Der Zugang zu Wissen wird entscheidend sein für den Erfolg im Büro der Zukunft. Davon ist auch Projektleiter Bauer vom Fraunhofer-Institut überzeugt. „Durch die Vernetzung der Mitarbeiter mit Hilfe moderner Kommunikationstechnologien lassen sich die kreativen Potenziale rascher, tief gehender und wirksamer erschließen als heute“, sagt er. Wissen at your fingertips gewissermaßen, zu jeder Zeit, an jedem Ort.
Denn derzeit verbringt jeder Arbeitnehmer mehr als fünf Stunden in der Woche mit dem Suchen von Informationen von Kollegen. Das sagen zumindest die Marktforscher von Insignia Research. Gäbe es schon überall moderne All-IP-Lösungen, die einen schnelleren und einfacheren Zugang ermöglichen, könnte diese Such-Arbeitszeit für sinnvollere Aufgaben verwendet werden. Die Lösungen gibt es für jedes beliebige Endgerät, mittels Unified Communications lassen sich dort über eine einheitliche Oberfläche nicht nur Texte, sondern auch Sprache, Videos und Daten abrufen. Unified Communications fasst eigenständige Kommunikationstechniken wie Telefon, Fax, E-Mail und Instant Messaging unter einer zentralen und vertrauten Oberfläche zusammen.
Mit einem Mausklick kann man Konferenzen via Web organisieren lassen, jederzeit können weitere Gesprächspartner hinzugezogen werden. Auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist möglich. Weitere Anwendungen wie etwas CRM-Systeme lassen sich schnell mit dazu holen und einbinden. Ruft etwa ein Kunde an, stehen seine wichtigsten Daten bereits automatisch auf dem Bildschirm des Office-Arbeiters bereit.
Der Büroarbeiter der Zukunft kann sich, so versprechen Experten für Arbeitsorganisation, auf die wesentlichen Dinge des Arbeitslebens konzentrieren. So dauerten Online-Besprechungen in der Mehrzahl der Fälle von 60 Prozent nicht länger als maximal 30 Minuten. So steht es in der Office21-Studie „Information Worker Performance“. Treffen sich die Menschen aber in der realen Welt, dann konferieren sie in der Mehrheit der Fälle bis zu einer Stunde.
Genauso praktisch ist es, wenn der Büroarbeiter von morgen zukünftig alle aus dem Festnetz bekannten Funktionen auch via Handy nutzen kann. Egal wo sich der Mitarbeiter gerade befindet, er ist überall über seine bekannte Büronummer erreichbar. Gespräche über das Festnetz werden nahtlos an das Mobiltelefon vermittelt – und umgekehrt. Per Knopfdruck kann das Gespräch an Kollegen übergeben werden. Ist der Büromensch im Auto unterwegs, kann er dort Gespräch mitschneiden und es sich anschließend als E-Mail-Anhang zusenden lassen.