Wer kennt sie nicht, die monotonen Mailbox-Ansagen moderner Telefonanlagen, die mitteilen, Mitarbeiter XY sei nicht im Hause und könne unter seiner Handy-Nummer erreicht werden? "Ein Kommunikationsfluss, der wenig komfortabel ist", so Kasimir Arciszewski, Geschäftsführer der Speech Design GmbH aus Germering bei München. Außerdem sei es problematisch, dass bei Rückfragen das Gespräch unterbrochen werden muss. Störend sei ferner das daraus resultierende Gebührenchaos, das den Controlling-Abteilungen das Leben erschwert.
"In Zeiten, in denen Kostentransparenz und effiziente Verwaltungsprozesse gefragt sind, ist es geradezu kontraproduktiv, wenn die Telefonkosten der Mitarbeiter aus separaten Handy-Rechnungen zusätzlich erfasst werden müssen", bemängelt Arciszewski die fehlende Transparenz.
Komfortable Umleitung
Diese Probleme hat das Unternehmen mit dem Teleserver, der als 19-Zoll-Einschub für 25, 50 oder 80 User erhältlich ist, gelöst. Verlässt ein Benutzer das Büro, aktiviert er eine Rufumleitung und ist dann wahlweise auf seinem Mobiltelefon oder etwa dem Telefon im Home Office über seine offizielle Firmennummer erreichbar. Eine Funktion, die TK-Anlagen eigentlich auch bieten. Doch der Clou bei der Teleserver-Lösung ist, dass der externe Mitarbeiter mit seinem Handy auch Funktionen wie Rückfrage, Verbinden mit einer anderen Nebenstelle oder Konferenzschaltungen nutzen kann. Aufforderungen an den Anrufer, etwa eine andere Rufnummer zu wählen, um verbunden zu werden, entfallen damit. Während eines Gesprächs sind beispielsweise interne Rückfragen komfortabel möglich. Anders als bei vielen TK-Anlagen muss sich der Benutzer nämlich keine vierstelligen Tastencodes merken, sondern etwa nur die Taste "K" auf dem Handy drücken, um eine Konferenz einzuleiten.
Um Gebühren zu sparen, bedienen sich die Germeringer eines Tricks: Der mobile Mitarbeiter führt seine Gespräche nicht direkt vom Handy aus, sondern ruft beispielsweise via Kurzwahl erst die heimische TK-Anlage an. Von dort wird dann die Verbindung zum Gesprächspartner hergestellt. Auf diese Weise schlägt Speech Design zwei Fliegen mit einer Klappe: Zum einen sieht der Angerufene nicht die Telefonnummer des Handys, sondern bekommt die Büronummer des Anrufers übermittelt. Zum anderen können so Handy-Gebühren eingespart werden, da viele Mobilfunkbetreiber für eine feste Zielnummer Rabatte einräumen oder gar günstige Verträge für virtuelle private Telefonnetze (VPN) offerieren. "Besonders bei Mitarbeitern aus einer Exportabteilung, die viel ins Ausland telefonieren", so Arciszewski, "ist das Sparpotenzial groß."
Dabei beschränkt sich das Potenzial des Teleservers nicht nur auf Telefonate. Wird er mit einer Unified-Messaging-Lösung kombiniert, lassen sich etwa unterwegs Faxe und E-Mails vorlesen oder per SMS versenden. Ein anderes Einsatzszenario könnte auf großen Unternehmensgeländen der Ersatz einer Dect-Installation mit schnurlosen Telefonen sein.