Wer kennt das nicht: Während des Urlaubes, einer Kur oder langen Erkrankung möchte ein Arbeitgeber die E-Mails des Mitarbeiters einsehen. In diesem Fall, so der Kölner Fachanwalt für Arbeitsrecht Volker Görzel, Mitglied im VDAA Verband deutscher ArbeitsrechtsAnwälte e. V. mit Sitz in Stuttgart, muss der Arbeitgeber jedoch einige Regeln berücksichtigen.
Foto: Beboy - Fotolia.com
Ist die private Nutzung des Accounts nicht von vornherein verboten, ist es mit dem Einsichtsrecht des Arbeitgebers sehr schwierig. Bei einem Verbot der privaten Nutzung kann es der Arbeitgeber hingegen leichter haben, in die E-Mails einzusehen.
Nach einer Entscheidung des LAG Berlin-Brandenburg darf der Arbeitgeber dann auf E-Mails zugreifen, wenn er sich an die Regeln einer mit dem Betriebsrat abgeschlossenen Betriebsvereinbarung hält und den Datenschutzbeauftragten mit involviert hat.
So gehen Sie am besten vor
Wer also auf den E-Mail-Account eines lange Zeit abwesenden Mitarbeiters zugreifen muss, sollte folgende Spielregeln beachten:
-
Versuchen Sie zunächst mit dem Mitarbeiter in Kontakt zu treten, damit er einwilligt.
-
Klären Sie, ob ein Einsichtsrecht sich möglicherweise aus einer Betriebsvereinbarung ergibt.
-
Prüfen Sie kritisch, ob ein wirklicher Bedarf für die Einsicht besteht.
-
Informieren Sie den Betriebsrat und einen Datenschutzbeauftragten.
-
Sichten Sie keine erkennbar privaten Mails sondern ausschließlich geschäftliche E-Mails.
-
Ziehen Sie nach Möglichkeit den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder ein Betriebsratsmitglied hinzu.
-
Protokollieren Sie die Öffnung der Mail.
Görzel empfiehlt, dies zu beachten und bei Fragen zum Arbeitsrecht Rechtsrat in Anspruch zu nehmen, wobei er u. a. auch auf den VDAA Verband deutscher ArbeitsrechtsAnwälte e. V. (www.vdaa.de) verweist. (oe)
Weitere Informationen und Kontakt:
Rechtsanwalt Volker Görzel, Hohenstaufenring 57a, 50674 Köln, Tel.: 0221/2921920, E-Mail: goerzel@hms-bg.de, Internet:
www.hms-bg.de
- "E-Mail macht dumm, krank und arm ..."
sagt "Digital-Therapeutin" Anitra Eggler. Schuld daran sei nicht die Technik an sich, sondern die Art und Weise, wie wir damit umgingen. - Tipps für das E-Mail-Verhalten
Höchste Zeit also, dem tagtäglichen Kommunikationsterror den Kampf anzusagen.
Geregelte tägliche Öffnungs- und Bearbeitungszeiten festlegen.
Automatischen E-Mail-Abruf sowie sämtliche Benachrichtigungssignale deaktivieren.
Weniger E-Mails versenden, um weniger E-Mails zu empfangen.
Mimosenprinzip einhalten: Was ich nicht erhalten möchte, sende ich auch keinem.
E-Mails wie eine Nachricht strukturieren: Das Wichtigste zuerst.
Betreffzeile gedanklich durch Betreffziele ersetzen.
Täglich den Posteingang leeren.
Unwichtiges sofort löschen, quartalsweise in großem Stil ausmisten.
E-Mail-Budget im Unternehmen vereinbaren und sich daran halten.