Der Teamleiter ist in Deutschland, die Kollegen sitzen in Indien, USA, China und Südamerika. Kommuniziert wird über das Internet. Alles kein Problem, denn die gemeinsame Sprache ist englisch, denken viele. Aber ist wirklich jedem klar, dass ein Amerikaner "Nein" meint, wenn er auf eine Frage "Well, you know, …" antwortet? Wie drücken Inder oder Chinesen Ablehnung aus? In welchen Ländern ist ein persönliches Kennenlernen auch vor der virtuellen Zusammenarbeit wichtig?
In virtuellen Teams arbeiten die Teilnehmer oft über nationale und kulturelle Grenzen sowie verschiedene Zeitzonen hinweg miteinander. Das Führen von internationalen Teams auf Distanz ist hierbei eine große Herausforderung, denn das Gegenüber sitzt einem eben nicht direkt gegenüber und es fehlt häufig das Bewusstsein, dass kulturelle Unterschiede im Team zu Missverständnissen führen können. Darunter leidet die Zusammenarbeit, was soweit gehen kann, dass ein Projekt scheitert.
- Virtuelle Teams: Beziehungspflege
Von Projekt Beginn an sollten intensive "Kennenlern-Komponenten" eingeplant werden. Teammitglieder müssen die Möglichkeit erhalten, emotionale Verbindungen zu den Kollegen herzustellen. Es ist wichtig, dass Mitglieder für das geschätzt werden, was sie sind und nicht für das, was sie tun. Idealerweise geschieht das über ein Face-to-face Kick-off-Meeting. Falls das nicht möglich ist, wäre eine virtuelle Vorstellungsrunde etwa in Wikis oder per Videokonferenz angebracht. Dabei könnten Mitglieder beispielsweise ihre Interessen, Ziele und Visionen sowie persönliche Bilder untereinander austauschen. - Interkulturelle und virtuelle Teams führen
Fünf Tipps von der Expertin Carolin Schäfer, damit internationale Projektarbeit in virtuellen Teams zum Erfolg wird. - Virtuelle Teams: Klare Ziele
Es zahlt sich aus, zu Anfang genügend Zeit in die Klarstellung des Teamzwecks, der Rollenverteilung im Team und den Verantwortlichkeiten zu investieren. Aufgrund der Distanz bestehen schon ausreichend Unsicherheiten, die nicht noch zusätzlich mit Verwirrung und Ungewissheit angereichert werden sollten. Klare Ziele und Aufgaben, einschließlich der Festlegung von wem, bis wann und in welcher Art diese zu erfüllen sind, schaffen Fokus und Klarheit für alle Teammitglieder. - Virtuelle Teams: Berechenbarkeit
Unmodern, aber nicht wegzudenken: Ein klarer Ablauf und Berechenbarkeit der Teammitglieder sind kritische Erfolgsfaktoren für virtuelle Teams. Ungewissheit erzeugt Zweifel, Angst und Rückzug. Das Resultat ist ein demotiviertes und unproduktives Team. Der Nutzen von einheitlichen Team Tools, Vorlagen, definierte Prozesse oder festgelegte Kommunikationszeiten tragen zu einem klaren Ablauf und somit zu Berechenbarkeit bei. Teamleiter sollten leicht erreichbar sein sowie den Dreh- und Angelpunkt im Team darstellen. - Virtuelle Teams: Ablaufvereinbarungen
Operationale Ablaufvereinbarungen legen Methodik und Prozesse der Teamarbeit fest und sollten zu Beginn des Projektes gemeinsam definiert werden. Ablaufvereinbarungen bedarf es in der Regel für Planungsprozesse, Entscheidungsfindung, Kommunikation und Koordination. Während virtueller Team-Meetings sollte der Teamleiter sich immer wieder Zeit nehmen zu prüfen, ob und wie gut die Ablaufvereinbarungen gelebt werden. - Virtuelle Teams: Aufmerksamkeit
Was bei Face-to-face-Teams selbstverständlich ist und in Kaffeeecken oder auf dem Flur vor dem Meeting informell passiert, sollten Manager von virtuellen Teams explizit einplanen, nämlich dass sie einzelne Teammitglieder auch außerhalb des offiziellen Meetings treffen. Jedes Mitglied sollte die Möglichkeit bekommen, mit dem Leiter persönliche Erfolge, Herausforderungen, Bedürfnisse und Wünsche zu besprechen. Die Distanz und die Technologien wecken leicht den Eindruck, dass Teammitglieder abstrakt und "ohne Gesicht" sind. Persönliche Aufmerksamkeit schafft Vertrauen, kostet wenig und bietet einen enormen Vorteil für jeden einzelnen im Team und letztlich für die gesamte Teamleistung.
Manager von virtuellen Teams können nicht über die üblichen Anweisungs- und Kontrollsysteme führen. Sie können zwar strategische Ziele vorgeben, gemeinsam Richtlinien diskutieren oder festlegen und Erwartungen ihrer Teammitglieder abfragen, aber wirkliche Teamleistung erreichen sie nur über Vertrauensbildung und Kommunikation.
Carolin Schäfer, Trainerin und Beraterin für internationale Kompetenzentwicklung, hat fünf Prinzipien zusammengestellt, die in virtuellen Teams Vertrauen schaffen und die Zusammenarbeit fördern können. Diese haben wir für Sie in einer Fotostrecke (links) zusammengestellt.
Wer sich umfassender zu dem Thema informieren möchte, dem empfehlen wir den ausführlichen Artikel von Carolin Schäfer: "Virtuelle Teams: Ohne kulturelle Kompetenz geht es nicht."
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