In ihrer Marktanalyse 2014 hat das Fraunhofer-Institut für Experimentelles Software Engineering 18 Suites für Business Process Management (BPM) unter die Lupe genommen. Eine hochrespektable Institution veröffentlicht eine umfangreiche Analyse - damit ist wohl alles über BPM-Tools gesagt. Könnte man meinen. Ist aber nicht so.

Erstens fokussiert die Fraunhofer-Analyse auf das Thema Automation anstelle der Prozessanalyse, obwohl Letzteres die Kernaufgabe strategischen Business Process Managements ist. Zweitens fehlen in der Auswahl oft genutzte Tools, darunter der Marktführer ARIS. Und drittens - das darf man fairerweise nicht verschweigen - ist das Angebot so unübersichtlich groß und die Abgrenzung von BPM-Suites zu Tools mit einzelnen BPM-Funktionen so schwierig, dass eine vollständige Marktanalyse unverhältnismäßig aufwändig wäre.

Was also tun? Wir haben uns für das Naheliegende entschieden: unsere Praxiserfahrungen zur Grundlage einer eigenen, keineswegs objektiven, sondern im Gegenteil höchst subjektiven Analyse ohne Anspruch auf Vollständigkeit zu machen.

Neun BPM-Suites, die in der deutschen Industrie häufig zum Einsatz kommen, haben wir untersucht: ADONIS, Aeneis, ARIS, ARIS Cloud Basic, BPMN Visio-Modeler, DHC Vision, Innovator, Signavio und Symbio. Der Vergleich erfolgte auf Basis der in Q4/2014 angebotenen Versionen. Dabei haben wir die Tools im Hinblick auf typische Anwendungsfälle wie allgemeine Prozessdokumentation und -analyse, SAP-Implementierungen und Risiko- und Compliance-Management bewertet.

Unsere Bewertungskategorien ähneln jenen der Fraunhofer-Studie:

• Usability / Nutzerfreundlichkeit: Können die Anwender in den Unternehmen damit arbeiten, ohne bei jedem Schritt Expertenrat einholen zu müssen? Zu den Usability-Kriterien zählen ein intuitiv verständliches, gut designtes User-Interface, eine hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit sowie Elemente wie Drag-and-Drop-Funktionalität und die Möglichkeit, Modellelemente zu gruppieren. Pluspunkte gab es auch für die Optionen, Modelle und Datenbankinformationen im- und exportieren und Content aus anderen Programmen, etwa Word-Templates, integrieren zu können. Ebenfalls bewertet wurde die Unterstützung industrieller Modellierungs-Standards, etwa BPMN 2.0 oder UML.

• Smartness / Mächtigkeit: Smart ist ein Tool, wenn es dem Benutzer erlaubt, Business-Prozesse in Echtzeit (oder mit wenig Verzug) sowie in historischer Dimension zu analysieren. Wenn es darüber hinaus zentrale Kennzahlen in einer verständlichen Übersicht darstellt, kann der Prozessanalytiker den "Gesundheitszustand" der betrachteten Vorgänge rasch einschätzen. Wichtig für die Analyse ist auch, wie das BPM-Tool vorhandene Objekte abspeichert und wie es dem Nutzer beim Modellieren, Analysieren und dem Erstellen von Reports hilft. Eine saubere Unterscheidung zwischen ähnlichen und identischen Objekten ist hier von großer Bedeutung. Zudem sollten Nutzer verschiedene Arbeitsversionen von Modellen und Datenbanken unterscheiden, vergleichen und zwischen ihnen wechseln können.

• Readiness for use / Implementierungsaufwand: Wie schnell ist das BPM-Tool einsatzbereit? Wie viel Zeit und Geld kosten der Aufbau der notwendigen IT-Infrastruktur, die Installation des Tools sowie das Training der Mitarbeiter?

Analyse I - BPM-Tools für operationale Aspekte

Grundsätzlich lassen sich die BPM-Tools in zwei Gruppen unterteilen. Zur ersten Gruppe zählen jene Tools, die auf Projekte zur Analyse und Verbesserung operationaler Aspekte einzelner Prozesse ausgerichtet sind. Ihr Fokus liegt auf Details, weniger auf einem systematisch-konsistenten Gesamtbild. Meist kommen diese Werkzeuge zum Einsatz, sobald fokussierte Initiativen unter Überschriften wie "Operational Excellence" oder eng abgegrenzte IT-Projekte gestartet werden. ADONIS, Aeneis, ARIS Cloud Basic, BPMN Visio-Modeler, Innovator und Symbio fallen in diese Kategorie.

