Transparentere Rechnungsprozesse

Ähnliches lässt sich für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung sagen, bei der die eingehenden Dokumente elektronisch erkannt und in das d.3-System übernommen werden. "Mit einer kontextbasierten Erkennung der Einkaufsrechnungen werden die Rechnungen mit moderner Technik vollständig ausgelesen. Manuelle Erfassungsaufwände in den Kernprozessen gibt es beim BVB nicht mehr", beschreibt Martin Odinius, Projektleiter ECM-Systeme der GWS das Projekt. Erkannte Rechnungen werden fallweise zur Prüfung und Freizeichnung in Verbindung mit dem Bestellwesen und der Finanzbuchhaltung des ERP-Systems den beteiligten Mitarbeitern im digitalen Workflow zur Freizeichnung vorgelegt.

Hintergrund dieses Vorhabens war die Absicht, die bei Aktiengesellschaften rechtlich vorgeschriebenen Quartalsberichte zügiger und präziser vorzubereiten. "Der Einsatz dieser Lösung von d.velop hat für uns nicht nur einen erkennbaren wirtschaftlichen Nutzen, sondern durch die höhere Transparenz der Eingangsrechnungen haben unsere Bilanzierungsprozesse auch eine höhere Qualität erlangt", zeigt sich Knipping mit den Effekten in der betrieblichen Praxis zufrieden.

Die einzelnen Bearbeitungsschritte funktionieren dabei genauso wie zu den Zeiten der Papierbelege - inzwischen nur wesentlich intuitiver, mit weniger potenziellen Fehlerquellen und außerdem deutlich komfortabler, sagt der Anwender. Außerdem kommt es deutlich seltener zu zeitaufwändigen Rückfragen, denn sämtliche rechnungsrelevanten Dokumente sind ab ihrem Eingang permanent auf Knopfdruck verfügbar und frei von Medienbrüchen. Abgelegt werden sie rechtskonform in einem elektronischen Archiv. Durch die Protokollierung jedes einzelnen Bearbeitungsschritts sind alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert.

iPad-Anbindung in Planung

Außerdem unterstützen Automatisierungsfunktionen den schnelleren Durchlauf, beispielsweise bei der automatischen Bereitstellung von Dokumenten zur Zahlungsfreigabe. So wird eine Zahlungsvorschlagsliste mit Dokumentenreferenzen als PDF-Anhang an den kaufmännischen Geschäftsführer gesendet. Weiterhin steht auf der Vorteilsliste, dass die Lösung automatisierte Buchungen unterstützt. "Geplant ist zudem auch eine iPad-Anbindung über die d.3 smart mobile Lösung - für einen beschleunigten Genehmigungsprozess", blickt Knipping in die Zukunft.