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Widrige Umstände, schlechtes Wetter, fast Flugzeug verpasst, Bahn zu spät, Pilotenstreik, Stau auf den Straßen. Das tägliche Leid vieler Geschäftsreisenden. Da wundert es kaum, dass laut Branchenverband Bitkom 7,7 Millionen Deutsche ihr Handy bereits einmal verloren haben. In den großen Flughäfen dieser Welt bleiben wöchentlich rund 12.000 Laptops liegen. Je nach Wichtigkeit und Brisanz der Daten können solche Verluste teuer werden. Neben der reinen Hardware kann der Verlust von wichtigen Daten schnell in die Hunderttausende gehen, vor allem, wenn personenbezogene Daten betroffen sind. Häufig können aber große Datenverluste ohne großen technischen Aufwand durch geschickte Planung vermieden werden.
Tipp 1: Gute Planung ist die halbe Miete
Denken hilft! So wie Reiserouten geplant und Hotels gebucht werden, sollten Sie auch den Umgang mit Ihren Daten planen: Wann halten Sie welche Präsentation, wo wird welche Kalkulation gebraucht, wie kommen Sie sicher ins Internet. Überlegen Sie sich, was passiert, wenn Sie Laptop, Handy oder Datenträger verlieren. Haben Sie geheime Daten verloren, sind wichtige Kontaktinformationen nicht mehr verfügbar oder ist nur der Warenwert als Verlust zu verzeichnen? Bewusst wissen, was man mit auf Reisen hat, verringert die Unsicherheit und macht es im Notfall leichter, mit dem Datenverlust umzugehen.
Tipp 2: Geräte an die gleiche Stelle packen
Stress beim Ortswechsel, Eile und Hektik sind häufig Ursache für das Vergessen und Verlieren von Datenträgern und mobilen Geräten. Ein einfacher Trick ist, seine Datenträger und Geräte immer an die gleiche Stelle zu packen. USB-Sticks und Handys werden immer kleiner und verschwinden gern in großen (Hand-)Taschen. Gewöhnen Sie sich eine Routine an und prüfen Sie sie auch regelmäßig ab: Laptop in die Tasche, festzurren, USB-Stick an einen Anhänger und in die rechte Tasche, das Handy in die linke Tasche. So können Sie schnell und zu jeder Zeit, oft auch nur mit einem Blick eine Bestandsaufnahme Ihrer mitgenommenen Geräte machen. Idealerweise verfahren Sie mit Schlüssel, Geldbeutel und Kreditkarten genauso. Das senkt den Stress und Sie haben Ihre wichtigsten Gegenstände im Blick.
Tipp 3: Weniger Daten sind mehr
Überlegen Sie vor Reiseantritt genau, welche Daten Sie vor Ort brauchen und ob es nicht andere Möglichkeiten gibt, von unterwegs auf fehlende Daten zuzugreifen. Was nicht mit auf Reisen geht, kann weder verloren gehen noch gestohlen werden. Einige Unternehmen setzen Online-Portale ein, über die Mitarbeiter auf Daten zugreifen können, ohne sie auf dem Endgerät zu speichern. Auch wenn Sie solche Möglichkeiten nicht haben, müssen Sie nicht die ganzen Entwicklungsdaten und Kalkulationen mit auf Reisen nehmen. Löschen Sie alte Daten von Ihren Geräten und suchen Sie gezielt die Daten raus, die Sie wirklich brauchen. Diese planvolle Vorgehensweise strukturiert auch den gesamten Arbeitsablauf.
- Datensicherheit auf Geschäftsreisen
Geht auf der Geschäftsreise der Laptop oder das Smartphone verloren, kann der Verlust schon allein aufgrund der verlorenen Daten teuer werden. Lesen Sie unsere zehn Tipps, wie Sie Ihre Daten schützen können. - 1. Gute Planung ist die halbe Miete
Vor Reiseantritt sollten Sie auch den Umgang mit Ihren Daten planen: Wann halten Sie welche Präsentation, wo wird welche Kalkulation gebraucht, wie kommen Sie sicher ins Internet. Überlegen Sie sich, was passiert, wenn Sie Laptop, Handy oder Datenträger verlieren. Bewusst wissen, was man mit auf Reisen hat, verringert die Unsicherheit und macht es im Notfall leichter, mit dem Datenverlust umzugehen. - 2. Ob Geldbeutel oder Geräte - immer an die gleiche Stelle packen
Stress beim Ortswechsel, Eile und Hektik sind häufig Ursache für das Vergessen und Verlieren von Datenträgern und mobilen Geräten. Ein einfacher Trick ist, seine Datenträger und Geräte immer an die gleiche Stelle zu packen. Idealerweise verfahren Sie mit Schlüssel, Geldbeutel und Kreditkarten genauso. Das senkt den Stress und Sie haben Ihre wichtigsten Gegenstände im Blick. - 3. Weniger Daten sind mehr
