Betreiber von Websites haben inzwischen erkannt, dass das Angebot von qualitativ hochwertigem Content für die Kundenbindung erfolgskritisch ist - egal, ob bei einem attraktiven Internet-Auftritt eines Unternehmens oder einer umfangreichen E-Business-Initiative im Web. Für die Produktion und Pflege solcher Inhalte dient das so genannte Web Content Management (WCM). Die Einführung dieser Technologie stellt die Anwender vor spezifische organisatorische Aufgaben.

Meist denkt man bei der Einführung eines WCM-Systems ausschließlich an die schnelle Lösung von Problemen bei der Erstellung, dem Betrieb und der Pflege von Websites:

So soll der Webmaster, der bisher die Dokumente manuell in die Website eingebunden hat und sich durch die steigende Dokumentenmenge überfordert fühlt, entlastet werden, indem die Arbeit auf viele Schultern verteilt wird und die Autoren und Redakteure die Inhalte für die Website direkt veröffentlichen. Darüber hinaus soll sich durch die Trennung von Layout und Inhalt die gleiche Information in verschiedenem Kontext und unterschiedlichen Informationskanälen wie Browser, WAP-Handy etc. nutzen lassen.

Die Arbeitsabläufe im Sinne eines Workflow-Prozesses werden jedoch meist ausschließlich im Zusammenhang mit den redaktionellen Erstellungs- und Freigabeprozessen für die Website betrachtet.

Dieser Ansatz ist zwar naheliegend, weil sich damit drängende Probleme in einem kurzen Zeitraum lösen lassen, führt jedoch zu einer weiteren Informationsinsel im Unternehmen. Daten und Dokumente werden entweder neu erstellt oder aus anderen EDV-Anwendungen genommen und zwecks Veröffentlichung im Web kopiert und in einer WCM-Lösung abgelegt und verwaltet. Der Zugriff auf diese Dokumente oder ihre Bearbeitung in Web-fremden Anwendungen, seien es operative Programme oder Groupware und E-Mail, ist nur dann möglich, wenn die Informationen redundant, unter Umständen auch in weiteren Datenformaten, vorliegen.