Die Neuausrichtung der E-Mail-Strategie bei Chiquita folgte auf die Übernahme des Anbieters Fresh Express im Jahr 2005. Dieser hatte Microsoft Exchange als Groupware-Lösung eingesetzt und brachte rund 1500 Nutzer mit in die Ehe. Chiquita verwaltet hingegen seine E-Mails mit dem Konkurrenzprodukt Novell GroupWise und betreute rund 4000 eigene Nutzer. Um künftig zu einer gemeinsamen E-Mail-Infrastruktur zu kommen, entschied sich Chiquita im Jahr 2006 für eine Migration der GroupWise-Umgebung auf Exchange. Laut einem Projektbericht der Analysten von Gartner gaben vor allem die Sorge um Novells künftige Produktstrategie sowie der Wunsch, auf Microsoft-Technik zu konsolidieren, den Ausschlag.
Zugleich wollte der Handelsriese die bisher dezentrale E-Mail-Verwaltung in den einzelnen Dependancen aus Kostengründen neu ordnen. Das Problem war jedoch, dass die IT (außer bei Fresh Express) über kein Know-how für Exchange verfügte. Dieses zunächst aufzubauen und entsprechende Mitarbeiter bereitzustellen, war Chiquita aus Kostengründen nicht gewillt. Man befürchtete zudem, dass die Verwaltung einer übergreifenden E-Mail-Infrastruktur mehr Ressourcen erfordern würde, als die bisherige GroupWise-Umgebung (siehe auch den Beitrag Exchange und Lotus Notes werden Anwendern zu teuer).
Konfigurierbare E-Mail-Appliance
Nachdem Verhandlungen in Lateinamerika mit Hewlett-Packard gescheitert waren, entschied sich Chiquita schließlich für den Hoster Azaleos. Dieser bietet mit dem "OneServer for Microsoft Exchange 2007" eine E-Mail-Appliance an, die Groupware, Administrations-Tools und ein Speichersystem des Anbieters NetApp vereint und den Aufbau kundenspezifischer E-Mail-Systeme ermöglicht. Als Hardware kommt "Dell PowerEdge 1950 Server" zum Einsatz.
In einem fünfmonatigen Projekt migrierten IT-Mitarbeiter von Chiquita und Azaleos bis Ende 2007 die bisherigen GroupWise-Server auf die neue Umgebung. Besondere Probleme machten dabei die Übersetzung von Adressbüchern und das Mail-Routing sowie unterschiedliche Release-Stände der bisherigen E-Mail-Clients. Hilfreich war hierbei der Einsatz eines speziellen Migrationswerkzeug des Anbieters Quest. Auch die Migration großer Mailboxen mit oft über einem Gigabyte an Dokumenten machte zu schaffen. Parallel dazu wurden Schulungen für den Umstieg von GroupWise auf Outlook gemacht.
Interner IT-Support bleibt bestehen
Im Ergebnis entstand eine Server-Umgebung mit sechs Server-Clustern (zwei für jeden Chiquita-Standort), die für eine höhere Ausfallsicherheit sorgen sollen. Hinzu kommt ein zusätzlicher Exchange-Server für den Browser-Zugriff. Sämtliche Hard- und Softwarekomponenten der Umgebung wurden von Chiquita gekauft. Hinzu kommen Support- und Wartungskosten zum monatlichen Fixpreis pro Nutzer.
Den Support für E-Mail-basierende Faxdienste, Archivierung und Blackberry-Anbindung sowie die Kontaktpflege mit dem Dienstleister übernehmen zwei IT-Mitarbeiter bei Chiquita. Damit konnte das Unternehmen die Zahl seiner Mitarbeiter nicht verringern, da auch für Groupwise zwei Mitarbeiter nötig gewesen waren. Chiquita glaubt aber, dass ein interner Betrieb der neuen Exchange-Umgebung mindestens einen weiteren Mitarbeiter erforderlich gemacht hätte. Im nächsten Schritt sollen nun die noch verbliebenen Exchange-Server bei Fresh Express bis 2009 migriert werden. Über die bisher erzielten Einsparungen ist nichts bekannt.