Wie man mit der Bürokommunikation beginnen kann, ohne sich den Weg in die Zukunft zu verbauen, will Dr. Peter Grosse von der IBM Deutschland verantwortlichen Führungskräften aufzeigen. Dabei beleuchtet der Autor Chancen und Hemmnisse der Bürolandschaft der Zukunft. "Die wenigsten Tätigkeiten im Büro", so Grosse, "lassen sich automatisieren."
Seit Einführung der Schreibmaschine und des Telefons hat sich in den Büros nicht sehr viel verändert - und das im Zeitalter der Informationstechnologie! Textautomaten erleichtern die Schreibarbeit; aber diese ist an den gesamten Bürokosten mit weniger als fünf Prozent beteiligt, so daß Einsparungen beim Schreiben auf die Gesamtkosten von geringem Einfluß sind.
Das Büro der Zukunft ist eine Vision, die durch die technische Entwicklung angeregt wird: man stelle sich ein Mehrzweckgerät vor, mit dem man rechnen, schreiben und Bilder zeichnen kann, das vielleicht eines Tages auch noch gesprochene Worte versteht und sie in Zahlen und geschriebenen Text umsetzt. Die Elektronik hilft auch beim Versenden, Empfangen, Ablegen, Wiederheraussuchen, Kopieren, Verteilen, Zerschneiden, Zusammenkleben, Ergänzen oder Sonst-Wie-Bearbeiten.
Dabei offenbart diese Version, daß alle oder doch die meisten Büros über solche multifunktionalen Terminals verfügen müssen, um untereinander Informationen elektronisch austauschen zu können. Man sollte nicht von dem Büro in der Einzahl, sondern besser von der Bürolandschaft der Zukunft sprechen. Ganz sicher handelt es sich um kein plötzlich eintretendes Ereignis, sondern um einen langen Entwicklungsprozeß.
Bürokommunikation erzwingt zukunftsweisendes Konzept
Büroautomation ist ein zwar gängiger Begriff, sollte aber mit Vorsicht gebraucht werden, denn die wenigsten Tätigkeiten im Büro lassen sich automatisieren. Bei den meisten Tätigkeiten kann aber ein Bürosystem als Werkzeug nützlich sein; der Unterschied zwischen einem Werkzeug und einem Automaten ist der, daß ein Automat eine vorgedachte Selbststeuerung hat.
Bürokommunikation zwingt zu einem zukunftsweisenden Konzept. Am Anfang mag dieses Problem leicht wiegen, aber je mehr Informationstechnologie installiert ist, desto mehr Gewicht kommt dieser Frage zu .
Büro mit Zukunft soll die Gewähr zum Ausdruck bringen, daß man heute beginnen kann, ohne von der technologischen Entwicklung in eine Sackgasse gedrängt zu werden. Dabei darf man nicht erwarten, daß nicht manches, was wir heute für gut halten, eines Tages vom Markt verschwindet, weil es zu teuer oder zu umständlich ist. Büro mit Zukunft heißt, daß der Hersteller ein Konzept verfolgt und auf die Investitionen seiner Kunden Rücksicht nimmt.
Das Büro der Zukunft ist eine unternehmerische Aufgabe, die man kurz als Sicherung des Unternehmens und der Arbeitsplätze umreißen kann. Sie bedeutet die Erhaltung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit, der Wettbewerbsfähigkeit und der Qualität.
Steigende Verwaltungskosten bedrohen Wirtschaftlichkeit
Wirtschaftlichkeit wird in hohem Maße von den steigenden Verwaltungskosten bedroht. Das hat mehrere Gründe. Ganz allgemein ist ein immer größer werdender Appetit nach mehr, nach schnelleren und nach besseren Informationen zu verzeichnen. Viele Firmen steigern ihren Umsatz nur durch mehr Geschäftsvolumen, mehr Geschäftspartner und weltweite Beziehungen. Das bedeutet mehr Informationen. Aber auch das Umfeld wird immer komplexer: Gesetzgebung, Tarifabschlüsse, Vertragsgestaltung, Einkaufsmöglichkeiten Vertriebswege etc.
Folglich herrscht ein Informationswettbewerb. Die Unternehmen schaffen diese komplexe Welt, um der Konkurrenz ein Stück voraus zu sein oder sich einer Marktnische anzupassen. Wer sich besser auskennt, wer sich besser anpaßt, hat einen Vorteil. Damit wird die Beherrschung der Information zu einer unternehmerischen Aufgabe. Der Informationswettbewerb gewinnt in dem Maße an Bedeutung, wie sich Unternehmen hinsichtlich ihrer Produkte und Dienstleistungen immer ähnlicher werden.
