Teamfunktionen sind entscheidend

Um produktiver zu sein, rät sie mittelständischen Unternehmen, bei der Auswahl der Collaboration-Software vor allem auf Funktionen wie virtuelle Team- und Projekträume mit Möglichkeiten zum zentralen Dokumenten-Management zu achten. "Aus meiner Sicht eignen sich daher Lösungen in der Kategorie Microsoft SharePoint oder IBM Lotus Quickr sehr gut für diese Zwecke. Sie lassen sich zudem mit Tools für Echtzeitkommunikation oder Web- und Videokonferenzen erweitern", rät die Analystin. Diese Lösungen bieten offene, auf Standards basierende Schnittstellen und können damit vorhandene IT-Komponenten wie Groupware (z.B. Outlook, Lotus Notes), Datenbanken, Verzeichnissysteme, Workflows und Anwendungen nahtlos integrieren.

Virtuelle Teamräume und Arbeitsbereiche verbessern die Zusammenarbeit erheblich. Hier können die Mitglieder von Projektteams ihre Kalender, Arbeitspläne und Dokumente ablegen und verwalten sowie Aufgaben verteilen. Da sich Tabellenkalkulationen und Präsentationen mit Versionskontrolle auf den entsprechenden Web-Seiten des Projekts befinden, ist es nicht mehr notwendig, Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung als E-Mail-Anhang zu verschicken.

Diese Collaboration-Web-Seiten lassen sich sehr einfach verwalten. Die Projektleiter können Berechtigungen vergeben und den Zugriff von einzelnen Dateien bis hin zu kompletten Web-Seitensammlungen steuern. Ein weiterer Vorteil: Selbst externe Partner oder Kunden können bei entsprechender Berechtigung schnell und einfach auf die im Projekt-Webportal abgelegten Informationen zugreifen. Sie erhalten dabei stets die neuesten Versionen der entsprechenden Dokumente. Davon profitieren auch Vertriebsmitarbeiter, die sich aktuelle Informationen besorgen können, wenn sie sich bei einem Kundentermin befinden. Sie sind damit in der Lage, Fragen des Kunden sofort vor Ort zu beantworten.