MÜNCHEN (COMPUTERWOCHE) - Einem Bericht unseres Schwestermagazins "CIO" zufolge droht die elektronische Kommunikation die Arbeitseffektivität mittlerweile gefährlich zu beeinträchtigen. Immer wieder weitergeleitete E-Mails von Kollegen, 1000fach kopierte Witze, Werbung: Bei täglich hunderten von Nachrichten sei die elektronische Post zum Stressfaktor am Arbeitsplatz geworden.

Schuld sind aus Sicht von "CIO" häufig unzureichende Kommunikationsregeln im Unternehmen. Abhilfe schaffen könnten vom Chief Information Officer aufgestellte klare Dienstanweisungen. Firmenpolitik sollte sein, dass die E-Mail bereits im Betreff genau kennzeichnet, was sie enthält. Für das Projekt-Management beispielsweise eigne sich ein Mitteilungsbrett im Intranet besser als ein Rund-Mail an alle. Gut geschulte Mitarbeiter könnten außerdem die Verwaltungsfunktionen der Mail-Programme effektiv nutzen und beispielsweise eingehende Post direkt in Ordner einsortieren. Features wie "Wiedervorlage" oder "Nachrichten kennzeichnen" gewährleisteten die tatsächliche Bearbeitung der Mails.

Das sinnlose Weiterleiten und das Setzen von Vorgesetzten und Team-Mitgliedern auf "Cc:" überschwemmten das virtuelle Postfach besonders. Nach Einschätzung von Ralph Siepmann, Technical Architect bei IBMs Lotus Software Group, hat 75 Prozent der Mail-Flut psychologische oder unternehmenskulturelle Ursachen. Wenn Mitarbeiter stets das Gefühl hätten, sich nach oben hin absichern zu müssen, würden sie ihre Vorgesetzten weiter mit Kopien eindecken und so deren Postfach dauerhaft in ein Datengrab verwandeln. (tc)