Das Thema "Wirtschaftlichkeitsbewertung" wird beim Einsatz von Bürokommunikations- oder Office-Automation-Systemen gerne links liegen gelassen oder allenfalls flüchtig gestreift. Rolf Lauser, Mitarbeiter der Fraunhofer Gesellschaft in München, geht in einer dreiteiligen Serie der Frage nach den Ursachen dafür nach und stellt ein mögliches Entscheidungsmodell vor. Im Mittelpunkt des ersten Teils steht zunächst die auch in der Literatur höchst unterschiedlich verwendete Terminologie von Wirtschaftlichkeit, Produktivität und Wertschöpfung.
Wenn man heute die Fachzeitschriften für den Automations-, Büro- oder Kommunikationssektor durchblättert beziehungsweise sich die auf diesen Arbeitsgebieten relevanten Buchveröffentlichungen vornimmt, so kann man, bei nicht allzu kritischem Lesen, leicht zu der Auffassung gelangen, daß der Bürobereich, hinsichtlich Effektivität und Effizienz der Arbeit, einer glänzenden Zukunft entgegensieht. Anders ausgedruckt, es entsteht leicht der Eindruck, daß sich der Bürosektor an der Schwelle zu einer Revolution befindet, die dazu führen wird, daß sich die Produktivität der Bürotätigkeit in den nächsten Jahren um zwei- oder gar dreistellige Prozentwerte erhöhen wird.
Aber nicht nur die Zukunftsaussichten sind positiv. Auch die Gegenwart bietet, folgt man diesen Veröffentlichungen, solche Rationalisierungsmöglichkeiten, daß sich leicht die Meinung festsetzt:
- Bei den zur Verfügung stehenden Werkzeugen und Systemen sei es ein Kinderspiel, die Produktivität der Büroarbeit zu erhöhen (wobei, und das muß zur Ehrenrettung der Autoren dieser Veröffentlichungen hinzugefügt werden, von den meisten Autoren auf frankierende organisatorische Maßnahmen und gründliche Bedarfanalysen hingewiesen wird); Organisationen, die sich bisher bei der Einführung von Office-Automation-Systemen zurückhielten, seien Innovationen gegenüber nicht aufgeschlossen und würden sichere Möglichkeiten der Produktivitätssteigerung im Verwaltungsbereich regelrecht verschlafen.
Diesen Aussagen stehen in der Regel nur so globale Begründungen gegenüber, daß eine Verifizierung nicht möglich ist. Teilweise stehen sie sogar als Behauptung im Raum, wobei als Begründung auf den Wert der Information als solcher und die Unterstellung, daß bessere Informationen mit einem Wettbewerbsvorteil gleichzusetzen seien, hingewiesen wird.
Viele Fragen-keine Antwort
Arbeitet man aber diese Veröffentlichungen etwas kritischer durch, so stellt man fest, daß die unter den Komplex "Wirtschaftlichkeit" fallenden Problemstellungen der Kommunikations- beziehungsweise Büroautomations--Systeme nicht erschöpfend behandelt sind. Viele Fragen aus diesem Problemkreis bleiben unbeantwortet oder werden erst gar nicht angesprochen.
Wie schon aus dem Obengesagten zu entnehmen ist, sollen in diesem Aufsatz die Probleme der Wirtschaftlichkeitsfeststellung von Office-Automation- oder Bürokommunikations-Systemen diskutiert werden. Da es keine allgemein anerkannte Definition für diese Begriffe gibt, sondern in der Literatur - vom unvernetzten PC-Einsatz am Arbeitsplatz bis hin zu komplexen Netzarchitekturen, die es erlauben, die Leistungen von PCs, Mehrplatzsystemen, Großrechnern, öffentlichen Post-Diensten sowie die unterschiedlichsten Anwendungen vom Transaktionsbetrieb des Großrechners bis zur Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, von jedem Arbeitsplatz aus in Anspruch zu nehmen - alles darunter subsumiert wird, soll kurz erläutert werden, was hier unter Office-Automation- oder Bürokommunikations-Systemen verstanden wird.
Unter dem Begriff "Office-Automation-" oder" Bürokommunikations-System" wird im folgenden eine Vielzahl von unterschiedlichen oder einheitlichen intelligenten Arbeitsplatzrechnern im Verwaltungsbereich einer Organisation verstanden, die miteinander vernetzt sind. Dabei ist es unerheblich, ob der oder die Großrechner der Organisation mit in das Netz eingebunden sind oder nicht. Genauso ist es unwichtig, welche Anwendungen, von der Terminalemulation des Großrechners über Filetransfer bis hin zu Textverarbeitung, Business-Grafik und Tabellenkalkulation, mit nur für den Arbeitsplatz relevanten Daten, in diesem System durchgeführt werden.
