Innerhalb eines Großunternehmens kann die Presseabteilung sicherlich als ein Verbund von Arbeitsplätzen gelten, in und an dem ganz besonders viel Kommunikation stattfindet. Am Beispiel der eigenen Abteilung hat Pressereferent Rudi Beuerlein von Hewlett-Packard das HP-Büroprodukt HP-Deskmaster vor Ort dargestellt. Es werde von der Company bereits weltweit eingesetzt; 20 Installationen seien im deutschen Markt.
Eine Presseabteilung kann die Menge an Information, die heute verarbeitet, erstellt und weitergegeben werden muß, nur unter Ausnutzung modernster Hilfsmittel der Kommunikation bewältigen. Zu den Werkzeugen, deren man sich heute bedienen kann, gehört auch ein System, das die integrierte Kommunikation im Büro, also die Verarbeitung und den Transport von Text, Grafik und Daten erleichtert. Wie sich integrierte Bürokommunikation in der Umgebung und die Aufgabenstellung einer Presseabteilung einfügt, sei im folgenden erläutert.
Presseabteilungen in einem weltweiten Konzern nutzen internationale Informationskanäle, um Pressedienste und Pressemitteilungen zu erhalten und verschiedene Kommunikationswege, um diese Informationen an die Fachpresse weiterzuleiten. Dies bedeutet unter anderem auch Kommunikation über Kontinente mit Zeitverschiebung, sprachliche Probleme, Korrektur und Abstimmung unter Zeitdruck. In der Presseabteilung bei Hewlett-Packard installierte man vor kurzem ein Bürokommunikations-System (von Hewlett-Packard), das als Abteilungssystem im weltweiten HP-Netzwerk integriert, gerade in der Textbearbeitung und internationalen Kommunikation von Texten und Grafiken bei den PR-Leuten bestehen sollte. Kernstück dieses Systems ist das modular aufgebaute hauseigene Softwarepaket HP-Deskmanager mit Modulen für die Textverarbeitung, elektronische Post, Erstellung von Präsentationsgrafik, einer persönlichen Ablage und einem Terminkalender.
Das Zusammenspiel von Kommunikation, Bearbeitung von Texten und das Zusammenbinden der Texte mit grafischen Darstellungen, Terminverfolgung und Versand soll am Beispiel einer Pressemitteilung erläutert werden, die als amerikanischer Originaltext über das Hewlett-Packard-hausinterne elektronische Postsystem im HP-Deskmanager direkt im elektronischen Eingangskorb auf dem Schreibtisch (also am Terminal) des Pressereferenten landet. Die Pressemitteilung besteht aus dem Pressetext, den es zu übersetzen gilt, zwei Diagrammen und einer grafischen Darstellung und einigen technischen Hintergrundinformationen zu dem neuen Produkt. Die Pressemitteilung wird am Bildschirm gelesen, eine Kopie in der elektronischen Ablage unter "Presse-Mitteilungen" abgelegt, und der Text samt Hintergrundinformationen an den Übersetzer im Werk für kommerzielle Computersysteme bei Hewlett-Packard in Böblingen per elektronischer Post weitergeleitet. Im Begleitschreiben zu dem Übersetzungsauftrag wird auch ein Terminwunsch für die Rückgabe genannt. Diesen Termin trägt das System im elektronischen Terminkalender in der Presseabteilung ein. Auch der Übersetzer in Böblingen wird vom System darauf aufmerksam gemacht, diesen Termin in seinem Terminkalender zu vermerken.
System mahnt Termin an
Seit dem Absenden der Pressemitteilung aus der PR-Zentrale in Palo Alto, Kalifornien, sind noch keine 24 Stunden vergangen.