Überlegen Sie vor Reiseantritt genau, welche Daten Sie vor Ort brauchen. Löschen Sie alte Daten von Ihren Geräten und suchen Sie gezielt die Daten raus, die Sie wirklich brauchen. - 4. Backup as backup can
Fertigen Sie von allem, was Sie mit auf Reisen nehmen, eine Datensicherung an, die Sie auch getestet haben. Speichern Sie unternehmenswichtige Daten im zentralen Rechenzentrum, legen Sie sich eine Software zu, damit Sie Ihr Handy sichern können. - 5. Sicherheitssoftware aktuell halten
Kontrollieren Sie Virenscanner und Spamfilter vor Reisebeginn auf Aktualität und stellen Sie sie schärfer ein als gewöhnlich. Verlassen Sie sich aber nicht nur auf diese Programme. Werden Sie vorsichtig, wenn Mahnungen von unbekannten Unternehmen per Mail kommen oder wenn Pakete nicht versendet werden können, die Sie nie verschickt haben. Trennen Sie sich von dem Gedanken, dass PDF-Dateien sicher seien. Was Sie nicht kennen, sollten Sie auch nicht öffnen oder ausführen. - 6. Unbekannte "Datenträger" erkennen und vermeiden
Häufig wird übersehen, dass Navigationsgeräte und Digitalkameras auch zu Datenträgern gehören. Selbst wenn Sie die privaten Daten von diesen Geräten entfernen, sind sie nicht wirklich gelöscht und können mit frei herunterladbaren Programmen aus dem Internet wiederhergestellt werden. - 7. Finger weg von Wireless-Verbindungen
Verbindungen wie Bluetooth oder W-Lan sind oft nicht ausreichend verschlüsselt, lassen sich ad hoc herstellen und noch immer übertragen einige Programme Anmeldeinformationen unverschlüsselt. Schalten Sie deswegen alle kabellosen Verbindungen ab. Scheuen Sie die Kosten nicht und legen Sie sich für den Gang ins Internet einen UMTS-Stick zu. - 8. Vorsicht bei der Verschlüsselung
Erkundigen Sie sich, ob in allen Ländern ihres Reiseplans Verschlüsselung erlaubt ist. In einigen Fällen kam es vor, dass bei der Einreise in die USA am Zoll verlangt wurde, die Daten offen zu legen und sogar mit Beugehaft gedroht wurde. Auch Frankreich, China und arabische Staaten reagieren ablehnend auf die Einreise mit verschlüsselten Daten. - 9. Zweitgeräte für Vielreiser
Leisten Sie sich den Luxus eines Zweitgeräts. Das ist oft günstiger als ein enormer Sicherheitsaufwand und Datenverlust. Konfigurieren Sie es so, dass keine Firmendaten darauf zu finden sind: nur das freie Surfen über das Internet und Ihre Daten tauschen Sie über eine kostenlose Mail-Adresse aus, die Sie nach jeder Dienstreise deaktivieren oder haben sie auf einem kleinen USB-Stick am Mann (etwa als Ring oder Krawattennadel). - 10. Geheime Daten verstecken
Eine simple Art, Daten zu tarnen, ist die Steganographie. Hier werden hinter Bild- oder Musik-Dateien die eigentlichen Daten versteckt. Sie nehmen eines Ihrer Urlaubsbilder und laden aus dem Internet ein Steganographie-Programm auf einen USB-Stick. Sie verschlüsseln eine geheime Datei und verstecken sie mit Hilfe des Programms hinter dem Bild. Dabei vergeben Sie ein komplexes Passwort zur Entschlüsselung.
Tipp 4: Backup as backup can
Das häufigste Problem auf Reisen ist der Verlust von Daten, weil Geräte verloren gehen, zerstört oder gestohlen werden. Dabei ist nicht mal erheblich, dass die Daten in fremden Händen sind. Der eigentliche Schaden entsteht, dass Sie keinen Zugriff mehr darauf haben. Was für Diebe möglicherweise nur Warenwert hat, kann für Sie unbezahlbar sein. Fertigen Sie von allem, was Sie mit auf Reisen nehmen, eine Datensicherung an, die Sie auch getestet haben. Speichern Sie unternehmenswichtige Daten im zentralen Rechenzentrum, legen Sie sich eine Software zu, damit Sie Ihr Handy sichern können. Wenn Sie die Option einer Online-Sicherung Ihres Anbieters nutzen, vergewissern Sie sich, dass Ihre Daten in der "Cloud" auch nur von Ihnen genutzt werden können. Sind Sie sich nicht sicher, speichern sie Ihr Backup lokal. Bei wichtigen Daten lohnt es sich, sie auf eine kleine (verschlüsselte) USB-Festplatte zu legen und im Bankschließfach unterzubringen.
Auch eine Sicherung des Betriebssystems lohnt sich oft, denn im Falle eines Laptop-Verlustes haben Sie so ein System, das relativ schnell wieder auf ein Ersatzgerät gespielt werden kann. Wer technikaffin ist, kann sich von seinem System eine virtuelle Maschine erstellen, die im Notfall mit einer Virtualisierungssoftware hochgefahren werden kann.