Software für das Dokumenten-Management und -Archivierung gibt es in Hülle und Fülle. Die Lösungen bieten mittlerweile reichhaltige Funktionen und Möglichkeiten zur Integration. Drei Beispiele von vielen sollen zeigen, wie Unternehmen mit Hilfe ganz unterschiedlicher Softwareprodukte ihre internen Abläufe von Medienbrüchen befreit und effizienter gemacht haben.
Fleurop verarbeitet Papierbelege der Partnerfloristen automatisch
Die Fleurop AG hat ein Dokumenten-Management- und Archivsystem eingeführt, um die manuelle Belegverarbeitung durch automatisierte Abläufe zu ersetzen. Zu den Dokumenten zählen "Flora-Cheques". Fleurop-Partnerfloristen schicken diese per Post ein, wo sie zwecks Abrechnung weiterverarbeitet werden. Fleurop entwickelte gemeinsam mit der Firma Qurius (vormals CABUS Informations-Systeme GmbH) aus Lübeck eine Dokumenten-Management-Lösung. Hierzu wurde die bereits für die Belegarchivierung im SAP-Umfeld genutzte Software von Saperion erweitert.
Eine Scanner-Lösung nebst OCR-Software erfasst Dokumente wie die Flora-Cheques. Die so identifizierten Buchungsdaten verknüpft die Software mit den entsprechenden Datensätzen in der ERP-Software SAP R/3. Zudem archiviert das System die eingescannten Belege. Die Archivfunktion verwendet Fleurop mittlerweile auch für E-Mails. Hier gilt es, die E-Mail-Server (Microsoft Exchange Server) zu entlasten.
Um eine Großenordnung von der Lösung zu bekommen: Im Jahr 2008 wurden bei Fleurop rund 1,7 Millionen Gutscheine gescannt und gleichzeitig beidseitig archiviert, erläutert Peter Broschinski, IT-Leiter der Fleurop AG. "Während der normalen Tagesarbeitszeit von 8 Stunden können wir mit der Saperion-Software und der Hardware von Kleindienst durchschnittlich bis zu 20.000 Gutscheine scannen." Die Erkennungsrate des Systems gibt der IT-Manager mit circa 98 bis 99 Prozent an. Dies sei abhängig vom Zustand der Belege.
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Neben den Gutscheinen fallen bei Fleurop jährlich circa 155.000 Auftragsbelege im DIN A4 Format an. Das entspricht einer durchschnittlichen Tagesquote von 700 Aufträgen. In der DMS-Software werden die Aufträge ebenfalls gleichzeitig archiviert und stehen sofort für Recherchezwecke zur Verfügung.
Fleurop kann Broschinski zufolge Zeit unter anderem beim Verarbeiten der Belege sparen. Zudem kann das Unternehmen nun komplett auf die aufwendige Verfilmung der Belege verzichten. "Recherchen sind sofort nach der Verarbeitung möglich. Es gibt keine Wartezeiten für den Partner."