Google Workspace vs. Microsoft 365

Das ist die beste Office-Suite für Ihr Unternehmen

30.09.2022
Von 
Preston Gralla ist Redakteur bei Computerworld, Blogger bei ITworld und Autor von mehr als 45 Büchern, darunter "NOOK Tablet:The Missing Manual" (O'Reilly 2012) und "How the Internet Works" (Que, 2006).
Google Workspace hat sich zu einer leistungsstarken, funktionsreichen Alternative zu Microsoft 365 entwickelt. Doch welches der beiden Office-Pakete ist das richtige für Ihr Unternehmen?
Google Workspace oder Microsoft 365 - welche Office-Suite macht bei Ihnen das Rennen?
Google Workspace oder Microsoft 365 - welche Office-Suite macht bei Ihnen das Rennen?
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Google Workspace und Microsoft 365 haben viele Gemeinsamkeiten. Beide sind abobasiert und verlangen von Unternehmen monatliche Gebühren pro Person, die je nach den von den Kunden gewünschten Funktionen gestaffelt sind. Obwohl Google Workspace webbasiert ist, kann es auch offline genutzt werden. Und Microsoft 365 basiert zwar auf installierter Desktop-Software, bietet aber auch (weniger leistungsfähige) webbasierte Versionen seiner Anwendungen.

Beide Suiten funktionieren gut mit einer Reihe von Geräten. Da Google Workspace webbasiert ist, funktioniert es in den meisten Browsern auf allen Betriebssystemen. Google bietet auch mobile Apps für Android und iOS an. Microsoft bietet Office-Client-Apps für Windows, macOS, iOS und Android, und seine webbasierten Apps funktionieren in allen Browsern.

Die Suiten bieten auch die gleichen grundlegenden Kernanwendungen: Jede hat Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Präsentations-, E-Mail-, Kalender- und Kontaktprogramme sowie Videokonferenz-, Messaging- und Notizsoftware an Bord. Jede Anwendung ist mit einem Cloud-Speicher verbunden. Die einzelnen Anwendungen unterscheiden sich jedoch, ebenso wie die Tools, mit denen sie in einer Geschäftsumgebung gemanagt werden können. Außerdem bieten beide Suiten eine Fülle von zusätzlichen Tools.

Dieser Artikel bietet einen detaillierten Blick auf jeden Aspekt von Google Workspace und Microsoft 365, von einem Vergleich der einzelnen Anwendungen bis hin zu der Frage, wie gut jede Suite die Zusammenarbeit handhabt, wie gut ihre Anwendungen integriert sind oder wie es um Preisgefüge und Support steht.

Google Workspace vs. Microsoft 365: Abo-Preise im Vergleich

Während Privatpersonen einige der Online-Apps beider Suiten - einschließlich Google Docs, Sheets und Slides sowie Microsoft Word Online, Excel Online und PowerPoint Online - kostenlos nutzen können, ist das für Unternehmen keine Option. Sie sollten wegen der erforderlichen Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen besser die kostenpflichtigen Workspace- und Microsoft 365-Abonnements einsetzen.

Google Workspace - Preisoptionen für Unternehmen

Google Workspace ist in vier kommerziellen Versionen erhältlich: Business Starter, Business Standard, Business Plus und Enterprise.

  • Business Starter für 5,20 Euro pro Nutzer und Monat beinhaltet die komplette Anwendungssuite und 30 GB Speicherplatz pro Nutzer.

  • Der Business Standard-Tarif für 10,40 Euro pro Benutzer und Monat umfasst all das und zusätzlich 2 TB Speicherplatz pro Benutzer sowie Archivierung, Suchfunktionen für Unternehmen und zusätzliche Verwaltungstools.

  • Business Plus für 15,60 Euro pro Benutzer und Monat enthält alles, was die Business Standard-Version bietet, 5 TB Speicher sowie noch mehr Verwaltungsfunktionen und Geschäfts-Tools.

  • Enterprise bietet alles, was Business Plus bietet, sowie weitere Verwaltungsfunktionen und einen Low-Code Application Builder. Einzelheiten zu den Preisen für Enterprise müssen Sie bei Google erfragen.

Abonnement

Business Starter

Business Standard

Business Plus

Enterprise

Preis Nutzer/Monat

5,20 €

10,40 €

15,60 €

auf Anfrage

Erstellen von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen

ja

ja

ja

ja

Mobile Versionen von Docs, Sheets, Slides, Gmail

ja

ja

ja

ja

E-Mail, Custom Domains, geteilte Kalender, Videokonferenzen, Team Messaging

ja

ja

ja

ja

Drive-Datenspeicher

30 GB pro Nutzer

2 TB je Nutzer, gemeinsamer Speicherplatz für Teams, unternehmensweite Content-Suche in Google Workspace

5 TB je Nutzer, gemeinsamer Speicherplatz für Teams, unternehmensweite Content-Suche in Google Workspace

unbegrenzt, gemeinsamer Speicherplatz für Teams, unternehmensweite Content-Suche in Google Workspace

zusätzl. Business-Tools

Forms, Sites, Keep, Smart Fill, Smart Cleanup, Answers

Forms, Sites, Keep, Smart Fill, Smart Cleanup, Answers

Forms, Sites, Keep, Smart Fill, Smart Cleanup, Answers

Forms, Sites, Keep, Smart Fill, Smart Cleanup, Answers, AppSheet

Security- und Management-Tools

Grundlegende Tools wie Endpoint Management und auf Gruppenrichtlinien basierende Kontrollen