Analyse II- Tools für große BPM-Initiativen

Die zweite Gruppe bilden Tools, die auch BPM-Initiativen größeren Maßstabs unterstützen. Mit ihnen lassen sich umfangreiche Prozesslandkarten und konsistente Prozessarchitekturen entwerfen, anhand derer das Management komplexe IT-Projekte überwachen und steuern kann. Beispielsweise lassen sich mit Hilfe dieser BPM-Suites für SAP-Implementierungen die vorgegebenen Business-Anforderungen nahtlos zu End-to-End-Szenarien verknüpfen. Das Management kann so die Risiken und den Fortgang von Software-Implementierungen über alle Stufen des System-Lebenszyklus hinweg aussteuern - angefangen beim Design über Implementierung, Roll-out und Tests bis hin zu Upgrades. Zur Gruppe dieser äußerst potenten Lösungen zählen ARIS, DHC Vision und Signavio. Sofern es um den Anwendungsfall der Prozessdokumentation und -analyse geht, haben diese drei Tools in puncto Smartness und Usability eindeutig die Nase vorn. Weit abgeschlagen folgt Innovator.

Smart: Anbindung an den SAP Solution Manager

Ein wesentlicher Smartness-Faktor ist die Möglichkeit, ein BPM-Tools direkt an den SAP Solution Manager anzudocken. Je einfacher der Abgleich wichtiger Daten ist, darunter Prozessinformationen, Organisationsstrukturen, Rollen, Stammdaten und Dokumente, desto leichter fällt die Arbeit. In dieser Hinsicht erweist sich ARIS dank der bidirektionalen Synchronisation als leistungsfähigste Lösung. Was die Schnittstellen zum SAP Solution Manager angeht, reichen die anderen Tools in der Analyse nicht an ARIS heran, auch wenn Adonis oder Signavio zuletzt in diesem Punkt erweitert wurden.

Prozessmodelle für das Qualitätsmanagement

Früher waren Qualitätsmanagement-Systeme (QMS) in erster Linie auf das Endprodukt eines Prozesses konzentriert. Moderne QMS hegen den Anspruch, Prozesse im Detail verstehen und steuern zu können. Damit rücken die Möglichkeiten, Prozesse umfassend zu beschreiben und sie darauf aufbauend zu unterstützen und zu steuern, stärker ins Zentrum des Interesses. Im gleichen Maße ist es inzwischen üblich, die Verwaltung und Steuerung des QMS selbst auch in Prozessmodellen zu beschreiben. Verfahrensanweisungen und Auditunterlagen können dann automatisch aus der Prozessdokumentation erstellt werden.

Die Zahl der Anwender von Prozessmodellen zum Zwecke des Qualitätsmanagements ist meist größer als die der involvierten IT-Experten. Gleichzeitig sind Erstere aber weitaus weniger technikaffin. Daher ist es eminent wichtig, dass die Modelle formal korrekt sind und Änderungen an ihnen kontrolliert erfolgen. Nur so lassen sich alle Arbeitsschritte nachvollziehen. Ein entscheidendes Usability-Kriterium eines BPM-Tools hinsichtlich QMS besteht also darin, eine klare Versionenkontrolle mit dokumentierten Freigaben sicherzustellen. Aus technischer Sicht entstehen daraus folgende Anforderungen: ein Repository- oder Datenbank-System, automatisierte Auswertungen (Reports), die Darstellung von Workflows sowie die Archivierung aller Dokumente.

Unter dem Strich ist DHC Vision der klare Sieger, wenn es um Projekte in den Bereichen Governance, Risikomanagement und Compliance sowie Qualitätsmanagement geht. DHC Vision bietet ein intelligent zusammengestelltes Set von Funktionen in schlanker Form. ARIS folgt kurz dahinter, insbesondere aufgrund der im Vergleich zu DHC Vision mageren Process-Governance-Ausstattung des Basis-Set-up (ARIS Server und ARIS Architect). Nimmt man aber andere ARIS-Produkte hinzu, darunter ARIS Process Governance und ARIS Risk and Compliance Manager, kombiniert mit ARIS Connect, hat man das leistungsfähigste BPM-Tool für alle Handlungsebenen der Unternehmensführung in der Hand.

Fazit - das EINE Tool gibt es nicht

ARIS und DHC Vision - diese beiden Tools bieten im Großen und Ganzen alles, was man sich für BPM-Projekte wünschen kann. Dafür sind sie recht komplex. Andere Tools zeigen sich initial benutzerfreundlicher, sind dafür aber ärmer an Funktionen und Möglichkeiten. Bei isolierten, zeitkritischen oder auch im Umfang fokussierten Initiativen kann aber der einfache Einstieg der entscheidende Faktor sein.

Es gibt also nicht das eine Tool, das alle anderen in jeder Hinsicht aussticht. Das Ziel sollte die Wahl des Tools bestimmen. Wer in der Lage ist, alle Kriterien zu definieren, die für die Erreichung des Ziels notwendig sind, kann die vorliegende Auswertung als Startpunkt eines eigenen Auswahlprozesses nutzen. (wh)