„WIR BRAUCHEN keine Fahrzeuge, Häuser oder Lagerhallen, um erfolgreich zu sein“, sagt PWL-Prokurist Rainer Klukowski. „Wir müssen extrem gut vernetzt sein. Die Menschen und die IT sind die Bausteine, aus denen unser Unternehmen besteht.“ Der kluge Einsatz von Informationstechnologie hat PWL geholfen, sich zu einem der führenden Schifffahrtsunternehmen in Europa zu entwickeln.
Der Linienagent und Schiffsmakler mit 220 Mitarbeitern verdient Geld, indem er Schiffsraum für Transporte vermittelt. Als Netzwerkpartner ersparen die Maklerfirmen den Reedereien, selbst in jedem Hafen präsent sein zu müssen. „Wir wissen, wann welches Schiff wo abfährt, und dienen diesesWissen potenziellen Kunden an“, erklärt Klukowski. Was sich so einfach anhört, ist ein kompliziertes Geschäft, bei dem Informationen aus unterschiedlichsten Quellen wie Ausschreibungen, Mitteilungen und Fahrplänen bei den Agenten zusammenlaufen, die auf der Grundlage dieses Wissens die richtigen Entscheidungen treffen müssen. Informationstechnologie ist dabei ein unverzichtbares Werkzeug.
Ein Netz für alle
Das Stammhaus des Unternehmens befindet sich am Präsident-Kennedy-Platz in Bremen. Weitere Standorte sind Hamburg, Bremerhaven, Düsseldorf und Antwerpen. Um flexibel zu bleiben, wurden die verschiedenen Aktivitäten von PWL in einzelne, überschaubare Geschäftseinheiten verlagert. Insgesamt sind so 13 Tochterfirmen entstanden, von der China Shipping Agency in Hamburg und den Bremer Containter-Spezialisten LOGMAR Logistics & Maritime Services über RoRo Service Center in Bremerhaven und Hamburg, ein Unternehmen, das sich auf den Transport von Fahrzeugen spezialisiert, bis hin zum Geschäftsreisenden- Service PWL Travel.
Prokurist Klukowski ist Geschäftsführer der Administration und IT Services GmbH (AIS), der IT-Tochter des Schiffsmaklers. „Die Organisationsstruktur von PWL sieht bunt aus“, sagt er. „Technisch steckt dahinter aber ein einziges, homogenes Netz, das alle Standorte und Unternehmensteile verbindet.“ Gerade in den vergangenen sechs Jahren ist der Verbund rasant gewachsen - unter anderem, weil die Digitalisierung in der Schifffahrt immer wichtiger wird und PWL zu den Wettbewerbern gehört, die in Sachen IT am besten aufgestellt sind.
Die Unternehmenslösung Navision ist - um einige von PWL entwickelte Funktionalitäten ergänzt - das Rückgrat der diversen in- und ausländischen Finanztransaktionen, des Cash-Managements und der Verwaltung der sensiblen Kundendaten der Schiffsraummakler. Hier werden Belege verwaltet, Transaktionen ausgelöst und dokumentiert. Allein das digitale Rechnungswesen macht es möglich, die Flut von anfallenden Belegen effizient zu managen, denn unzählige einzelne Transaktionen bestimmen das Geschäft der Schiffsmakler.
Komplexes Geschäftsmodell
Ein Beispiel: PWL ist nicht nur als Linienagentur, sondern auch im Befrachtungsgeschäft tätig. Wenn die Verkäufer in diesem Bereich eine Ladung an Land gezogen haben, beginnt für sie die Informationssuche: Sie ermitteln online, per Fax oder Telefon, wer Kapazitäten frei hat für die Ladung, was bei Reederei X ein 20-Fuß-Container nach Dubai kostet oder wie schnell Reederei Y diese Leistung erbringen kann. Dann wird Platz für die Ladung gebucht. Kaum ein Ozeanriese wird von einer Reederei und somit einer Agentur allein gefüllt. In der Regel teilen sich Reedereien den Platz im Containerschiff. Der Platz in den Containern wird teilweise wiederum gestückelt verkauft. PWL koordiniert zudem die Anlieferung oder Abholung der Sendungen durch LKW oder andere Logistik- Subunternehmer.
Anlagen, Massenstückgüter und Rohprodukten, wie Baumwolle, Kaffee und Tabak verschifft PWL ebenfalls. Da hier nicht immer mit den Standard- Containermaßen gearbeitet werden kann, um Platzbedarfe und Raten für die Frachten zu berechnen, müssen die Schifffahrtskaufleute maßgeschneiderte Lösungen für Kunden und Netzwerkpartner anbieten.
Um alle Kommunikations- und Geschäftsschritte rund um eine einzige Schiffsladung zu dokumentieren, fielen früher Berge von Papier an. All diese Vorgänge werden heute bei PWL elektronisch erfasst. Für jeden Container wird ein Dokument angelegt, aus dem hervorgeht, womit er beladen ist, wer dafür welche Bezahlung leisten muss und wer die Ware in Empfang nehmen darf. „Früher wurden die Ladungspapiere, die so genannten Konnossemente, mit Blaupausenmaschinen vervielfältig“, erinnert sich Klukowski. „Heute entsteht ein Konnossement auf Knopfdruck und geht dann automatisch an die Inhouse- Systeme der Reeder sowie an das dahinter gelagerte elektronische Rechungswesen.“ Auch an das PWL-Rechnungswesen werden die Daten in Echtzeit über Schnittstellen übergeben. „Die Geschwindigkeit, mit der heute be- und entladen werden muss, erlaubt gar nichts anderes mehr, als solche Vorgänge elektronisch zu erfassen“, sagt Klukowski.