Alles von Starter plus weitere leistungsstarke Tools, einschließlich Google Workspace Migration Tool

Alles von Business Standard plus weitere leistungsstarke Tools wie sicheres LDAP, erweitertes Endpoint Management und Vault für die Speicherung, Archivierung und Suche von Daten

Alles von Business Plus und weitere leistungsstarke Tools wie Endpoint Management auf Enterprise-Level, Data Loss Prevention, S/MIME-Verschlüsselung und mehr

Ausführlichere Informationen finden Sie bei Google. Beachten Sie auch, dass einige Funktionen, die in den höherwertigen Google-Workspace-Tarifen verfügbar sind, auch als eigenständige Services erworben werden können. Darüber hinaus bietet Google spezielle Versionen von Workspace Enterprise für Unternehmen aus den Bereichen Gesundheitswesen und Biowissenschaften, Einzelhandel, Fertigung und Behörden sowie eine Reihe von kostenlosen und kostenpflichtigen Workspace-Versionen für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen.

Microsoft 365 - Preisoptionen für Unternehmen

Die Microsoft 365-Abonnements für Unternehmen sind komplizierter und reichen von 5,10 Euro pro Benutzer und Monat für Microsoft 365 Business Basic, der einfachsten Version für kleine Unternehmen, bis zu 53,70 Euro pro Benutzer und Monat für Microsoft 365 E5, der Version mit dem größten Funktionsumfang für Unternehmen. Es ist verwirrend, dass Microsoft alle seine Pläne für kleine Unternehmen von Office 365 in Microsoft 365 umbenannt hat, aber auf Unternehmensebene werden sowohl Office 365- als auch Microsoft 365-Pläne angeboten.

Die folgenden Tabellen geben einen Überblick darüber, was Sie mit jeder Version erhalten.

Microsoft 365 - Pläne für kleine Unternehmen

Abonnement

Microsoft 365 Business Basic

Microsoft 365 Apps for Business

Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Premium

Preis Nutzer/Monat

5,10 €

8,80 €

10,50 €

18,60 €

Max. Nutzer

300

300

300

300

Erstellen von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen

ja

ja

ja

ja

Desktop/Mobile-Versionen

nein/ja

ja/ja

ja/ja

ja/ja

Exchange E-Mail-Hosting, Custom-Domänen, gemeinsame Kalender

ja

nein

ja

ja

Microsoft Teams und SharePoint

ja

nein

ja

ja

OneDrive-Dateispeicher

1TB pro Nutzer

1TB pro Nutzer

1TB pro Nutzer

1TB pro Nutzer

Zusätzliche Business-Tools

OneNote, Outlook, Microsoft Forms, Visio, Microsoft Lists, Microsoft Bookings

Access, Publisher (jeweils nur Mobile), OneNote, Visio

Teams, OneNote, Outlook, Microsoft Forms, Visio, Microsoft Lists, Microsoft Bookings

Teams OneNote, Outlook, Microsoft Forms, Visio, Microsoft Lists, Microsoft Bookings

Security- und Management-Tools

Grundlegende Tools einschließlich Bedrohungsverwaltung, Archivierung und Prüfung

Nur grundlegende Tools, ohne Archivierung und Prüfung

wie Business Basic plus E-Mail-Schutz

wie Business Standard plus erweiterter Bedrohungsschutz, Azure-Informationsschutz und Intune-Verwaltung für mobile Geräte

Office 365 und Microsoft 365 - Unternehmenspläne

Abonnement

Microsoft 365 Apps for Enterprise

Office 365 E1

Office 365 E3

Office 365 E5

Preis Nutzer/Monat

12,80 €

8,40 €

22,60 €

37,40 €

Max. Nutzer

Kein Limit

Kein Limit

Kein Limit

Kein Limit

Erstellen von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen

ja

ja

ja

ja

Desktop/Mobile-Versionen

ja/ja

nein/ja

ja/ja

ja/ja

Exchange E-Mail-Hosting, Custom-Domänen, gemeinsame Kalender

nein

ja

ja

ja

Microsoft Teams/ SharePoint

ja/nein

ja/ja

ja/ja

ja/ja

OneDrive-Dateispeicher

1TB pro Nutzer

1TB pro Nutzer

5TB pro Nutzer (mehr auf Anfrage)

5TB pro Nutzer (mehr auf Anfrage)

