Das Ende der Papierstapel

13.12.2005
Von Frank Wuschech

Vom Einkauf bis zur Bezahlung

Wie sieht eine Lösung für einen durchgängigen Ablauf von der Beschaffung über die Rechnungsverarbeitung bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung im Detail aus? Eine solche "Purchase-to-pay"-Anwendung hat ihren Ausgangspunkt in der kataloggestützten Bestellung: Die Produktkataloge befinden sich in einem Webbasierenden System, in dem die Nutzer ihre gewünschten Artikel online aussuchen und Favoriten einstellen können. Komfortable Suchmenüs mit Warentypen, Kategorisierungs- und Warenkorbfunktionen sorgen für eine schnelle Bestellabwicklung. Das System übermittelt die Bestellungen automatisch im XML-Format oder per E-Mail an den Lieferanten. Für die externe und interne Kontrolle werden im Katalogsystem auch Informationen und Verträge mit den vereinbarten Konditionen hinterlegt. So lässt sich überprüfen, ob die ausgehandelten Verträge und Modalitäten von allen Lieferanten und internen Abteilungen angewendet und eingehalten werden. Jedes Unternehmen kann dabei sein Bestell- und Freigabeprozedere selbst bestimmen.

Jedes Stadium dokumentiert

Auf diese Weise ist jedes Stadium des Prozesses dokumentiert. Die Anwender können jederzeit über bestimmte Suchkriterien wie Buchungskreis, Lieferant, Belegart, Zeitraum, Start- und Enddatum den aktuellen Status des Bestellvorgangs abrufen. Da die Bestellungen immer mit der jeweiligen Kostenstelle im Unternehmen verknüpft sind, lässt sich auch leicht überprüfen, wie sich der Einkauf auf die Abschlüsse auswirkt.

Mit Identifizierungsmethoden lesen Programme - hier das Beispiel Itesoft - Papiervorlagen aus.
Mit Identifizierungsmethoden lesen Programme - hier das Beispiel Itesoft - Papiervorlagen aus.

Wenn die bestellte Ware ausgeliefert ist und die zugehörige Papierrechnung eingeht, wird sie durch Scannen direkt in das Workflow-System übertragen. Eine Optical-Character-Recognition-Funktion (optische Zeichenerkennung) erkennt selbsttätig die relevanten Daten wie Bestell- und Rechnungsnummer, Kostenstelle oder Ansprechpartner, verknüpft sie mit den Kreditorenstammdaten aus dem Buchhaltungssystem, gleicht sie ab und bereitet die Rechnung zur Zahlung vor.

Der Mensch bearbeitet Ausnahmen

Der Mensch kommt erst dann ins Spiel, wenn es eine Diskrepanz zwischen Order und Rechnung gibt. Verlangt der Verkäufer zum Beispiel Geld für Produkte oder Leistungen, die nicht erbracht oder geliefert wurden, wird der zuständige Mitarbeiter per E-Mail informiert und kann die Angelegenheit prüfen. Hat er die Rechnung dann genehmigt und kontiert, geht sie zur Abschlusskontrolle an die Kreditorenbuchhaltung und wird von dort automatisch in das Buchhaltungssystem übertragen. Alle anderen Rechnungen kontiert die Lösung sofort und übergibt sie an das System für die Finanzbuchhaltung.

Zu jeder Zeit verfolgt die Lösung selbsttätig den Bearbeitungsstatus jeder Bestellung und Rechnung, überwacht Zeitlimits und verschickt falls nötig Erinnerungsmails für die Freigabe von Rechnungen oder kann den unstrittigen Teilbetrag eigenständig kontieren, so dass nur der Posten offen bleibt, der nicht dem Einkaufsauftrag entspricht - sofern dies vom Rechnungsempfänger so gewünscht wird.