Nicht unter den Begriff fallen hingegen der Transaktions und/oder Batch-Betrieb auf einem unvernetzten Großrechner oder der Einsatz von Einplatz-PCs zur DV-mäßigen Unterstützung eines Arbeitsplatzes.
Auch in der Literatur zur Wirtschaftlichkeit von Office-Automation-/Bürokommunikations-Systemen hat sich bisher keine einheitliche Terminologie durchgesetzt. So werden die Begriffe Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Produktivität munter vermischt. Keiner der Autoren definiert die Begriffe oder versucht, aus ihnen eine für die Praxis relevante Rechenanleitung abzuleiten. 1)
Auch die "Erhöhung der strategischen Wertschöpfung" 2)als Maßstab für die Wirtschaftlichkeit trägt nicht zur Klärung der Begriffsverwirrung bei. Erstens bleibt unklar, was das Adjektiv "strategisch" vor dem lehrbuchmäßigen Begriff "Wertschöpfung" soll, und zweitens bietet der Autor dieses Aufsatzes keine Methode an, mit der sein Wirtschaftlichkeits-Maß gemessen oder bewertet werden soll.
Mangelnde Begrifflichkeit verwässert Aussagekraft
Ökonomisch gesehen sind Office-Automation- oder Bürokommunikations-Systeme nur dann sinnvoll, wenn sie wirtschaftlich sind, das heißt, wenn das Ergebnis einer Division des Ertrages durch den Aufwand, der durch eine Maßnahme entsteht, größer als 0 ist. Diese Aussage ist wohl unbestritten, aber leider ist ihre Aussagekraft ohne große Bedeutung, da, wie schon oben erläutert, der Begriff "Wirtschaftlichkeit" nicht eindeutig definiert ist. 3)
Hier hilft auch die Erklärung nicht weiter, daß ein Bürokommunikations- oder Office-Automations-System dann wirtschaftlich sei, wenn die Organisation, die vor der Entscheidung steht, ein solches System zu installieren, durch die Einführung Vorteile erreichen kann, die ohne Einführung nicht realisierbar sind. Denn sowohl der Begriff "Wirtschaftlichkeit" als auch die erklärende Umschreibung sind entweder wenig operational und prüfen etwas zu kurz, da aus ihnen nur eine Rechenanweisung für die in monetären Größen anfallenden Erträge beziehungsweise Aufwendungen hervorgeht, oder aus ihnen kann keine eindeutige Anweisung für den Ablauf des Wirtschaftlichkeitskalküls abgeleitet werden.
In der Literatur zur Wirtschaftlichkeit von Office-Automation- oder Bürokommunikations-Systemen wird oft mit den Begriffen Effizienz oder Produktivität argumentiert. Dabei wird folgende Beziehung unterstellt. - Effizienz sei gleich Wirtschaftlichkeit und - Produktivitätssteigerung sei gleich Erhöhung der Wirtschaftlichkeit.
Legt man die sehr enge Definition "Ertrag/Aufwand = Maß der Wirtschaftlichkeit" zugrunde, so ist die. Aussage, daß die Effizienz einer Maßnahme gleich deren Wirtschaftlichkeit ist, zweifellos richtig.
Falsche Gleichsetzung
Die Gleichsetzung von Produktivität mit Wirtschaftlichkeit hingegen ist falsch. Zwar ist die Produktivität genauso eine Kennziffer aus dem Gesamtfeld "Wirtschaftlichkeit wie die Effizienz. Im Gegensatz zur Effizienz, die sich immer auf der Basis von monetären Werten errechnet, hat die Produktivität eine rein mengenmäßige Basis, das heißt, Produktivität basiert immer auf einem Verhältnis von eingesetzten Produktionsfaktoren zu ausgebrachter Menge. 4)
Die Wertschöpfung hingegen ist ein Begriff, der ursprünglich aus der Volkswirtschaftlichen Gesamtrechnung kommt und der als betriebliche Wertschöpfung die Differenz zwischen Umsatzerlösen und monetär bewerteten Vorleistungen ausdrückt. 5)Ob diese Zahl, die eine Differenz und keinen Faktor darstellt, als Maß für die Vorteilhaftigkeit von Bürokommunikations-/Office-Automation-Systemen herangezogen werden kann, erscheint als sehr zweifelhaft. Zumindest kann sie nicht als Vergleichswert herangezogen werden, da ihr dafür die Eigenschaft eines Faktors fehlt. wird fortgesetzt