Datenverarbeitungs-gerechter Lohnzettel

14.01.1977

Der Erlaß vom 22. 12. 75 des Bundesfinanzministeriums hat für die maschinelle Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Klarstellung gebracht, die im Sinne einer automationsgerechten Gestaltung von Rechtsvorschriften sehr sinnvoll ist. War es bisher dem einzelnen Anwender überlassen, die Form des Lohnzettels zu entwerfen, so bestimmt dieser Erlaß Aufbau und Inhalt des Lohnzettels verbindlich. Damit ist die Möglichkeit einer aus betrieblicher Sicht wünschenswerten Standardisierung gegeben.

Nur Einzelbelege

Während für die Meldungen des Jahres 1975 an die Finanzämter das am 22. 12. 75 vorgegebene Formularbild noch nicht verbindlich war - man gestand den Betrieben eine Übergangsregelung zu - muß für das Jahr 1976 die durch den Erlaß vorgegebene Form der Meldung eingehalten werden, wobei es dem Fiskus primär auf den Dateninhalt ankommt. Dies ist insbesondere für maschinelle Abrechnungen wichtig, weil nämlich das per Erlaß vorgegebene Formular nur als Einzelbeleg, nicht als Endlosformular bei den Finanzämtern angefordert werden kann. Die in der Vergangenheit oftmals geübte Praxis, Kopien der Jahreslohnkonten an die Finanzämter zu schicken, dürfte allerdings spätestens ab 1978 nicht mehr möglich sein, weil das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur die Übermittlung der Daten gestattet, die durch Rechtsvorschrift - in diesem Fall der Erlaß vom 22.-12. 75 - vorgegeben sind. Jede andere Form der Übermittlung stellt eine strafbare Handlung dar, wenn damit zusätzliche Daten bekannt werden; beim Lohnkonto wären dies Angaben über persönliche Einbehaltungen, Pfändungen und dergleichen.

Für den Jahreswechsel ist wichtig, die neue Bescheinigung einzuplanen. Die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände hat die Herausgabe eines Endlosformulars (Bachem-Verlag, Ursulaplatz 1, 5000 Köln 1) gefördert, das nicht nur den Lohnzettel, sondern auch die Lohnsteuerbescheinigung beinhaltet, die auf die Lohnsteuerkarte gehört. Der vom Finanzministerium herausgegebene Lohnzettel ist nämlich bei entsprechender Organisation ein Mittel zur Rationalisierung der Steuerbescheinigungen.

Starre Verdienstgrenzen

Nach Abschluß der maschinellen Lohn- und Gehaltsabrechnung muß eine Lohnsteuerbescheinigung für jeden Arbeitnehmer ausgestellt werden. Bei maschineller Abrechnung wird in der Regel ein Beleg erstellt, der auf die Lohnsteuerkarte angeklebt oder aufgeheftet wird. Für bestimmte, "einkommensteuerverdächtige" Personenkreise ist außerdem die Ausstellung eines Lohnzettels obligatorisch. Je nach Verdiensthöhe fallen derzeit bis zu 75 Prozent aller Abrechnungsfälle darunter. Von Jahr zu Jahr ist der Personenkreis, für den der Lohnzettel ausgestellt werden muß, höher, weil die Verdienstgrenzen starr vorgegeben sind.

Bei der Endlosversion war die entscheidende Überlegung, beide Formulare zu verbinden, damit beide Bescheinigungen in nur einem Arbeitsvorgang erstellt und in der Abrechnung von den einzelnen Sachbearbeitern verarbeitet werden müssen. Daß einige Lohnzettel dabei erstellt werden, die wegen unterschrittener Arbeitsverdienstgrenzen nicht an das Finanzamt geschickt werden müssen, sollte man in Kauf nehmen. Voraussetzung für ein solches Vorgehen ist allerdings, daß im Januar eines Jahres das Lohnkonto des Vorjahres abgeschlossen wird - jedenfalls in lohnsteuerlicher Hinsicht. Die beitragsrechtliche Seite bleibt davon unberührt.