Schließlich sollte noch ein spezieller projektbezogener Aspekt berücksichtigt werden, denn die ECM-Anforderungen klaffen besonders im Hinblick auf ihre Archiv- und WCM-Aufgabenstellung oft weit auseinander. Während eine Archivanwendung sorgfältig und im Detail langfristig geplant wird (zum Beispiel Dokumentenformate) und man dabei stark von konservativen Planungsansätzen ausgeht, ist im WCM-Projekt wesentlich mehr Dynamik und Flexibilität gefragt. Aufgaben müssen in relativ kurzer Zeit bewerkstelligt werden, dabei werden ständig neue Konzepte, Standards und Tools eingesetzt. Website-Verantwortliche empfinden allzu strikte Regelungen als absolut kontraproduktiv.
Integrationsarbeiten vermeiden
Trotz dieser gravierenden Nachteile gibt es in bestimmten Situationen gute Gründe, ein integriertes Konzept zu bevorzugen. Für die Wahl eines solchen Ansatzes spricht beispielsweise, wenn ein hoher Bedarf an Content-Integration zwischen der Website und den internen Unternehmensprozessen besteht. Durch die gemeinsame Datenhaltung oder zumindest aufgrund von Schnittstellen zwischen ECM- und WCM-Repository entfällt dann ein signifikanter Integrationsaufwand, den man bei einer fremden WCM-Lösung leisten müsste. Hier kann man prinzipiell zwei Fälle unterscheiden:
- Die Website soll Inhalte an andere Unternehmensprozesse liefern. Dies ist etwa dann der Fall, wenn die Bestelldaten einer E-Commerce-Lösung in der Auftragsabwicklung benötigt werden.
- Im umgekehrten Fall werden der Website Dokumente aus anderen Unternehmensprozessen zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellt. Ein praktisches Beispiel hier ist ein in einem Workflow-Prozess erstelltes und freigegebenes Datenblatt zu einem Produkt, das auf der Website in den Produktkatalog des Herstellers eingebunden werden soll.