Auch im Gebäudereinigungshandwerk hält der Computer inzwischen seinen Einzug. Hauptforderung eines Frankfurter Gebäudereinigungsunternehmens an das von ihnen ausgesuchte System: Auch DV-Laien müssen ihn bedienen können. Michael Fischer. DV-Berater und Fachjournalist aus Weilrod beschreibt, was der Rechner in der Hans Berthold Glas- und Gebäudereinigung alles leistet.
Von September bis Dezember 1981 wurde die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf dem neu installierten Computer parallel zum bisherigen Verfahren verarbeitet. Seit Januar 1982 nutzen die Frankfurter das Programm der Odin GmbH Datenverarbeitung, was zu einer Reduktion der Bearbeitungszeiten führte. Vor Installation des Programms benötigte man für die Abrechnung von 500 bis 600 Arbeitnehmern zirka drei Arbeitstage .
Die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung notwendigen Arbeiten werden heute in nur noch sechs Stunden erledigt. Darin enthalten ist bereits die Zeit für die automatische Verbuchung der Lohnkosten auf den Objekten, um nach dem Monatsabschluß eine detaillierte Objektabrechnung drucken zu können.
Für jeden Mitarbeiter werden Name, Personalnummer, je nach Monat 28 bis 31 Tagesfelder für die handschriftliche Erfassung von Fehlzeit, Urlaub oder Krankheit und eine Kennzeichnung, ob der Mitarbeiter per Bank oder bar bezahlt wird, mit dem auf diesem Objekt anfallenden Normallohn gedruckt. Ein Mitarbeiter kann auf bis zu vier Objektlisten erscheinen, wobei sein Normallohn aufgrund eines Prozentschlüssels anteilig auf die verschiedenen Objekte verteilt ist. Hat der Arbeitnehmer seine Sollarbeitszeit erfüllt, ist eine weitere Bearbeitung seiner Daten nicht mehr erforderlich.
Query erstellt notwendige Listen
Nach Abschluß der Abrechnung erfolgen umfangreiche Kontroll- und Listenverarbeitungen, für die kein Programm formuliert werden mußte. Das auf dem Rechner installierte Betriebsystem verfügt über das Datenbanksystem Image 250. Die in Deutsch mit dem Benutzer korrespondierende Dialog-Abfragesprache Query 250 macht es möglich, die jeweils benötigten Listen zu erstellen.
Innerhalb von 14 Tagen wurde im Januar 1982 das Programmpaket Finanzbuchhaltung installiert, eingewiesen und benutzt. Im Februar erschienen die ersten automatisch erstellten Zahlungsbelege, wobei das System aufgrund der gespeicherten Stammdaten eine Skonto-Optimierung durchführt. Mit dem bisher benutzten Kontenrahmen konnte weitergearbeitet werden. Die umfangreiche Bedienerführung durch das Programm ermöglichte es innerhalb kürzester Zeit, daß die täglich anfallenden Buchhaltungsarbeiten auch von ungeübten Mitarbeitern fehlerfrei durchgeführt werden konnten. Da die automatisch erstellten Zahlungsbelege auch automatisch verbucht werden, der Rechnungsausgang seit Mai 1982 und die Lohnkosten seit Januar 1982 ebenfalls per Programm in Personenbuchhaltung, Sachbuchhaltung und Kostenrechnung übernommen werden, reduziert sich die Erfassung im Buchhaltungsbereich in der Tagesarbeit auf Rechnungseingang und Zahlungseingang. Bei Bedarf kann eine Liste der offenen Posten erstellt werden, die die ausstehenden Zahlungen nach Zeiträumen gliedert.
