Getrieben durch die Vielfalt an Archivierungs- und DMS-Lösungen im Hause und die damit verbundenen Betriebs-, Integrations- und Migrationskosten haben zahlreiche Großunternehmen in den letzten Jahren eine individuelle ECM-Strategie erarbeitet.

Das Prinzip dabei: Die Anbieteranzahl soll minimiert werden. Nur noch große ECM-Hersteller wie Documentum, Filenet, IBM und Open Text mit ihrem jeweils umfassenden Produktportfolio können den neuen Anforderungen genügen. Dann scheint es auch nahe liegend, die WCM-Komponente des ausgewählten ECM-Lieferanten als Hausstandard zu etablieren. Bei näherer Betrachtung der Konsequenzen einer solchen, auf den ersten Blick logischen Entscheidung, werden jedoch Einschränkungen und Nachteile deutlich.

Sollen lediglich neue Informationen im Internet veröffentlicht werden, ohne dass umfangreiche Erstellungs- oder Integrationsanforderungen an den Content bestehen, so stellen Anwender häufig überrascht fest, dass bei einem integrierten ECM-Ansatz selbst kleine Projekte einen relativ hohen Aufwand für Konzeption, Planung und Umsetzung erfordern.

ECM-Projekte immer aufwändig

Das liegt zum einen daran, dass jede neue Funktionalität in den ECM-Gesamtrahmen eingepasst werden muss. So müssen alle typischen Archiv- und DMS-Themen wie Erfassungs- und Verwaltungsfunktionen am Client, Dokumentenformate, Aufbau der Indexstruktur, Zugriffsrechte, Recherche- und Suchfunktionen genau durchdacht und geplant werden.Damit soll gewährleistet sein, dass eine neue Teillösung reibungslos mit allen anderen Funktionen der ECM-Lösung zusammen arbeiten kann. Hinzu kommt, dass rechtliche und regulatorische Anforderungen - neudeutsch auch als "Compliance" bezeichnet - in das WCM-Projekt hineingetragen werden, obwohl dazu in vielen Fällen gar kein konkreter Anlass besteht.