Arbeitszeiten erfassen, zuordnen und abrechnen erfordert im Projektalltag einen hohen Aufwand, der die Produktivität der Mitarbeiter bremst. So jedenfalls, wenn die Daten in Excel-Sheet erfasst werden müssen. Um schnell eine Alternative zu entwickeln, setzte die softwareinmotion GmbH in Urbach auf agiles Vorgehen. Jetzt bewirbt sich das Unternehmen mit dem Private-Cloud-Projekt in der Kategorie Software as a Service um den Best in Cloud Award der COMPUTERWOCHE.

Das Einsatzszenario

Am Anfang war Excel, das "Schweizer Taschenmesser des Managements". Das Zeitmanagement und die Projektkontierung erfolgten in monatlichen Excelsheets durch die Mitarbeiter selbst. Auf dieser Grundlage war nur ein monatliches Projektcontrolling möglich. Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte waren unzufrieden mit dem ineffizienten Vorgehen und den Ergebnissen in Form von intransparenten Daten und eingeschränkten Möglichkeiten zur Projektsteuerung. Die Initiatoren der Ablösung des alten Systems waren daher die Mitarbeiter selbst. Nach einer Marktrecherche und einigen Produktevaluationen entschied der Geschäftsführer, eine eigene Lösung zu implementieren.

Die Cloud-Lösung

Das Projekt wurde im April 2011 gestartet. Da die Projektteams an verschiedenen Standorten arbeiten, war klar, dass eine Cloud-Lösung angestrebt werden muss. Um dabei den Compliance-Anforderungen der Kunden gerecht zu werden, kommt ein restriktives Zugriffsmanagement zum Einsatz. Jeder Kunde erhält einen eigenen virtuellen Server mit seiner eigenen CheroKey-Instanz. Wartungsarbeiten an den Systemen dürfen nur ausgewählte Mitarbeiter durchführen. Aufgrund ihrer Erfahrung in der Entwicklung von sicherheitskritischen Systemen (ASIL D) für die Automobilindustrie verfügt softwareinmotion über das notwendige Wissen für die Arbeit mit entsprechenden Sicherheitsmetriken.

Die Technik

Das Projekt wurde im April 2011 gestartet. Das erste Release wurde in Java Portlets umgesetzt und in das Opensource Portal Liferay integriert. Da die Entwicklung sich in dieser Konstellation als zu schwerfällig erwies, wurde nach vier Monaten der Wechsel von Java zu Ruby on Rails beschlossen. Dieser Wechsel brachte zunächst eine Projektverzögerung von etwa vier Wochen. Anschließend stieg die Entwicklungsgeschwindigkeit um den Faktor fünf.

Nach einer kurzen Betaphase begann die softwareinmotion GmbH selbst im August 2012 mit dem Einsatz von CheroKey. Kurze Zeit später konnte Deltalogic für das Produkt gewonnen werden. Im Rahmen der Implementierung bei Deltalogic wurde CheroKey um zusätzliche Funktionen erweitert und zum Jahreswechsel 2012/2013 erfolgreich eingeführt. Als Entwicklungsmethode kam Scrum mit Continuous Integration und Test-Driven-Development zur Anwendung.

Der Business-Nutzen

Mit der Einführung von CheroKey konnten die erfassten Aufwände ausgewertet und analysiert werden. Mit diesen Erkenntnissen ist eine Wirtschaftlichkeitsanalyse einzelner Projekte möglich. Diese Informationen dienen dann zur Optimierung des Geschäftsmodells und steigern den Umsatz.

Dank des intuitiven Bedienkonzepts konnten die Aufwände für das Projekt- und Zeitmanagement reduziert werden. Die bedarfsgerechte Aufwandsplanung in CheroKey steigert die Effizienz der Projekt-Teams. Darüber hinaus reduziert die Cloud-Lösung inklusive Datenarchivierung und Sicherung die IT-Aufwände. Schnelles und einheitliches Eintragen von Arbeitszeiten erhöht die Transparenz, die Auswertbarkeit und die Datenqualität. Der Urlaubsgenehmigungs-Workflow vereinfacht den Ablauf und die daraus entstehende Anwesenheitsübersicht erleichtert die Planung für den Manager, aber auch für die Mitarbeiter.