Den Grund für das bislang mangelnde Interesse am Auslagern von Mail-Diensten sieht die Meta Group darin, dass bisherige Angebote die von den Anwendern nachgefragten Groupware-Funktionen nicht vernünftig abbilden konnten. Die Alternative, den reinen Mail-Dienst von den Groupware-Anforderungen abzukoppeln, um so nur Teile der Kommunikationsinfrastruktur auszugliedern, hat sich jedoch als nicht gangbarer Weg erwiesen. Zudem ließen sich in der Praxis kaum Kostenersparnisse erzielen.

Trotz dieser ernüchternen Erkenntnisse werden Mail-Hosting-Dienstleister wie Critical Path, Mail.com und USA.net von Venture-Kapitalisten hofiert. Die Auslagerer bieten ihre Dienste Internet-Service-Providern sowie Verbraucher an und finanzieren sich derzeit überwiegend über Werbung auf ihren Internet-Seiten. Große Unternehmen, so der Rat der Meta Group, sollten diese Form des Mail-Outsourcing trotz der dürftigen Ergebnisse der Vergangenheit nicht außer Acht lassen.

Critical Path bietet beispielsweise seine Dienste professionellen Anwendern für rund 180 Dollar pro Jahr und Arbeitsplatz an. Demgegenüber stehen Kosten von bis zu 250 Dollar im Jahr, die Unternehmen für die eigene Domino- und Exchange-Installation pro Mitarbeiter aufwenden. Von einem vorbehaltslosen Blick auf die Preise rät die Meta Group ab. Derartige Dienstleistungen, so die Berater, sind derzeit nur für Anwender mit begrenzten Anforderungen und für viel reisende Mitarbeiter geeignet. Vor allem für letztere Klientel könnte sich die Innovationsfreude der neuen Anbieter auszeichnen. Im Bereich des Unified Messaging und des drahtlosen Mail-Zugriffs zeigen die Dienstleister mehr Aktivitäten als Produktlieferanten wie Microsoft, Lotus und Novell.