Zusätzliche Business-Tools

Delve, Sway, OneNote,Publisher, Access, Forms

wie M365 Apps plus Stream, Visio für das Web, Planner, To Do, Whiteboard, Yammer, Viva Insights, Viva Connections, Power Apps, Power Automate…

wie Office 365 E1 plus Outlook Desktop Client, Dataverse for Teams…

wie Office 365 E3 plus Telefon und Audioconferencing, Power BI Pro

Security- und Management-Tools

IAM, Device- und App-Management, Group Policies, Microsoft Graph API, Aktivierung gemeinsam genutzter Computer, AD-Synchronisierung für SSO

IAM, Device- und App-Management, grundlegende Rechtskonformität, AD-Synchronisierung für SSO

Alles in O365 E3 plus erweiterte Compliance, Bedrohungsschutz, Office 365 Cloud App Security and Threat Protection

Alles in O365 E3 plus erweiterte Compliance, Bedrohungsschutz, Office 365 Cloud App Security and Threat Protection

Zusätzlich gibt es für größere Unternehmen noch zwei Microsoft-365-Pakete:

  • Microsoft 365 E3 für 35,40 Euro pro Nutzer und Monat bietet die gleichen Funktionen wie Office 365 E3 - plus erweiterte Endpunkt- und App-Verwaltung, Bedrohungsanalyse, Microsoft Defender, Microsoft Intune.

  • Microsoft 365 E5 für 53,70 Euro pro Benutzer und Monat bietet alles in M365 E3 - plus erweiterter Informationsschutz, Bedrohungsschutz, Identitäts- und Zugriffsverwaltung, Compliance

Daneben bietet Microsoft auch eine Reihe von Microsoft-365-Plänen für Bildungseinrichtungen, Behörden, gemeinnützige Organisationen und andere Institutionen an. Darüber hinaus sind viele Office-Anwendungen und -Dienste auf einer à la carte-Basis verfügbar. Einige Unternehmen ziehen es vor, für einen niedrigeren Plan zu zahlen und dann für ein oder zwei dieser Elemente als Add-ons zu bezahlen, anstatt für einen umfassenden Plan auf höherer Ebene zu zahlen.

Workspace oder 365: Anwendungen im Vergleich

Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse, und Ihr Unternehmen legt vielleicht mehr Wert auf bestimmte Anwendungen als auf andere. Um Ihnen bei der Wahl zu helfen, haben wir die wichtigsten Office-Anwendungen in Google Workspace und Microsoft 365 verglichen.

Textverarbeitung: Google Docs vs. Microsoft Word

Die Entscheidung, ob Ihr Unternehmen mit Google Text & Tabellen oder Microsoft Word besser dran ist, ist relativ einfach. Für die Zusammenarbeit ist Google Text & Tabellen besser geeignet. Brauchen Sie ein Textverarbeitungsprogramm mit dem größten Funktionsumfang, das Sie finden können, sollten Sie sich für Word entscheiden.

Wenn Sie z. B. einen Bericht, eine Broschüre, einen Lebenslauf oder fast jede andere Art von Dokument erstellen möchten, bietet Word eine hervorragende Auswahl an vorgefertigten Vorlagen an. Word verfügt allein über 300 verschiedene Vorlagen für Unternehmen, während Google Text & Tabellen insgesamt nur 55 Vorlagen für alle Arten von Dokumenten, einschließlich persönlicher, geschäftlicher und pädagogischer Vorlagen, bietet. Word bietet außerdem mehr Diagrammtypen und Stile zum Einbetten in Dokumente.

Microsoft Word verfügt über weitaus leistungsfähigere Funktionen als Google Text & Tabellen, darunter viele vorgefertigte Vorlagen.
Microsoft Word verfügt über weitaus leistungsfähigere Funktionen als Google Text & Tabellen, darunter viele vorgefertigte Vorlagen.

Wenn es jedoch um die Live-Zusammenarbeit geht, übertrifft Google Text & Tabellen die Microsoft-Konkurrenz. Die Zusammenarbeit ist nahtlos und wurde von Anfang an in die App integriert, während sie in Word schwieriger zu bedienen ist, nicht so umfassend ist und eher aufgesetzt wirkt als ein integraler Bestandteil des Programms.

Für die nicht-interne Zusammenarbeit - das Bearbeiten und Markieren von Dokumenten zur Überprüfung durch andere - war Word immer der Goldstandard, aber Google Text & Tabellen hat einen langen Weg hinter sich und ist jetzt fast so gut wie Word. Die Bearbeitungs-Tools von Word verfügen über etwas feiner abgestufte Steuerelemente, aber abgesehen davon sind sie fast gleichwertig.

Tabellenkalkulationen: Google Sheets vs. Microsoft Excel

Arbeiten die Nutzer in Ihrem Unternehmen hauptsächlich allein an Tabellenkalkulationen oder arbeiten sie häufig mit anderen zusammen? Die Antwort auf diese Frage entscheidet darüber, ob Excel oder Google Sheets für Ihr Unternehmen besser geeignet ist.

