ZDF beschleunigt das Reise-Management mit "Orka"

Das Zweite Deutsche Fernsehen nutzte früher papiergebundene Abläufe für die Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen. Mittlerweile arbeiten die Fernsehleute mit einer in das SAP-System des Senders integrierten Workflow-Software, die auf den Namen "Online Reisekostenanordnung und -abrechnung (Orka)". Die Automatisierung soll für mehr Transparenz im Reise-Mangement sorgen, den Anwendern eine einfachere Möglichkeit bieten, den Status ihrer Reiseanträge zu erfahren und den Managern erlauben, Kosten zu prüfen.

Wer für das ZDF verreisen will, füllt ein elektronisches Formular. Zudem wurde in das System die elektronische Signatur eingebunden. Dies ist erforderlich, um Revisions- und Prüfungsauflagen des Senders erfüllen zu können. Mit der beim ZDF genutzten Fortgeschrittenen elektronischen Signatur lassen sich rechtsgültige Geschäfte elektronisch abschließen.

Über ein SAP-Portal beantragen Mitarbeiter ihre Dienstreise. Das löst einen Genehmigungs-Workflow aus. Der zuständige Entscheider ruft den Antrag als PDF-Dokument auf, trägt Daten ein und signiert das Ganze über die digitale Smartcard, über einen Kartenleser mit dem Rechner verbunden ist. Die Signatur wird der jeweiligen PDF-Datei beigefügt.

Elektronische Schriftstücke verwendet das ZDF auch bei der Reisekostenabrechnung sowie in der Buchhaltung für die Prüfung und Freigabe von Lieferantenrechnungen. Über das Formular werden die Reisedaten erfasst und die beantragten Mittel genehmigt. Die abschließende Abrechnung und Auszahlung findet im "SAP Travelmanagement" beziehungsweise im SAP-Modul "FI" statt.

Künftig will die Fernsehanstalt darüber hinaus den Einkauf straffen: Bestellanforderungen kann die anfordernde Stelle dann in einem elektronischen Formular erfassen.

Das ZDF verwendete für die Orka-Umgebung die Software "SAP Interactive Forms by Adobe" sowie SAP Netweaver 7.1. Zurzeit arbeiten etwa 2.000 Beschäftigte mit der Online-Erfassung. Diese Zahl wird sich zügig auf ca. 4.500 erhöhen.