adreßverarbeitung gekennzeichnet durch Briefe, Bausteine, Formulare, Adreßbestände, Massenbrieffunktionen und Zusammenhänge, die sich aus der freien Auswahl ergeben.
Das Klagelied der Anwender hat den Refrain "Wo bleibt die Synthese?" und fragt im einzelnen:
- Wie bringt man Daten in die Textverarbeitung?
- Wie schafft man es, einen soeben erstellten Brief sofort in die Vorgangsverfolgung hineinzudokumentieren?
- Wie schafft man Texte aus der TV in das hauseigene Dokumentationssystem?
Das alles geht natürlich - über temporäre Files, über Rechnerkopplungen, über Diskettenkonvertierung; oder kurz formuliert: ". . . bis man es schwarz auf weiß besitzt, bedarf es manchen Trostes."
Was unterscheidet diese drei Typen der DV so sehr, daß man sie bislang so sorgfältig auseinanderhielt? Der Unterschied zwischen Datenbanken festen Aufbaus (Faktendatenbanken) und Informationen Retrieval Systemen wird an einer Grafik deutlich (siehe Abb. 1).
Fakten - DBs haben einen Arbeitspunkt: 100 Prozent recall, 100 Prozent precision. Ein System, welches diese Forderung nicht erfüllt, ist nicht schlecht, sondern kein DB-System. Der Preis dafür: starre Strukturen, feste Längen.
IR-Systeme haben eine Kennlinie (die bei besseren Systemen höher liegt), auf der man sich bewegen kann: Der Preis für 100prozentigen recall ist viel "Schrott", der Preis für totale precision ist "Schwund".
Wie ordnet sich nun ein Textverarbeitungssystem (TVS) in diesen Bogen ein? Textverarbeitung ist: Schere, Leim, Papier (weiß und "be"textet") mit sauberen Fingern. Die Schere schneidet Blöcke, Ketten, Strings, Zeichen, Bausteine, Seiten, Zeilen, Dokumente; der Leim klebt sie auf Papier beziehungsweise Bildschirm. Welche Logik die Schnipsel verbindet, ist nicht das Problem des TV-Systems, sondern das des Benutzers.
Man könnte doch nun ein Dokumentationssystem nehmen und - ergänzt um Schere und Leim - als TV-System einsetzen, wobei die logischen Zusammenhänge quasi "null" sind. Diese Idee hält solange, bis Ihr "schreibender Engel" damit arbeiten soll und verzweifelt versucht, die versprochene "elektronische Schreibmaschine" zu erkennen (". . . der Befehl XRC bei gleichzeitigem Drücken der CRTL-Taste bewirkt, daß . . . sofern vorher . . . ").
Der Blick auf die unterschiedlichen Anwender und ihre Erwartungen und Gewohnheiten (Sekretärin - Buchhalter - Bibliothekar) zeigt, daß man tatsächlich verschiede Systeme braucht. Jedoch: sie könnten alle am gleichen Bildschirm und mit gleicher Tastatur arbeiten - sofern sie aufeinander abgestimmt sind. Die Stichworte sind also
- Strukturportabilität
- Funktionsverträglichkeit
- Kommunikationsfähigkeit.