Die komplexe Architektur von ECM-Systemen ist ein weiterer Grund, weshalb ihr Einsatz deutlich aufwändiger ist als der von spezialisierten WCM-Produkten. Typische ECM-Lösungen umfassen meist mehrere Server mit jeweils spezifischen Diensten. Durch dieses, für unternehmenskritische Anforderungen auch hochverfügbar ausgelegte Systemkonzept, werden ein gutes Antwortzeitverhalten und eine gute Skalierbarkeit bei wachsenden Anforderungen erreicht. Eingriffe in eine solche, auf hohe Betriebssicherheit ausgelegte Produktivumgebung, binden zwangsläufig mehr Personal, als das bei einer allein stehenden WCM-Lösung der Fall ist.
Frage nach der Eignung
Hinzu kommt, dass sich die im Rahmen einer ECM-Strategie verwendete WCM-Komponente nicht für alle Einsatzzwecke gleichermaßen gut eignet. Die Programme unterscheiden sich konzeptionell und funktional in Bereichen wie Rechte- und Rollensystem, Template-Verwaltung, Verwaltung von mehrsprachigem Content, Freigabeprozesse, User Interface für Autoren und Web-Entwickler, Suchfunktionen, unterstützte Web-Techniken und -Standards, Performance, Übersichtlichkeit und Einarbeitungszeit.
Insbesondere das verfügbare Know-how der Web-Designer und Web-Entwickler ist kritisch: So wird ein Anwender, der bislang HTML-basierende Seiten veröffentlicht und die Formatierung über Cascading Stylesheets (CSS) gesteuert hat, sich schwer tun, ein ECM-Konzept zu adaptieren, dass ausschließlich auf XML und entsprechenden XSLT-Transformationen beruht. Legt man sich im Rahmen einer ECM-Strategie auf einen Anbieter und damit auf ein WCM-Produkt fest, so hat man unter Umständen einen extrem hohen Projektaufwand zu betreiben, um dieses Programm tatsächlich in allen relevanten Anwendungsbereichen erfolgreich zum Einsatz zu bringen.