Die Server-Software Damas klinkt sich in die Messaging-Systeme "Lotus Domino" und "Exchange Server" ein. Abhängig von den hinterlegten Regeln archiviert das Tool Nachrichten nebst Anhängen. So lässt sich festlegen, dass eine Mail nach Ablauf einer Zeitspanne automatisch in die Ablage wandert. Ebenso könnte das Verschieben einer Message in einen speziellen Ordner im Mail-Client die Archivierung anstoßen. Auf diese Weise werden einerseits steuerrelevante E-Mails gespeichert, andererseits verringert sich der Umfang der Postfächer, was die Server entlastet.

Windows- oder Web-Client

Greift der Empfänger auf eine Nachricht zu, stellt sie das System wieder her. Dabei ist es unerheblich, ob der Benutzer die Desktop-Software der Messaging-Software oder deren Web-Zugriffsoptionen nutzt ("Inotes Web Access" beziehungsweise "Outlook Web Access").

Datamatics liefert kein eigenes Archivsystem mit, sondern hat Damas an die Dokumentensoftware von Hummingbird angepasst. Eine Integration in Filenet- und SER-Systeme soll problemlos mit der gleichen Basistechnik zu realisieren sein.

Alternativ speichert das Produkt die Mails auch in einem NT-Dateisystem, dann allerdings ist eine zusätzliche Datenbank für die Indizes erforderlich. Laut Hersteller können Anwender archivierte E-Mails mit einem Aktenzeichen versehen und einem Geschäftsvorfall zuordnen, um sie wie ein Dokument in die elektronische Vorgangsbearbeitung einfließen zu lassen.

Pro E-Mail-Anwender verlangt Datamatics 50 Euro. Hinzu kommen Lizenzen für die Nutzung eines angebundenen Dokumenten-Management-Systems. (fn)