Um den Kapitalertrag (Return on Investment) zu erhöhen beziehungsweise die Gesamtkosten oder Total Cost of Ownership (TCO) der installierten DV-Landschaft zu reduzieren, gibt das Beratungs- und Softwarehaus ASI Europe Ltd. Kunden folgenden Kriterienkatalog an die Hand. Anwender sollten ihre DV-Struktur auf diese Themenkomplexe hin nach Einsparungspotentialen durchforsten.

1. Software-Lizenzverträge überprüfen

1.1 Betriebssystem-Lizenzgebühren

Server sind leistungsstärker geworden. Deshalb braucht man weniger Maschinen, um mehr Anwender zu unterstützen. Außerdem hat sich das Lizenzierungsmodell gewandelt: Früher berechnete man die Gebühren nach einer festgelegten Anzahl von Benutzern (also 50, 100, 250 Benutzer). Mittlerweile gehen Anbieter dazu über, die Gebühren nach der tatsächlichen und exakten Anzahl der Benutzer zu berechnen. Ziel: Konsolidieren Sie die Anzahl der Server.

1.2 Applikationssoftware-Lizenzgebühren.

Hier geht es um alle Software außer Betriebssystemen - also Datenbanksoftware ebenso wie vertikale oder Desktop-Applikationen etc. Alle diese diversen Softwarepakete haben unterschiedliche Lizenzierungsbedingungen, die es in einem zentralen Repository vorzuhalten gilt. Ziel: Vertragsverhältnisse im Überblick zu behalten und so Unstimmigkeiten oder schlechte Vertragsbedingungen zu erkennen.

2. Leasing

Eine Inventur- und Asset-Management-Software hilft zu erkennen, ob es Vor- oder Nachteile birgt, Hard- und Software zu leasen. Ziel: Der Anwender sollte Vorteile aus Leasingverträgen ziehen, nicht der Leasinggeber.

3. Trainings- und Ausbildungskonzepte

Untersuchungen haben ergeben, daß Support und Hilfestellungen für Endanwender einen wesentlichen Teil der DV-Gesamtkosten ausmachen. Es scheint also logisch, die Endanwender computertechnisch auszubilden, um die Supportkosten einzudämmen. Trotzdem sollten sich DV-Manager fragen, in welchem Verhältnis Trainingsaufwand und Supportkosten stehen. Ziel: Klarheit schaffen über das Profil der Supportanfragen und eine Korrelation herstellen zwischen Ausbildungsmaßnahmen und DV-Dienstleistungen.

4. Software-Upgrade-Analyse

Laut der Gartner Group geben Unternehmen bis zum Jahr 2000 bis zu 25 Prozent ihrer Investitionen für Desktop-Software und deren Aufrüstung aus. DV-Verantwortliche sollten sich also unter anderem fragen, wie Software von wem genutzt wird. Rentiert sich der Kauf von Office-Paketen, oder sollte man nach Bedarf gezielt individuelle Applikationen erwerben? Welches sind die besten Strategien, um möglichst viele Vorteile aus Mengenlizenzabkommen herauszuholen etc.? Ziel: Ausgeklügelte Kaufstrategien entwickeln, um möglichst viel Geld zu sparen.

5. Gewährleistungsansprüche

Viele Unternehmen schließen mit sogenannten Third-Party-Maintenance-(TPM-)Anbietern, also aushäusigen Dienstleistungsanbietern, Wartungsverträge für Problemlösungen ab, die durch im Kaufpreis enthaltene Garantieleistungen abgedeckt sind. Ziel: Finden Sie heraus, wofür Sie kein Geld ausgeben müssen. Handeln Sie daraufhin günstigere Dienstleistungsverträge aus. Vermeiden Sie Blanko-Vereinbarungen mit TPM-Partnern.

6. Einkaufsverhalten/Einkaufspolitik

Nur wenn Unternehmen eine detaillierte Produktgeschichte anlegen, können sie auch festhalten, ob etwa bestimmte Geräte über Jahre hinweg besonders störanfällig oder mit anderen Komponenten nicht kompatibel gewesen sind. Abgelegt in einem Repository, können solche Informationen dazu beitragen, Kaufentscheidungen intelligenter zu gestalten, Problemen vorzubeugen und damit Geld zu sparen. Ziel: Deine Computerausausstattung, das unbekannte,geldverschlingende Wesen - kein Argument mehr mit einer umfassenden Datenbank.

7. Verlust/Diebstahl

Unternehmen sollten auch eine genaue Übersicht darüber besitzen, welches Firmeneigentum auf welche Weise immer "abhanden" kommt. IT-Ausstattung ist wegen ihrer physischen Merkmale (geringes Gewicht, Format etc.) besonders von "Schwund" betroffen.

8. Outsourcing

Aushäusige Dienstleister wollen gerne glauben machen, mit ihren Angeboten ließen sich die TCO reduzieren. Die Meta Group sieht dies ganz anders. Die Erfahrung zeigt, daß zwar die Kosten für die inhäusigen Supportabteilungen sinken, dafür aber die Supportaktivitäten von selbsternannten Spezialisten in den Abteilungen steigen und somit Kosten verursachen. Ziel: Kriterien entwickeln, um die Vor- und Nachteile einer Outsourcing-Lösung abschätzen zu können.

9. Technologiekaskadierung

Hinter diesem Zungenbrecher verbirgt sich eine Strategie, wie gebrauchte Rechner von den sogenannten Power-Usern an die weniger anspruchsvollen Benutzer weitergegeben werden. Ziel: Bessere Nutzung der im Unternehmen ohnehin vorhandenen Ressourcen auch über Abschreibungszyklen hinaus.

10. Support durch Wissens-Datenbank

Unternehmen, die eine firmenweite Datenbank unterhalten, in der unter anderem auch alle einmal aufgetretenen technischen Probleme festgehalten werden, schaffen sich damit einen digital abrufbaren Wissens-Pool. Dieser hilft bei der Lösung von Problemen.

11. Unternehmensstandards

Firmen sollten sich fragen, ob und in welchem Maße sie auf mehr oder weniger rigide Standardisierungskonzepte setzen sollten. Richtig ist einerseits, daß ein Benutzerservice oder Helpdesk bei einer Hardwareplattform und einer Softwarebasis weniger Wissen aufbauen und vorhalten muß. Außerdem werden die Bestellaufträge mit solch einer Strategie auch umfangreicher, weshalb sich bessere Discount-Bedingungen erzielen lassen. Allerdings steigt durch die Konzentration auf einen Anbieter auch die Abhängigkeit von diesem.