Für diejenigen, die hauptsächlich allein arbeiten, ist Excel der klare Sieger. Wie bei Word bietet die große Auswahl an Vorlagen eine wahre Fundgrube. So gibt es beispielsweise mehr als 80 Vorlagen für verschiedene Arten von Budgets. Ganz gleich, ob es sich um ein Geschäftsbudget oder ein Budget für einen speziellen Zweck handelt, z. B. für eine Marketingveranstaltung, Sie werden wahrscheinlich eine Vorlage finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht und die sich leicht bearbeiten lässt. Im Gegensatz dazu gibt es in Google Sheets nur drei verschiedene Budgetvorlagen.

Excel bietet außerdem weitaus mehr Diagrammtypen als Google Sheets - insgesamt 19. Darunter sind beliebte Diagrammtypen wie Säulen-, Linien-, Torten-, Balken- und Flächendiagramme, komplexere Diagrammtypen wie Radar-, Oberflächen- und Histogramme sowie einige, die vor allem Datenexperten bekannt sind, wie Box & Whisker. Und viele Diagrammtypen haben mehrere Untertypen - unter den Balkendiagrammen finden Sie zum Beispiel geclusterte Balken, gestapelte Balken und so weiter, und jedes dieser Diagramme hat zwei Varianten.

In Google Sheets gibt es nur sieben Haupttypen von Diagrammen und eine Handvoll individueller Diagramme, die sich nicht kategorisieren lassen. Außerdem ist die Erstellung von Diagrammen in Excel einfacher als in Google Sheets.

Excel verfügt über weitaus mehr ausgefeilte Funktionen als Google Sheets, darunter mehr Diagrammtypen.
Excel verfügt über weitaus mehr ausgefeilte Funktionen als Google Sheets, darunter mehr Diagrammtypen.

Google Sheets übertrifft Excel jedoch bei der Echtzeit-Zusammenarbeit bei weitem. Wie bei Docs ist die Zusammenarbeit direkt in Sheets integriert. Es gibt nicht nur leistungsfähigere Tools, sondern sie sind auch auf natürliche Weise integriert und leicht zugänglich. Das Gleiche gilt für die Bearbeitung und Kommentierung von Tabellenkalkulationen.

Die Kollaborations-Tools von Google Sheets sind leistungsstark und einfach zu verwenden.
Die Kollaborations-Tools von Google Sheets sind leistungsstark und einfach zu verwenden.

Präsentationen: Google Slides vs. Microsoft PowerPoint

Wie bei Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsanwendungen hängt die Entscheidung, ob Google Slides oder PowerPoint für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, von einem einzigen Punkt ab: Legen Sie in einem Präsentationsprogramm mehr Wert auf Kooperation oder eher auf leistungsstarke Funktionen? Wenn in Ihrem Unternehmen die Zusammenarbeit im Vordergrund steht, ist Google Slides besser. Aus allen anderen Gründen ist PowerPoint besser.

Mit der QuickStarter-Funktion von PowerPoint können Sie zum Beispiel schnell eine Präsentation starten. Wählen Sie das Thema Ihrer Präsentation, und QuickStarter führt Sie durch die Erstellung einer Gliederung, von Startfolien, Vorlagen und Themen. Google Slides bietet zwar ein Erkundungs-Tool, das Layouts sowie Bilder und andere Inhalte zu Ihrem Diashow-Thema vorschlägt, aber es ist in keiner Weise mit QuickStarter vergleichbar.

PowerPoint verfügt über zahlreiche Funktionen, mit denen Google Slides nicht mithalten kann, darunter QuickStarter, das Sie durch die Erstellung einer Gliederung, von Startfolien, Vorlagen und Themen führt.
PowerPoint verfügt über zahlreiche Funktionen, mit denen Google Slides nicht mithalten kann, darunter QuickStarter, das Sie durch die Erstellung einer Gliederung, von Startfolien, Vorlagen und Themen führt.

Ebenso ist es mit PowerPoint einfacher, Grafiken, Übergänge, Animationen und Multimedia hinzuzufügen. Es gibt auch mehr Diagramm- und Tabellentypen. Und es bietet ausgefeilte Optionen für die Präsentation selbst, mit innovativen Funktionen wie Anzeigedauer testen beim Üben einer Präsentation. Auf diese Weise verzetteln Sie sich nicht bei jeder einzelnen Folie und können üben, jeder Folie den ihr gebührenden Platz einzuräumen. Google Slides hat nichts Vergleichbares.

Google Slides ist jedoch das Nonplusultra, wenn es um Collaboration geht, denn es übertrifft bei weitem die schwerfälligen und umständlichen Funktionen von PowerPoint. Und da Slides weniger Funktionen als Excel bietet, ist es etwas einfacher, Folien zu erstellen.

Google Slides ist nicht so leistungsfähig wie PowerPoint, aber die Oberfläche ist weniger unübersichtlich und verwirrend.
Google Slides ist nicht so leistungsfähig wie PowerPoint, aber die Oberfläche ist weniger unübersichtlich und verwirrend.

