Bei der Auswahl eines PC-Systems sollten grundsätzlich die folgenden Gesichtspunkte beachtet werden:
- Hardware-Kompatibilität: Hauptspeicherbedarf, Grafikkarte, Drucker, Plotter, Möglichkeit der Hostkopplung;
- Software-Kompatibilität: Betriebssystem (Version!), Netzwerke, Schnittstellen zu Standardsoftware, offene Schnittstelle zu den Projektdaten;
- Benutzeroberfläche: Menüsteuerung und-/oder Funktionstasten. Menübaum und/oder Kommando-Modus, Help-Texte, integriertes Textsystemt integrierte Grafikmöglichkeiten, Dialogsprache, aussagefähige Fehlermeldungen, grafische Benutzerführung;
- Dokumentation: Tutorial, Referenz-Manual, Methodik des Projektmanagements, integrierte Demo, Online-Handbuch, erklärung der Fehlermeldungen, Index-
- Methodik des Projektmanagements: Planung und Kontrolle von Terminen/Ressourcen/Kosten,- Unterprojekte, Multiprojektplanung und Kontrolle, Netzpläne, Balkendiagramme, Meilensteine, Organisationscode;
- Hersteller/Lieferant: Schulung, Hotline-Service, Benutzertreffen und Erfahrungsaustausch, Projektmanagement-Beratung, Projektleiter-Seminare, geplante Weiterentwicklung des PM-Systems.
Für den Anwender maßgeblich sind weiterhin die konkreten Möglichkeiten, die ihm für die Projektplanung und Projektkontrolle (Termine, Ressourcen/Kapazitäten, Kosten) und das Berichtswesen zur Verfügung gestellt werden.
Für die Projektplanung sind folgende Eigenschaften sinnvoll:
- Es gibt eine Hierarchie für die einzelnen Aufgaben und Abschnitte eines Projektes, zum Beispiel Phasen, Aufgaben und Tätigkeiten, um Statusberichte nach Detaillierungsgrad abstufen zu können.
- Benötigte Ressourcen lassen sich den Tätigkeiten zuordnen.
- Pro Tätigkeit können geschätzter Arbeitsaufwand und Laufzeit separat definiert werden.
- Die Laufzeit einer Tätigkeit ist bei gegebenem Arbeitsaufwand der zugeordneten Ressourcen minimierbar.
- Abhängigkeiten bezüglich der Reihenfolge zwischen Tätigkeiten lassen sich flexibel definieren. Möglich sein sollten die Varianten: Lückenlose Reihenfolge, Überlappung von Tätigkeiten sowie Lücken zwischen Tätigkeiten.
- Anfangs- und Endtermine bei definierten Abhängigkeiten zwischen Tätigkeiten können automatisch berechnet werden.
- Der kritische Pfad wird ebenfalls automatisch berechnet, wobei die Arbeitsbelastung von Ressourcen in Parallelen Projekten berücksichtigt wird.
- Es gibt Kalender für jedes Projekt und jede Ressource.
- Generelle arbeitsfreie Tage, wie Betriebsferien und Feiertage sowie individuelle Fehlzeiten, wiedurch Urlaub oder Krankheit, werden berücksichtigt. Ebenso lassen sich zusätzliche Arbeitstage festlegen.
- Die Überbelastung von Ressourcen wird bei Veränderungen des Balkendiagrammes dynamisch angezeigt.
- Das Balkendiagramm läßt sich am Bildschirm direkt verändern.
- Inkonsistenzen zwischen Balkendiagramm und Netzplan werden automatisch angezeigt.
Für die Projektkontrolle sollte das System folgendes leisten:
- Der geleistete Arbeitsaufwand und der noch zu erwartende Arbeitsaufwand lassen sich separat eingeben und werden im Balkendiagramm übersichtlich dokumentiert.
- Es gibt Funktionen zur Neuplanung von Tätigkeiten, die voraussichtlich nicht termingerecht fertiggestellt werden können (Verändern von Aufwand und Laufzeit in einzelnen Tätigkeiten).
- Der geplante und der realisierte Anfangs-/Endtermin einer Tätigkeit werden simultan dargestellt.
- Planspiele ("Was wäre, wenn ...?")sind möglich.
Das entscheidende Verbindungsglied zwischen Projektplanung und Projektkontrolle ist das Berichtswesen. Über die Leistungsfähigkeit eines PC-Systems entscheidet deshalb nicht zuletzt die Möglichkeit, Statusberichte gezielt für jede Zielgruppe zu erstellen. Die Leistungsfähigkeit eines PC-Systems beim Erstellen von Berichten läßt sich an folgenden Kriterien messen:
- Balkendiagramme, Netzpläne, Tätigkeitsdefinition mit Abhängigkeiten, Arbeitspläne für die einzelnen Mitarbeiter, ein Statusbericht "Zeit/Arbeitsaufwand" sowie ein Statusbericht "Zeit/Kosten" können erzeugt werden.
- Berichte können nach Detaillierungsgrad (Projekt, Phase, Aufgabe, Tätigkeit) gestaffelt werden.
- Erstellte Berichte und Netzpläne können editiert werden (Kommentare einfügen, Ausdrucken von Teilnetzplänen, Steigerung der Übersichtlichkeit von Netzplänen).
- Berichterstattungen über mehrere Berichte sind nach Ressourcen gegliedert.
- Netzpläne können auf Plotter ausgegeben werden.
- Es gibt Auswahloptionen für Projektstatusberichte, in erster Linie für die Auswahl nach Ressourcen (Mitarbeiter), Fertigstellungsgrad von Tätigkeiten, Tätigkeiten auf dem kritischen Pfad, Tätigkeiten nach Kategorien, Tätigkeiten nach Priorität, Tätigkeiten über den eingehaltenen Termin hinaus.
- Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen für die Aufbereitung von Berichten beziehungsweise die Erfassung von laufenden Berichtsdaten sind vorhanden.
Die angeführten Kriterien spiegeln einen Leistungsstandard wider, der längst nicht von jedem System erfüllt wird. Andererseits werden gewisse Standards bereits als selbstverständlich angesehen und nicht mehr explizit erwähnt; dazu zählen das Ausdrucken des Netzplans in Papierlaufrichtung und der automatischer Kalender.