Projekt-Management mit Teamgeist

Zur Kunst der ERP-Einführung zählt neben Technik und Softwarewissen auch, die Anwender mitzunehmen. Die Vertriebsgruppe beispielsweise konnte sich in den besagten Räumen jeweils an einem Nachmittag in der Woche für einige Stunden mit dem System vertraut machen. Zwei Key-Userinnen aus dem Team brachten der restlichen Abteilung das erforderliche Prozesswissen bei.

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In der Produktion war dies etwas schwieriger. Unter anderem deshalb, weil die Kollegen bis dato mit weit weniger komplexen Computertätigkeiten beschäftigt waren als die Vertriebsexperten. Für diese Nutzergruppe wurde ein Workshop außerhalb der Firma veranstaltet. Neu war für die Anwender, mit einer integrierten Applikation zu arbeiten. "So etwas können Sie nicht predigen. Das müssen die Leute selbst erkennen und durchdringen", so Kaak.

Datenqualität des Altsystems warf Probleme auf

"In einem Unternehmen mit 250 Mitarbeitern sind die Wege kurz", so Projektleiter Kaak. Wenn Sie von Anfang an so ein Projekt als Teamleistung betrachten, schaffen Sie jede Hürde." Eine Schwierigkeit war die Datenqualität des Altsystems. Bei der Migration mussten rund 10.000 Produktionsaufträge in das neue ERP-System übertragen werden. Zu jedem Auftrag muss der Fertigstellungsstatus bekannt sein, da sonst die Produktionsplanung im neuen System wenig bringt. Die Angaben aus dem Altsystem waren jedoch lückenhaft. Schließlich gaben zehn Blizzard-Mitarbeiter in ihrer Freizeit und am Wochenende Tausende von Produktionsaufträgen in die neue ERP-Software ein. "Das klappt nur, wenn alle von dem Vorhaben überzeugt sind."

Erfolgsfaktor Nummer eins: Die Menschen

Ein weiterer Erfolgsfaktor des Projekts: Sowohl die Blizzard-Geschäftsführung als auch das Management der Tecnica-Gruppe hat das Vorhaben unterstützt, und dies war auch allen in der Firma klar. Ins operative Projekt haben sich die Führungskräfte allerdings nicht eingemischt, sie wurden auf vierwöchentlichen Treffen über den Projektfortschritt informiert. Dort wurden auch die wesentlichen Entscheidungen getroffen und Probleme besprochen. "Es ist tödlich für Softwareeinführungen, wenn Manager mit Linienfunktion Projekt-Manager spielen", bemerkt Kaak dazu.

Für den Controlling- und IT-Leiter ist das A und O einer ERP-Einführung ein straffes Projekt-Management. Zudem lohne es sich, den Key-Usern Freiräume zu schaffen, damit sie sich einbringen können. Das müssen die Abteilungsleiter wissen und unterstützen.