E-Mail: Gmail vs. Microsoft Outlook

Wenn Sie Einfachheit schätzen, werden Sie Gmail gegenüber Outlook bevorzugen. Die Oberfläche von Google Mail ist viel aufgeräumter und weniger unübersichtlich als die von Outlook und bietet das beste Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und leistungsstarken Funktionen. Allerdings hat Outlook mit einem neuen, vereinfachten Menüband, das Sie aktivieren können, einige Fortschritte in Richtung einer unkomplizierteren Nutzung gemacht.

Google Mail bietet eine optimierte Oberfläche und intuitive Möglichkeiten zur Erledigung Ihrer wichtigsten E-Mail-Aufgaben.
Google Mail bietet eine optimierte Oberfläche und intuitive Möglichkeiten zur Erledigung Ihrer wichtigsten E-Mail-Aufgaben.

Ganz gleich, ob es um das Erstellen, Beantworten oder Verwalten von E-Mails geht, Google Mail bietet eine intuitive Benutzeroberfläche mit benutzerfreundlichen Tools, mit denen Sie Ihre Arbeit schnell erledigen können. Zu meinen Favoriten gehören eine KI-gesteuerte Option, die während der Eingabe Wörter und Sätze vorschlägt, eine "Anstups"-Funktion zum Auffinden vergessener Nachrichten und eine praktische Schlummertaste zum Verzögern eingehender Nachrichten.

Wenn es jedoch um leistungsstarke Funktionen geht, hat Outlook die Nase vorn. Mit dem fokussierten Posteingang von Outlook können Sie beispielsweise die wichtigsten E-Mails zuerst sehen und beantworten. Die Funktion "Aufräumen" vereinfacht lange E-Mail-Threads, sodass sie leichter zu verfolgen sind. Und da die Kontakt- und Kalenderfunktionen Teil von Outlook selbst sind, sind sie gut in die E-Mail integriert. Gmail nutzt die separaten Google-Kontakte und -Kalender-Apps, die etwas umständlicher zu bedienen sind.

Selbst mit der neuen, vereinfachten Multifunktionsleiste kann die Outlook-Benutzeroberfläche ziemlich verwirrend sein.
Selbst mit der neuen, vereinfachten Multifunktionsleiste kann die Outlook-Benutzeroberfläche ziemlich verwirrend sein.

Wenn Ihre Benutzer alle möglichen Funktionen haben möchten, bietet Outlook sie alle. Wenn es darum geht, Dinge schnell zu erledigen, ist Google Mail die bessere Wahl.

Collaboration: Google Chat, Meet und Spaces vs. Microsoft Teams

Auf die Gefahr hin, mich zu wiederholen: Google Workspace ist bei der Zusammenarbeit an Dokumenten Microsoft 365 weit überlegen - es ist direkt in die Benutzeroberfläche integriert und wirkt nicht wie nachträglich hinzugefügt, wie es bei den Office-Anwendungen der Fall ist. Sie können alle Personen zur Zusammenarbeit einladen, ihre Rechte für die Zusammenarbeit festlegen und mit ihnen chatten, während Sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Die Nutzung der Zusammenarbeit in Office ist etwas schwieriger zu erlernen, und selbst wenn man sie beherrscht, läuft sie nicht annähernd so nahtlos ab wie in den Google-Anwendungen.

Die gemeinsame Arbeit an einzelnen Dokumenten ist jedoch nur ein Teil der Gleichung. Wenn es um komplexere, unternehmensweite Kollaborationsfunktionen geht, bietet Microsoft 365 Tools, die alles übertreffen, was Google Workspace bietet. Microsoft Teams beispielsweise kombiniert Gruppenchat, Online-Meetings, Videokonferenzen, benutzerdefinierte Arbeitsbereiche, Kalender und gemeinsam genutzte Dateiablagen in einer Weise, die ausgefeilter und nützlicher ist als alles, was Google bietet. Darüber hinaus ist Teams eng mit der übrigen Office-Plattform verknüpft und bietet eine mühelose Integration mit Outlook, SharePoint, OneDrive for Business und anderen.

Teams ist eine Gruppen-Chat-Plattform, die eng mit dem Rest von Microsoft 365 integriert ist.
Teams ist eine Gruppen-Chat-Plattform, die eng mit dem Rest von Microsoft 365 integriert ist.

Workspace bietet seinerseits Google Meet für Videokonferenzen und Google Chat für Messaging. Eine relativ neue Ergänzung zu den Workspace-Apps ist Spaces, eine Plattform zur Integration von Arbeitsabläufen und zur Zusammenarbeit, die mit Google Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet und Tasks integriert ist. Mit Spaces können Sie gemeinsame Arbeitsbereiche erstellen, in denen Sie chatten, Dateien freigeben und Aufgaben zuweisen können. Diese Tools sind nützlich und einfach, wenn auch nicht ganz so leistungsstark wie die Angebote von Microsoft 365.