Mit Qualität ist hier vor allem die Qualität der Arbeit gemeint, die die Mitarbeiter leisten. Auch Kreativität, Motivation und Arbeitspensum spielen mit. Gerade wenn es um Büroorganisation geht, dürfen die Belange der Mitarbeiter nicht außer acht gelassen werden. Es besteht ein enger Zusammenhang zwischen Motivation und Zufriedenheit. Niemand wünscht den zufriedenen Faulpelz, den frustrierten Schaffer oder gar den Mitarbeiter, der innerlich gekündigt hat. Ziel der Arbeitsgestaltung ist der Mitarbeiter, der sich durch seine Arbeit ausgefüllt und zu seiner Arbeit motiviert fühlt.
Wir alle können noch lernen, mit Informationen klüger umzugehen. Man kann sich von einer teuren Ressource weder zu viel noch zu wenig leisten.
Einerseits leidet man unter einer Informationsflut. Man denke nur an die vielen Listen und Kopien, die in jedem Unternehmen angefertigt werden. Hier entstehen vermeidbare Kosten. Andererseits leidet man unter einem Informationsmangel. Man denke nur daran, daß Unternehmen viele Stabsabteilungen beschäftigen, um die notwendigen Informationen, oft sehr mühsam, zu beschaffen. Hier entstehen ebenfalls vermeidbare Kosten.
Angebot und Nachfrage in Einklang bringen
Es wäre wünschenswert, den Informationsbedarf im voraus zu kennen, um Angebot und Nachfrage in Einklang zu bringen. Das wird im operativen Bereich, wo Geschäftsvorgänge codifizierbar sind, recht gut gelingen; das wird aber im dispositiven, im kreativen und im Führungsbereich immer schwieriger. Man schätzt, daß im Durchschnitt nicht einmal die Hälfte aller Bürotätigkeiten formalisierbar ist. Das wäre aber die Voraussetzung dafür, daß man den Informationsbedarf genau festschreiben kann.
Statt nun aber möglichst viele Informationen auf Listen zu drucken und zu vervielfältigen, kann man sich heute der Technik bedienen, um die Informationen auf Abruf vorzuhalten, um an sie schneller, gezielter und aktueller heranzukommen.
Elektronische Ablage- und Archivierungssysteme haben gegenüber dem Papier noch einen erheblichen Qualitätsunterschied. Informationen werden erst dadurch wertvoll, daß sich eine Person dafür interessiert und zwar in einer bestimmten, meist nicht vorhersehbaren Kombination von Sachverhalten. Es ist einmal der Informationsabruf gepaart mit der Kombinationsmöglichkeit, um diesen Kostenfaktor in den Griff zu bekommen.
System für Sekretärin ist noch keine Büroautomation
Analysiert man, welche Menschen in den Büros arbeiten, so findet man schnell heraus, daß unterstützende Funktionen wie Sekretärinnen, Schreibkräfte, Boten und andere Hilfskräfte nur einen kleinen Teil ausmachen. Überdies zählen sie nicht zu den Gutverdienenden.
Fazit daraus, wenn man Kosten einsparen will, darf man nicht nur bei den Assistenzkräften beginnen. Das Schreibsystem für die Sekretärin ist alleine noch keine Büroautomation. Denn was sie im Auftrag eines anderen schreibt, muß auf Papier gedruckt, muß transportiert, muß manuell auf dem Papier korrigiert und zurückgetragen werden, bevor die Reinschrift erfolgen kann. Warum soll ein Sachbearbeiter, ein Fachmann oder eine Führungskraft nicht auch einen Bildschirm haben - natürlich verbunden mit dem System der Sekretärin, um das Hin und Her mit dem Papier zu vermeiden?
Es existieren also Lösungen? Was bringen sie?
Fast alle Unternehmensberatungsfirmen und viele große Konzerne haben Untersuchungen darüber angefertigt. Die Untersuchung, die man am häufigsten heranzieht, stammt von dem Consulting-Unternehmen Booz.Allen & Hamilton Inc..
Booz. Allen & Hamilton zieht aus den Fallstudien den Schluß, daß sich die Produktivität innerhalb von fünf Jahren durchschnittlich um 15 Prozent steigern läßt (Firma mit geringstem Potential: 10 Prozent mit größtem Potential: 34 Prozent, die Firmen mit bereits hohem Technisierungsgrad zwischen 12 und 15 Prozent Branchenaufteilung: Fertigung 13 Prozent, Kredit 19 Prozent, Versicherungen 13 Prozent, Behörden 14 Prozent).
Information Retrieval, Textverarbeitung und elektronische Post sind drei Techniken, die bereits 65 Prozent der potentiellen Produktivitätssteigerung ermöglichen (also 65 Prozent von 15 Prozent ist 10 Prozent). Andere Techniken zur Ausschöpfung des Potentials sind Fernkonferenzen, Personal Computing und Aktivitäten- und Terminplanung.