Schönschriftfähiger Drucker
Für die Auftragsbearbeitung ist seit April 1982 ein Programmpaket im Einsatz, das Rechnungen und Arbeitsberichte in einem Bruchteil der vorher benötigten Zeit erstellt. Die Rechnungen werden auf einem schönschriftfähigen Drucker ausgegeben, dessen normale Druckgeschwindigkeit von 400 Zeichen pro Sekunde sich bei Schönschrift auf zirka 130 Zeichen pro Sekunde reduziert. Zur Rechnungserstellung verwendet das Frankfurter Unternehmen die Anschriften aus den Konten der Debitorenbuchhaltung, wobei es möglich ist mehrere Rechnungsanschriften pro Kundenkonto zu verarbeiten. Für jede Auftragsposition kann das Objekt und die Erlösart (Erlöskonto) unterschiedlich bestimmt werden. Soll eine Position nur im Februar und im November berechnet werden, so kennzeichnet der Benutzer einfach auf dem Bildschirm im Turnusfeld die Spalte "Februar" und "November" mit einem Kreuz. Wird die Position monatlich fakturiert, so drückt der Benutzer die Taste "Monatlich", und das Programm füllt das Turnusfeld in allen Monaten aus.
Jede Rechnung kann auch nach Ausdruck noch korrigiert und in einem Wiederholungslauf nochmals unter gleicher Rechnungsnummer gedruckt werden. Bei Stornierung einer bereits gedruckten Rechnung wird ein "Nullbeleg" mit dem Vermerk "Zur Ablage" gedruckt.
Nach Abschluß der Lohnabrechnung und der Fakturierung kann das Programm "Objektabrechnung" gestartet werden. Dieses Programm wertet für die drei Stufen
1. Gesamtunternehmen
2. Objektgruppe (beispielsweise Großkunde mit mehreren Objekte)
3. Einzelobjekt die gebuchten Erlöse, Lohn- und Lohnfolgekosten als automatisch entstandene Ursprungszahlen aus. Zusätzlich werden die Gemeinkosten, Materialkosten und Abschreibungen ausgewertet, wenn es vom Anwender gewünscht wird. Den Umfang und die Genauigkeit dieser Erfolgsrechnung bestimmt der Anwender. Die Auswertung wird vorgenommen für den abgeschlossenen Monat des laufenden Jahres und kumuliert für das laufende Jahr.
Verständliche Hinweise für den Benutzer
Bei längeren Verarbeitungsprozessen erhält der Benutzer Bildschirmhinweise, die darüber informieren, was gerade geschieht. Fehler werden durch umfangreiche Eingabekontrollen so weit wie möglich ausgeschlossen. Dennoch auftretende Fehlersituationen können mit minimalem Aufwand vom Benutzer selbst bereinigt werden. Das System ist sowohl für sogenannte "Erstanwender" als auch für Aufsteiger aus der Gruppe der Einplatz-Bürocomputer geeignet.
Die Kosten für dieses Abrechnungsverfahren sind abhängig vom Menügerüst des Anwenders und den Ansprüchen an den Verarbeitungskomfort. Komfort heißt in diesem Fall:
1. Große Plattenspeicher, die es erlauben, zum Beispiel das komplette Datenmaterial inklusive der archivierten Altbuchungssätze immer im direkten Zugriff zu halten.
2. Die Anzahl der Bildschirmarbeitsplätze.
Die Einstiegsmöglichkeit besteht aus der Ausrüstung Computer HP250, Festplatte mit 9,7 Millionen Zeichen Speicherkapazität, Diskette mit 1,2 Millionen Zeichen, schönschriftfähiger Drucker mit einer Druckgeschwindigkeit von 200 Zeichen pro Sekunde, ein Bildschirmarbeitsplatz. Der Preis für diese Konfiguration beträgt 48 440 Mark. Bei Abschluß eines Wartungsvertrags entstehen Servicekosten für die Maschine von 499 Mark pro Monat. Das komplette Programmpaket inklusive Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung und Objektabrechnung kostet 18 500 Mark.
Mit diesem System kann man zirka 350 Arbeitnehmer auf 100 verschiedenen Objekten abrechnen, die Umsätze auf 400 Sachkonten buchen, rund 200 Personenkonten führen, 200 offene Posten verwalten und pro Monat zirka 1000 Buchungssätze verarbeiten.