Collaboration ist kein IT-Projekt
Trotzdem überwiegt immer noch das Tool-Denken. Wie die Urheber der Studie betonen, wird das strategische Thema Zusammenarbeit in Rahmen der Projektplanung und -umsetzung häufig auf die Einführung eines Softwarewerkzeugs reduziert, also auf ein klassisches IT-Projekt mit 1000 Team-Sites, hinter denen sich der eigentliche Wert so lange versteckt, bis er in Vergessenheit gerät, so Beck-et-al.-Geschäftsführer Lautenbacher.
Sein Rat an die IT: Nicht gleich alles über einen Kamm scheren und bis ins Detail kontrollieren wollen, sondern erst einmal "Grassroot Development" versuchen. Für die Unternehmen sei es besser, unterschiedliche Tools auszuprobieren, bevor sie sich auf eine Plattform festlegen. Irgendwann werde dann von selbst ein IT-Projekt daraus.
User-Bedürfnisse kommen zu kurz
Foto: PAC/Berlecon für Beck et al. Services
Was die Anwender wollen, wird zu wenig berücksichtigt. Neben der Binsenweisheit von der notwendigen Unterstützung durch das Topmanagement ist die Akzeptanz der Endanwender das wichtigste Kriterium für den Erfolg eines Collaboration-Vorhabens. "Ist das Werkzeug zu kompliziert, büchsen die Leute aus und nutzen doch wieder Skype oder etwas anderes, das sie kennen", hat Lautenbacher festgestellt. Insofern erstaunt es, dass der Punkt "Bedarfsermittlung bei den Endanwendern" in der Bewertung von Umsetzungsmaßnahmen höchstens eine Nebenrolle spielt.
Wer zu viel will, scheitert
Falsch verstandene Collaboration kann auch zum "Flaschenhals" für die Innovationsfähigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit des Unternehmens und sogar zur Effizienzbremse werden, so die Studie. "Wenn ein Mitarbeiter erst 25 Routinen durchlaufen muss, bevor er ein Dokument ordentlich ablegen kann, schickt er doch lieber ein E-Mail", erläutert Lautenbacher. Zudem habe die angestrebte Transparenz den Nachteil, dass auch etwaige Unsicherheiten im Umgang mit dem Tool sichtbar würden: "Und keiner will sich als unfähig outen." So verkehren sich gute Ansätze schnell ins Gegenteil.
- Vyew
Hier kommen Anwender in virtuellen Räumen zusammen, um gemeinsam Texte, Bilder oder Videos zu begutachten und Anmerkungen anzufügen. Dafür steht ihnen wie bei anderen Reviewing-Lösungen eine Reihe von Werkzeugen wie etwa Textmarker zur Verfügung. <br /><br /> <a href="http://vyew.com/s/">... zu Vyew</a> - InVision
InVision ist ein anspruchsvoller Web-Dienst, mit dem Designer interaktive Prototypen für Desktop-, Mobile- und Watch-Apps kollaborativ erstellen und mit Kollegen und Kunden auf professionelle Weise teilen und diskutieren können. <br /><br /> <a href="http://invisionapp.com/">... zu InVision</a> - ConceptShare
"ConceptShare" richtet sich primär an Kreative, die Bilder, Videos, Grafiken und Designvorschläge online diskutieren wollen. Zu ändernde Bereiche können in den einzelnen Dateien markiert und kommentiert werden. Positiv hervorzuheben ist insbesondere die Unterstützung verschiedenster Grafik- und Videoformate. <br /><br /> <a href="http://www.conceptshare.com/">... zu ConceptShare</a> - ReviewStudio
Mit "ReviewStudio" lassen sich Bilder, Videos, PDFs und Dokumente im Team online bearbeiten und erfolgte Änderungen diskutieren. Zu ändernde Bereiche können über graphische Tools markiert sowie mit Kommentaren versehen werden. <br /><br /> <a href="https://www.reviewstudio.com">... zu ReviewStudio</a> - InMotion
"InMotion" präsentiert sich als funktionsstarkes Tool für Kreative, die den Reviewprozess von Grafikenwürfen, Bildmaterial, Texten, Videos und Flash-Animationen möglichst effizient managen wollen. So bietet der Dienst neben den klassischen Collaborative Reviewing Funktionen unter anderem die Möglichkeit verschiedene Projekte rollenbasiert zu verwalten sowie detaillierte Reportings zu erstellen. <br /><br /> <a href="http://www.inmotionnow.com/">... zu InMotion</a> - ProofHQ
"ProofHQ" erlaubt den Upload aller gängigen Bild-, Video- und Textformate. Änderungswünsche und Antworten auf diese können dann über graphische Tools und Kommentarfunktionen eingefügt werden. <br /><br /> <a href="http://www.proofhq.com/">... zu proofHQ</a> - Diigo
"Diigo" richtet sich eigentlich an Forscher, die Wissensnetzwerke aufbauen und aktuelle Forschungsergebnisse diskutieren wollen. Zu diesem Zweck bietet Diigo unter anderem die Möglichkeit von Webseiten Snapshots zu erstellen. Diese können dann im Team mittels verschiedener Werkzeuge beliebig kommentiert und markiert werden. Damit eignet sich der Dienst natürlich auch hervorragend für die Weiterentwicklung bestehender Webseiten. <br /><br /> <a href="http://www.diigo.com/">... zu Diigo</a>