Der Übersetzer übernimmt dann den Text aus seiner Eingangspost in das Textbearbeitungssystem HP-Word und erstellt am Bildschirm die Übersetzung, redigiert sie, bindet Teile zusammen und entwickelt aus der amerikanischen Fassung eine deutsche Version. Diese, für ihn endgültige Übersetzung schickt er über das elektronische Postsystem an die Presseabteilung nach Bad Homburg zurück. Natürlich ist er mit der Übersetzung im Verzug. Der elektronische Terminkalender hatte den Termin automatisch angemahnt, auch die Presseabteilung in der Zentrale wurde vom System an den geplanten Rückgabetermin erinnert.
Zwischenzeitlich wurden in der Presseabteilung die mit der Pressemitteilung gelieferten Grafiken und Diagramme mit HP-Draw neu beschriftet, teilweise auch neu entworfen und typische Amerikanismen entfernt.
Elektronischer Versand
Der deutsche Text und die redigierte Grafik werden nun zu einem Paket zusammengebunden, es wird in HP-Word enge komplette Fassung der deutschen Pressemitteilung erstellt. Zur technischen Abstimmung muß diese Mitteilung von den entsprechenden Fachabteilungen und Spezialisten freigegeben sein. Entsprechend den Fachbereichen und Themen sind in der elektronischen Post entsprechende interne Verteiler aufgebaut, die abgerufen werden können. An einen dieser Verteiler wird das komplette Paket, bestehend aus Text, Grafik und Hintergrundinformationen verschickt - natürlich wieder auf elektronischem Wege. Da es nun auf schnelle Reaktion der angesprochenen Spezialisten ankommt, ist diese Meldung als "wichtig" gekennzeichnet - sie bleibt solange bei der Presseabteilung "auf Wiedervorlage" bis der Adressat die Nachricht gelesen hat und seinen Kommentar als Antwort an die Presseabteilung abgeschickt hat.
Endlich ist die Pressemitteilung fertig, inhaltlich genehmigt und damit frei für den Versand. Im HP-Listkeeper führt die Presseabteilung die Anschriften aller Redaktionen und Agenturen, an die Presseinformationen verschickt werden sollen. Natürlich sind diese Adressen nach gewissen Verteilerschlüsseln gezielt anwählbar, das heißt, beispielsweise zum Thema Bürokommunikation wird eine definierte Auswahl von Fachredaktionen aus der Menge der Redaktionen vorgenommen. Für diese Anschriften werden dann Etiketten abgerufen und in einem Begleitschreiben zu der Presseinformation die entsprechende Adresse und Anrede eingesetzt. Das Anschreiben wurde natürlich mit der integrierten Textverarbeitung erstellt, die Adressen aus HP-Listkeeper abgerufen, und das ganze Dokument, nun bestehend aus Anschreiben, Pressemitteilungen, grafischem Material und technischen Hintergrundinformationen wird am Laser-Drucker ausgegeben. Dem Versand steht nun nichts mehr im Wege.
"Natürlich können diese Arbeiten an mehreren Terminals gleichzeitig ablaufen. Die Grafiken können zum Beispiel an mehreren Terminals gleichzeitig redigiert und überarbeitet werden, der Übersetzer könnte als Mitglied der PR-Abteilung an einem anderen Terminal seinen Text erarbeiten und dann den übrigen Benutzern zur Verfügung stehen", meint Rudi Beuerlein.
Die Presseabteilung bei HP hat mit ihrem integrierten Bürokommunikationssystem noch viel vor. "In der nächsten Phase werden wir eine Kurzfassung unserer Pressemitteilungen zum frühestmöglichen Termin, sozusagen als Vorwarnung per Telex, direkt an interessierte Redaktionen senden. Mit HP-Telex sind wir in der Lage, Texte, die wir mit dem integrierten Textsystem erstellt und bearbeitet haben, direkt von jedem Schreibtisch (also jedem Terminal) aus über den normalen Ticker an die Redaktionen zu senden."
"Und wenn erst unser Informationssystem steht, das uns zu allen Produkten und Pressemitteilungen automatisch technische Hintergrundinformationen, verfügbare Dokumentation, Bildmaterial und relevante Pressemitteilungen anzeigt, dann müssen wir nur noch per Knopfdruck die Informationen an die Redaktionen weiterleiten."