Erstellen eines neuen gemeinsamen Arbeitsbereichs in Spaces.
Erstellen eines neuen gemeinsamen Arbeitsbereichs in Spaces.

Speicherplatz und Dateifreigabe: Google Drive vs. Microsoft OneDrive for Business und SharePoint

Abgesehen von der günstigsten Google Workspace-Version, Starter, die nur 30 GB pro Person bietet, verfügen beide Suiten über eine beträchtliche Menge an Speicherplatz. Die nächsten beiden Workspace-Optionen umfassen 2 TB oder 5 TB pro Person, und der Enterprise-Plan bietet unbegrenzten Speicherplatz. Die Microsoft 365-Tarife für kleine Unternehmen und kleinere Unternehmen umfassen 1 TB Speicherplatz pro Nutzer, während die Pläne E3 und E5 5 TB Speicherplatz pro Nutzer umfassen.

Die Funktionen von Google Workspace und Microsoft 365 zum Speichern und Freigeben von Dokumenten unterscheiden sich kaum voneinander. Sowohl Google Drive als auch Microsoft OneDrive for Business lassen sich direkt in die eigenen Office-Suiten integrieren, und beide ermöglichen den Zugriff auf die Dateien von jedem Gerät aus. In Workspace befinden sich die Dateien standardmäßig in der Cloud und nicht auf den Geräten selbst, obwohl Sie sie auch lokal speichern können. Bei Microsoft 365 befinden sich die Dateien in der Regel auf jedem Gerät und auch in der Cloud, und alles wird miteinander synchronisiert, obwohl Sie die Möglichkeit haben, bestimmte Dateien und Ordner nur in der Cloud zu speichern.

Wenn Sie sich Sorgen um den Offline-Zugriff für den ersten Google Workspace in der Cloud machen, bietet er Verwaltungs-Tools, mit denen Administratoren festlegen können, ob Nutzer auf ihre Dokumente zugreifen und Docs, Sheets und Slides verwenden können, wenn ihre Computer nicht mit dem Internet verbunden sind. Mit den Tools können Administratoren auf jedem Computer eine Richtlinie installieren, die diesen Zugriff erlaubt, oder jeden Nutzer entscheiden lassen, ob er den Offline-Zugriff zulassen möchte.

OneDrive verfügt über eine nette Funktion namens OneDrive Files on Demand, mit der die Benutzer für jede einzelne Datei und jeden einzelnen Ordner entscheiden können, welche Dateien auf den einzelnen Geräten gespeichert werden sollen und welche in der Cloud verbleiben sollen.

Fast alle Microsoft 365 Business- und Enterprise-Tarife beinhalten auch eine kostenlose Version des SharePoint-Dienstes von Microsoft. SharePoint Online bietet umfangreiche Funktionen zur Speicherung und Freigabe. Es verwaltet und organisiert Dokumente, Arbeitsabläufe und andere freigegebene Informationen, in der Regel über eine Reihe von Mini-Sites.

SharePoint Online wird als Dienst bereitgestellt und von Microsoft gehostet, so dass die Unternehmen keine eigenen Server und keine eigene Infrastruktur dafür kaufen und verwalten müssen. Allerdings benötigen sie möglicherweise Administratoren, die eine Reihe von SharePoint Online-Aufgaben wie Content Management und Portalgestaltung übernehmen.

Es gibt auch eine kostenpflichtige Version von SharePoint, SharePoint Server genannt, die unter einer separaten Lizenz erhältlich ist und nicht Teil von Microsoft 365 ist. Mit SharePoint Server hostet und verwaltet Ihr Unternehmen die für SharePoint erforderliche physische und Software-Infrastruktur. Das bedeutet, dass Sie Aufgaben wie das Racking von Servern, die Anwendung von Sicherheits-Patches und Funktions-Updates sowie die Überwachung von Betriebszeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit durchführen müssen. Bei SharePoint Online werden diese Aufgaben von Microsoft übernommen.

Google bietet mit Google Workspace keine echte Entsprechung zu SharePoint Online. Abonnenten der Business-, Education- und Enterprise-Tarife können eine Funktion namens Team Drives nutzen, bei der es sich um Google Drive-Ordner handelt, auf die mehrere Personen zugreifen und sie verwalten können. Sie können als praktische Repositories für Mitglieder eines Teams verwendet werden, um Dokumente, Bilder und andere Dateien zu speichern und freizugeben, aber Team Drives sind keine integrierten Intranet-Sites, wie sie von SharePoint angeboten werden.

Ein letzter Hinweis: Die Suchwerkzeuge von Google zum Auffinden von Dokumenten in Google Drive sind weitaus besser als die Suchwerkzeuge von Microsoft in OneDrive, und die Funktion Cloud Search erweitert die Suchleistung von Google auf alle Inhalte eines Unternehmens. Dennoch ist es im Allgemeinen einfacher, OneDrive mit dem Datei-Explorer zu durchsuchen als Google Drive im Web.

