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IT im Gesundheitswesen/Automatisierung des Cashflow

Bürgerspital Basel analysiert seine Geschäftsfelder und Profit-Center

17.11.2000
Ein Management- und ein Executive- Informations-Management-System half über IT-gestütztes Controlling dem Klinik-Management des Bürgerspitals Basel, wieder in die schwarzen Zahlen zu kommen. Hans-Peter Sander* berichtet.

Kostentransparenz, -wahrheit und -verantwortlichkeit haben dazu beigetragen, dass das Bürgerspital Basel wieder schwarze Zahlen schreibt. Die soziale Unternehmensgruppe der Bürgergemeinde und Stiftung des öffentlichen Rechts agiert mit rund 850 Arbeitnehmern und weiteren 450 Beschäftigten im geschützten Arbeitsbereich. Eine Reha-Klinik, sechs Alters- und Pflegeheime, ein Tagesheim, zwei Alterszentren, eine Alterssiedlung, ein Fertigungsbetrieb mit 14 Werkstätten und Wohnzentrum, eine Vermögens- und Liegenschaftsverwaltung gehören dazu.

1995 wurden die einzelnen Bereiche des Bürgerspitals eigenständige Wirtschaftsbetriebe, die fortan als Profit-Center Verantwortung für ihre wirtschaftlichen Ergebnisse trugen. Um die Einheiten gewinnorientiert führen zu können, waren erhöhte Transparenz, Kostenwahrheit und Steuerung der Geschäftstätigkeit nötig. Die Anforderungen an das Finanz- und Rechnungswesen stiegen erheblich, denn das Rechnungswesen musste zu einem wirksamen Führungs- und Controlling-Instrument ausgebaut werden, ohne dafür zusätzliches Personal einzustellen. Zum Controlling setzt das Bürgerspital auf das Management-Information-System "PST-MIS" sowie auf das Executive-Information-System "PST-EIS" von der PST Software & Consulting GmbH als Analyse- und Frühwarnsystem für Management und Kostenstellenverantwortliche.

Ausgangssituation war ein unbefriedigender Informationsfluss und -gehalt im bestehenden DV-Umfeld mit zwei zentralen Risc-Maschinen IBM AS/400, Modell 500, und IBM AS/400, Modell 720, sowie einem Windows-NT-Netz. Die Kostenstellenverantwortlichen erhielten bis dahin ihre Informationen monatlich auf Papier ohne weitergehende Analysemöglichkeiten. Die Neustrukturierung sah den Aufbau eines neuen Controlling mit - unter anderem - aussagekräftigerer Kostenrechnung und verbessertem Informationstransfer vor.

Seit 1992 existiert im Bürgerspital die PST-Kostenrechnung, aus der auch die monatlichen Erfolgsrechnungen erstellt und abgeleitet werden. Bis vor einem Jahr noch wurden Listen für monatliche Auswertungen in Microsofts "Excel" transferiert, die Daten dort aufbereitet und an Kostenstellenverantwortliche weitergeleitet. "Bei zu hohem Aufwand entsprach der Informationsgehalt einfach nicht den Erwartungen", berichtet der Leiter Finanz- und Informatik Roland Fassbind, der Ende 1996 aus einem Wirtschaftsunternehmen zum Bürgerspital kam. Eine wesentliche Forderung an das neue Rechnungswesen war die verursachungsgerechte Darstellung der Kosten. Früher wurden nur Kostenarten analysiert, so konnte zum Beispiel bei den Umlagen nicht deutlich werden, wie sich eine Belastung zusammensetzt und wo sie herkommt. Durch Neustrukturierung der Kostenrechnung ist es nun möglich, die Be- und Entlastung der Profit-Center bis auf Kontoebene zu betrachten und zu analysieren. Entscheidend hierbei war auch, mehr Informationen aus dem System herauszuholen, um mehr Entscheidungsgrundlagen an die Verantwortlichen der Profit-Center weitergeben zu können.

Hatte bis 1997 im Bürgerspital noch gar kein Finanzplan vorgelegen, so kam nun auch dafür das MIS zum Einsatz. Es unterstützt eine integrierte Planung in nahezu allen Planbausteinen: von der Planung einzelner Leistungen bis zur Investitions- und umfassenden Finanzkalkulation. Die Entwicklung der Sozialversicherungen sowie des Güter- und Dienstleistungsmarkts machen große Investitionen nötig. "Jetzt gehen wir nach einem Finanzplan für fünf Jahre mit jährlicher Anpassung vor", so Fassbind.

