MÜNCHEN (CW) - Die Kommunikation zwischen Experten und Führungskräften ist die zeitaufwendigste, weil bislang am wenigsten organisierte Management-Tätigkeit. Groupware-Programme reduzieren künftig bei Meetings Zeit und Kosten. Einen Überblick über erste Ergebnisse hierzulande gibt IM Information-Management, Heft 1/92.
Deutsche Manager verbringen durchschnittlich 40 Prozent ihrer 59-Stunden-Woche mit Kommunikation, 38 Prozent im Büro und 22 Prozent unterwegs. Viel Lärm um nichts, so beklagen sie sich bekanntermaßen über Meetings, Konferenzen oder Sitzungen. Immerhin kosten diese Gemeinschaftsveranstaltungen Experten und Führungskräfte bis zu 80 Prozent ihrer Zeit.
Kein Wunder: "Face-to-face"-Kommunikation ist bislang die am wenigsten organisierte Management-Tätigkeit und gilt daher vielfach als "notwendiges Übel". Künftig sind gerade Gruppenentscheidung in hierarchieflachen Strukturen im Unternehmen indes nicht mehr wegzudenken. Gruppenarbeit prägt besonders den internationalen Wettbewerb.
Meetings mit moderner Informationstechnologie wirksam zu unterstützen, ist daher im Kommen. Vorreiter sind dabei die USA. Programme wie "Groupware" unterstützen Brainstorming, Diskussionen und die Bewertung von Ergebnissen ebenso wie die Projektplanung. Gruppenarbeit findet zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Orten statt.
Einige "Groupware"-Systeme laufen auf Laptop- oder Notebooks - ideal um damit von Konferenz zu Konferenz zu wechseln. Sie bestehen aus Module, die nach Wunsch kombiniert werden können. Um die Anforderungen einer Gruppe von Entscheidungsträgern abzudecken, stehen Programme zur Verfügung, mit denen sich Diskussionen organisieren oder Ideen generieren und bewerten lassen.
Nicht jeder will sich von anderen dabei in die Karten schauen lassen: Software unterstützt die erwünschte Anonymität. Jeder Teilnehmer kann so unbeeinflußt Ideen oder kreative und ungewöhnliche Gedanken beisteuern. Später vergleicht die Gruppe wiederum alle Einzelur teile miteinander, bei Wunsch, auch ohne zu wissen, welcher Teilnehmer sie abgegeben hat.
Gezielt zu diskutieren ist meist schwer. Zudem verbeißen sich Gruppen erfahrungsgemäß in zuerst geäußerte Gedanken. Punkte am Schluß einer Ideenliste kommen dann zu kurz. Diskussions- und Organisationsmodule helfen auch hier, sich auf alle Gedanken gleichermaßen zu konzentrieren und dennoch die vorgegebene Diskussionszeit einzuhalten.
Wie wichtig das genaue Protokoll sein kann, merken alle, wenn entscheidende Einzelheiten vergessen worden sind. Auch hier trägt Software dazu bei, die Resultate vollständig, rechtzeitig und unparteiisch abzubilden. Sie können in Form von Berichten oder Listen, Gliederungen und Matrizen erscheinen - immer ohne Zeitverzögerung, wohlstrukturiert und leserlich.
Hierzulande arbeiten Unternehmen wie Debis in Stuttgart oder auch die Hohenheimer Universität bei Gruppenarbeit bereits mit Computerunterstützung. Die Erfahrungen von US- Managern sind für sie ermutigend: Mit Groupware lassen sich Konflikte reduzieren, denn Teilnehmer an Gruppenarbeiten fühlen sich gleichberechtigt und Produktivität sowie Effektivität der Kommunikation steigen. Über "Computer Aided Team" in Forschung und Anwendung berichtet IM Information Management, Heft 1/92. Die Publikation ist beim IDG-Verlag, München, zum Preis von 40 Mark zu beziehen.
Informationen: IDG Communications Verlag AG, Rheinstraße 28 8000 München 40, Telefon 089/360 86-220.