Google Workspace im Vergleich zu Microsoft 365 - andere Tools und Extras

Microsoft 365 geht weit über die Grundlagen der Suite hinaus und bietet viele zusätzliche Anwendungen und kleinere Apps. An erster Stelle ist hier Access zu nennen, mit dem sich Business-Anwendungen erstellen lassen, entweder auf der Grundlage von Vorlagen oder von Grund auf neu. Die Anwendung ist für Nicht-Entwickler gedacht, obwohl sie einige Programmierkenntnisse erfordert. Access ist nur für Windows verfügbar, und Abonnenten von Microsoft 365 Business Basic und Microsoft 365 E1 erhalten es nicht.

Ein weiteres reines PC-Programm, das in den meisten Business- und Enterprise-Abonnements enthalten ist, ist die Windows-basierte Desktop-Publishing-Software Publisher. Die OneNote-App für Notizen ist ein sehr nützlicher, aber wenig genutzter Teil der Office-Suite. Microsoft 365 enthält auch Microsoft Forms, eine App, mit der Sie Umfragen, Quizfragen und Abstimmungen erstellen können, und Microsoft Planner, der, wie der Name schon sagt, Teams bei der Erstellung von Plänen und der Zuweisung von Aufgaben, der gemeinsamen Nutzung von Dateien, dem Chat über Ihre Arbeit und der Verfolgung von Updates unterstützt. Die Anwendung kann eigenständig arbeiten oder mit Microsoft Teams integriert werden.

Eine weitere Anwendung, die in einigen Microsoft 365 Business- und Enterprise-Tarifen enthalten ist, ist Power Automate (früher Microsoft Flow genannt), mit der Unternehmen sich wiederholende Aufgaben automatisieren und in Arbeitsabläufe integrieren können - zum Beispiel, indem sie automatisch eine Benachrichtigung senden, wenn ein neues Element zu SharePoint hinzugefügt wird.

Zu den weiteren Apps und Diensten, die in einigen Plänen enthalten sind, gehören PowerApps, ein Tool zur Entwicklung von Low-Code-Apps, MyAnalytics, ein Tool zur Produktivitätsanalyse, Delve, ein Tool, mit dem Nutzer Inhalte in Microsoft 365 finden und organisieren können, Stream, ein Videodienst für Unternehmen, Sway, ein Tool zur Erstellung webbasierter Präsentationen, und Kaizala, eine App für mobiles Arbeitsmanagement, die sich an Mitarbeiter im Außendienst richtet.

Schließlich bietet Microsoft noch weitere Tools an, die zwar nicht formell zu Microsoft 365 gehören, aber damit integriert werden können, wie z. B. To Do, eine Aufgabenlisten-App, die mit Outlook und Microsoft Planner funktioniert.

Google Workspace hat weniger dieser Extras, und die meisten sind weniger leistungsfähig als die zusätzlichen Tools von Microsoft 365. Google Forms, das Hand in Hand mit Sheets arbeitet, ist wahrscheinlich das leistungsstärkste und nützlichste der Extras. Wie der Name schon sagt, können Sie damit Formulare für eine Vielzahl von Zwecken erstellen, z. B. ein Bestellformular, eine Arbeitsanfrage, einen Antrag auf Freistellung oder ein Feedback zu einer Veranstaltung.

Mit Google Forms können Sie schnell und einfach individuelle Formulare erstellen, um Feedback einzuholen.
Mit Google Forms können Sie schnell und einfach individuelle Formulare erstellen, um Feedback einzuholen.

Google Sites ist ein weiteres nützliches Tool. Damit können Sie Team- und Unternehmens-Websites für einzelne Projekte, Veranstaltungen und andere ähnliche Zwecke erstellen. Außerdem gibt es die App Google Keep für Notizen, die einfach und schlicht ist und nicht annähernd so ausgefeilt wie OneNote von Microsoft. AppMaker (verfügbar mit den Google Workspace Business- und Enterprise-Tarifen) bietet eine Low-Code-Entwicklungsumgebung.

Keines dieser Extras bietet umwerfende Funktionen, abgesehen vielleicht von Microsofts Access und PowerApps und Googles AppMaker. Sie haben aber vermutlich keinen Einfluss darauf, welche Suite für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, sondern also eher ein "nice-to-have" und kein "must-have".

Google Workspace vs. Microsoft 365: Sicherheit und Verwaltungstools

Oft wird übersehen, wie einfach oder schwierig es ist, die Suite zu verwalten und Ihre Daten zu schützen. Dabei können selbst die besten benutzerfreundlichen Funktionen schlechte oder unzureichende Sicherheits- und Verwaltungstools nicht ausgleichen.

Beide Suiten werden über eine Weboberfläche verwaltet, und in beiden Fällen lässt die Oberfläche mit ihren etwas verwirrenden Optionen und Layouts etwas zu wünschen übrig. Die vereinfachte Ansicht im Microsoft-365-Verwaltungszentrum übertrifft jedoch alles in Google Workspace, da Sie damit die gängigsten Aufgaben wie die Bearbeitung neuer und bestehender Nutzer, das Ändern von Lizenzen, das Bezahlen von Rechnungen und die Installation von Office auf Geräten ganz einfach erledigen können.