Nach der Qualitätsverbesserung musste in einem zweiten Schritt der Informationsfluss optimiert werden. Aufbauend auf die neue Erfolgs- und Kostenrechnung wurde PST-EIS, das grafische Frühwarnsystem, zum DV-technischen Herzstück des Bürgerspitals. Dieses System läuft auf PC-Basis. EIS-Anwender müssen keine Computerspezialisten sein, die Benutzeroberfläche entspricht dem Windows-Standard.

"Das Management interessieren vor allem die Betriebsergebnisse der einzelnen Geschäftsfelder und ihrer Profit-Center. Im EIS finden sie diese auf einen Blick", berichtet Fassbind. Der Einstieg ins EIS erfolgt über ein farbig codiertes Organigramm des Bürgerspitals. Die einzelnen "Unternehmensbereiche" sind nebeneinander dargestellt. Individuell einstellbare Ampelfunktionen weisen kritische Bereiche prompt aus. Rot bedeutet Alarm - und das nicht erst im Herbst, sondern bereits im Februar oder März, also Monate vor der Jahresbilanz. Die freie Gegenüberstellung der Ist- und Planwerte mit Monatsverläufen und Abweichungen bildet die Basis für schnelle Reaktionen.

Die Vorteile eines solchen Systems liegen nicht nur im "papierlosen Büro", in der Schnelligkeit und der Transparenz der Profit-Center, sondern auch in der Möglichkeit, intern zu vergleichen und eine Hochrechnung zum Jahresende abzuleiten. Oftmals interessiert aber mehr als ein einzelnes Profit-Center. "Es ist ja nicht nur meine Aufgabe zu schauen, wie sieht es im Heim A oder B aus. Ich will viel weiter", erklärt Finanzchef Roland Fassbind. "Ein Beispiel: Ich sehe im System, dass der Pflegetag in der Küche im Alters- und Pflegeheim A pro Patient vier Franken mehr kostet als in Heim B. Da muss ich doch hinterfragen, warum ist das so?" Die Profit-Center-Verantwortlichen können sich mit den anderen Alters- und Pflegeheimen vergleichen, und zwar nach den absoluten Zahlen der Ist-, Budget- und Vorjahreswerte, die ihnen zugänglich sind. Wenn sie auch eine grafische Darstellung wünschen, können sie zwischen Kuchen-, Linien-, Balken- oder Pyramidendiagramm wählen.

Die Vergleiche sind noch in einer weiteren Richtung bedeutend. Hat ein Alters- und Pflegeheim etwa eine ungünstige Kostenentwicklung, kann das Zentral-Controlling rasch die Ursachen klären und gegebenenfalls eingreifen. Ein Beispiel: In einem Heim steigen die Personalkosten, das MIS weist aus, dass dort vermehrt Aufnahmen von Patienten der Pflegestufe II verzeichnet wurden, so dass hier ein höherer Pflegeaufwand zu betreiben war, der auch mehr Personal erforderte. Das ist auf einen Klick ersichtlich.

Das EIS ist zentral im PC-Netz und teilweise auch lokal auf Notebooks in der Reha-Klinik, den Alters- und Pflegeheimen sowie Werkstätten installiert. So können die Führungskräfte ihre Zahlen in Sitzungen mitnehmen oder an beliebigem Ort analysieren. Die Datenaktualisierung wird zentral von einem Arbeitsplatz aus gesteuert und gibt die Meldung, dass neue Daten vorliegen und diese nun eingelesen werden können, automatisch an die angeschlossenen Clients weiter.

In relativ kurzer Zeit haben das Bürgerspital und die PST die neuen Forderungen aus dem Controlling umgesetzt. Als weiterer Schritt wurden nun auch die wichtigsten Kennzahlen für das finanzwirtschaftliche Controlling automatisiert und auswertbar gemacht. Der Finanzchef will in Zukunft das monatliche Reporting unter Einbezug der Mittelflussrechnung veröffentlichen. Um die finanzielle Lage des Unternehmens zu beurteilen, wird das monatliche Reporting unter anderem durch Cashflow-Analyse, statische und dynamische Bilanz sowie Erfolgsanalyse erweitert.

"Das Management wünscht Informationen, die helfen, das Wertschöpfungspotenzial besser abzuschätzen", fügt Fassbind hinzu und resümiert: "Gleichzeitig mit der Umstrukturierung hat eine Auffassung von Controlling Einzug gehalten, die lautet: steuern und regeln statt nur kontrollieren."

*Hans-Peter Sander ist freier Journalist in Diessen.