Vielen Unternehmen fällt es schwer, alle Systeme im Auge zu behalten, wenn es gilt, DSGVO-konform Datenauskünfte zu erteilen. Andere haben Probleme, die oft in abweichender Schreibweise vorgehaltenen Kontaktdaten (Matthias Mayer vs. Mathias Meier) zusammenzuführen und eindeutig zu identifizieren. In diesen Fällen müssen dann alle Systeme (ERP, CRM, Web-Shop, Ticket-System, Newsletter-Software etc.) einzeln durchforstet werden, um etwa Artikel 17 der DSGVO (Löschpflichten) einhalten zu können.
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Datenschutzbeauftragte sind verpflichtet sicherzustellen, dass DSGVO-Anfragen in allen Systemen bearbeitet werden - auch wenn diese von verschiedenen Abteilungen und Personen verantwortet werden. Mit ihrem neuen Dashboard, so behauptet die Firma Omikron, können die Verantwortlichen den Überblick behalten. Dabei handelt es sich um ein Web-basiertes Tool, das die Daten aus beliebigen Quellsystemen durchsucht und - auch bei fehlerhafter Schreibweise - in einer einheitlichen Datensicht zusammenführt.
Tätigkeitslisten führen auf, was noch zu tun ist
Alle Fälle können laut Hersteller nachverfolgt und geschlossen werden. Ein Fall-Report ermöglicht den Lösch- oder Änderungsnachweis sowohl für den Systemverantwortlichen als auch für die anfragende Person. Der anschließende Bestätigungsprozess, zum Beispiel per E-Mail, wird damit laut Omikron vereinfacht. Außerdem lassen sich über offenen Fälle hinweg systemabhängig Tätigkeitslisten erstellen. Sie zeigen beispielsweise an, welche Personen noch aus dem System gelöscht werden müssen.
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Omikron verspricht, dass mit dem Dashboard eine One-Click-Abfrage ausreicht, um das Auskunftsrecht zu erfüllen. Manuelle Recherchen in einzelnen Systemen können demnach entfallen. Dabei bleiben die Fälle bis zur abschließenden Bearbeitung im letzten System offen. Erst wenn der letzte Datensatz - auch über Nacht - gelöscht wurde, ist der Fall abgeschlossen.
Das Werkzeug kann von den IT-Abteilungen in eigener Regie eingeführt werden. Es ist auch mit Altsystemen wie Großrechnern von IBM, Siemens und Nixdorf (8870) kompatibel. Zudem greift die Lösung auf verschiedenste Mailing-Dateien zu und sorgt laut Anbieter für eine lückenlose Dokumentation. (hv)