E-Mail richtig nutzen
Neben Unternehmensrichtliinien und rechtlichen Vorgaben gibt es einige Verhaltensregeln, die die persönliche Arbeit mit der elektronischer Post erleichtern und organisieren helfen:
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Verwenden Sie E-Mail nur dann für die Kommunikation, wenn Sie damit keine Pingpong-Korrespondenz auslösen.
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Überlegen Sie grundsätzlich, ob nicht ein persönlicher Kontakt sinnvoller und ergiebiger sein kann als der virtuelle.
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Prüfen Sie, für welche Szenarien sich andere Kommunikationsformen wie Teamspaces oder Blogs besser eignen.
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Nutzen Sie Mails nicht als Pausenfüller oder zur Ablenkung. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nur ein- bis zweimal am Tag.
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Halten Sie Ihre Inbox frei.
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Schalten Sie die Benachrichtigungsfunktion ab.
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Bearbeiten Sie eine E-Mail wenn möglich nur einmal.
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Schaffen Sie Ordnung durch Filter und Regeln, die E-Mails automatisch in Unterordner verschieben.
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Behalten Sie Ihre Aufgaben mit den Kalender- und Aufgabenfunktionen unter Kontrolle.
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Überlegen Sie, wen Sie adressieren, und schreiben Sie klare Betreffzeilen, die auch die Dringlichkeit und die Art der Mail signalisieren.
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Strukturieren Sie Ihr Schreiben (Wichtiges nach vorn, Aufzählungen, kein bunter Themenmix).
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Nutzen Sie Vorlagen und Textbausteine.
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Schreiben Sie Ihre Nachricht als Text statt im HTML-Format und verschicken Sie Dateianhänge über 0,5 MB nur auf Wunsch.
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Halten Sie sich an die Etikette und respektieren Sie Gruß- und Rechtschreibregeln.