Entscheidungen über Outsoursing und Facilities Management werden vornehmlich auf der Ebene der Unternehmensleitung getroffen. Um so wichtiger ist es für den DV-Leiter des Unternehmens, diese Theme frühzeitig aufzugreifen und entscheidungsvorbereitend zu wirken. Folgende Aspekte gilt es dabei zu beachten:
- Outsoursing sollte als eine von mehreren Optionen angesehen werden, die zur Bewältigung der in einem Unternehmen anfallenden DV-Aktivitäten zur Verfügung stehen.
- Man darf sich nicht auf folgende Position zurükziehen: DV-Aufgaben lassen sich nur erfolgreich abwickeln, wenn man die erforderlichen DV-Systeme selbst besitzt.
- Es empfiehlt sich, sich nicht übereilt für eine Möglichkeit zu entscheiden, sondern die langfristigen Vorteile kritisch gegeneinander abzuwägen.
- Man sollte vertraglich keine Eventual-Verpflichtung gegenüber einem Anbieter eingehen (etwa Zusage zur Aufstockung des Personals, das der FM-Gesellschaft in bestimmten Fällen "zur Verfügung gestellt" wird).
- Ratsam ist, sich erst für eine DV-Option auszusprechen, nachdem man sich über die damit zusammenhängenden finanziellen, unternehmensstrategischen und verarbeitungstechnischen.
Aspekte Klarheit verschafft hat.
- Als DV-Leiter gilt es, die Belange des DV-Bereichs mit den gesamtunternehmerischen Zielsetzungen angemessen in Einklang zu bringen. Lösungen, die DV-technisch sinnvoll erscheinen, aber für das Unternehmen insgesamt am Ziel vorbeigehen, sind ungeeignet.
- Man sollte nicht davor zurückschrecken, sich für die kosteneffektivste Möglichkeit zu entscheiden. Allerdings muß man sich auf jeden Fall vergewissern, daß in den Entscheidungsprozeß sowohl kurzfristige als auch langfristige Beurteilungskriterien Eingang finden.
- Es gilt, die Gründe und Absichten in Erfahrung zu bringen, die bei Wettbewerbern zur Erwägung einer externen DV-Lösung geführt haben.
- Man sollte sich Angebote externer Serviceanbieter einholen, die noch nicht zum Kauf verpflichten. Auf diese Weise kann man sich nicht nur ein Bild von den bei einer externen Verlagerung der eigenen DV-Aktivitäten zu erwartenden Kosten machen sondern womöglich auch Einsichten gewinnen, die zu einer Verbesserung der innerbetrieblichen DV-Organisation führen.
- Stets müßte man auf Beibehaltung der unternehmerischen Verfügungsgewalt über die betrieblichen Datenbestände bedacht sein und den kosteneffektivsten technologischen Plattformen den Vorzug geben.