Abgesehen von den Schnittstellen bietet Microsoft 365 eine bessere Sicherheit für Administratorkonten, eine bessere mobile Verwaltung und mehr Verwaltungsfunktionen. Beide Suiten schützen Ihre Daten zuverlässig auf Unternehmensniveau und bieten ein zentrales Sicherheitszentrum für die Verwaltung von Benutzerberechtigungen und -schutzmaßnahmen.

Workspace vs. MS 365: Service und Support

In einer idealen Welt geht mit einer Office-Suite nichts schief, und niemand braucht jemals technischen Support. Aber wir leben nicht in dieser idealen Welt. Deshalb sollten Sie wissen, welche Art von Support und Updates Google Workspace und Microsoft 365 bieten.

Google Workspace bietet 24/7 technischen Support per Telefon, E-Mail und Chat, allerdings nur für Workspace-Administratoren. Es gibt auch ein durchsuchbares Hilfecenter für Administratoren und einen Blog, der Informationen über die Veröffentlichung von Updates für Google Workspace enthält. Nützlich ist auch die Google Workspace Community, die Foren und YouTube-Videos enthält, die Administratoren bei der Bewältigung gängiger Aufgaben helfen. Nicht-Administratoren müssen den allgemeinen Hilfebereich von Google besuchen, der neben den einzelnen Komponenten von Google Workspace auch viele Google-Produkte wie YouTube, Google Maps und Google Fotos abdeckt. Außerdem gibt es ein Google Workspace Learning Center für Benutzerschulungen.

Microsoft bietet auch 24/7 technischen Support per Telefon, E-Mail und Chat für Microsoft 365-Administratoren. Die Hilfeseite des Microsoft-365-Admin-Centers bietet Hilfe für kleine und große Unternehmen, und die Microsoft 365-Schulungsseite bietet umfassende Videoschulungen für Administratoren, IT-Experten und Microsoft 365-Nutzer. Es gibt eine beträchtliche Anzahl von Foren, die sich mit Microsoft 365 befassen. Und der Bereich Microsoft Office-Hilfe und -Schulung bietet eine Vielzahl von Hilfestellungen, bis hin zur Anwendungsebene und zur Fehlerbehebung, sowohl für Verbraucher als auch für Administratoren. Was Updates angeht, so veröffentlicht Microsoft in der Regel ein oder mehrere Male im Monat Updates für Microsoft 365 und stellt Informationen zu jedem Update online zur Verfügung.

Google Workspace oder Microsoft 365?

Wenn die Zusammenarbeit an Dokumenten in der DNA Ihres Unternehmens verankert ist - oder wenn Sie sie verankern möchten - ist Google Workspace genau das Richtige für Sie. Seine Funktionen für die Live-Zusammenarbeit übertreffen bei weitem alles, was Microsoft 365 zu bieten hat. Sie sind ein so integraler Bestandteil des Designs der Suite und so einfach zu verwenden, dass Sie praktisch keine Zeit benötigen, um sie in Betrieb zu nehmen.

Google Workspace ist auch eine gute Wahl, wenn Ihr Unternehmen nicht alle ausgefeilten Funktionen der einzelnen Anwendungen von Microsoft 365 benötigt. Jede einzelne Anwendung in Google Workspace ist einfacher zu bedienen als die von Microsoft 365, insbesondere Google Mail ist unkomplizierter als Outlook. Und wenn Ihre Nutzer viel nach Dokumenten suchen, übertrifft die Google-Suche für Google Drive alles, was Microsoft 365 zu bieten hat.

Wenn leistungsstarke und ausgefeilte Funktionen für Sie wichtiger sind als die beste Zusammenarbeit, dann ist Microsoft 365 genau das Richtige für Sie. Jede seiner Anwendungen übertrifft ihr jeweiliges Google-Workspace-Pendant. Und es ist ja nicht so, dass Sie in Microsoft 365 nicht auch live zusammenarbeiten können. Es ist nur etwas mühsamer und nicht so einfach wie in Google Workspace. Und die Markup-Funktionen von Microsoft 365 sind vorbildlich, so dass es eine gute Wahl ist, wenn die Mitarbeiter die Arbeit der anderen überprüfen müssen.

Es gibt noch weitere Gründe, warum Unternehmen Microsoft 365 nutzen sollten. Obwohl die Team Drives von Google Workspace für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Materialien nützlich sind, können sie nicht mit den vollständig kollaborativen Umgebungen mithalten, die SharePoint bietet. Wenn Sie Ihren Mailserver selbst verwalten möchten, anstatt gehostete E-Mails zu nutzen, sollten Sie sich ebenfalls für Microsoft 365 entscheiden. Und Microsoft Teams bietet eine großartige Möglichkeit für Teams, Arbeit miteinander zu teilen. (mb/fm)

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der US-Schwesterpublikation Computerworld.