In den letzten Jahren hat sich das Preis/Leistungsverhältnis der Mikrocomputer stark verbessert. Gleichzeitig tritt eine zunehmende Wettbewerbsverschärfung auf, die nur durch eine Modernisierung von Verwaltungstätigkeiten, besseren Informationsfluß und eine schnellere und genauere Reaktion auf Anfragen aufgefangen werden kann. Dies bringt es mit sich, daß der Einsatz von Mikrocomputern zur Bewältigung dieser Aufgaben jetzt auch für die Gruppe der freiberuflich Tätigen (Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Steuerberater etc.) interessant wird.
Die Abneigung in diesen Kreisen gegen die Einführung eines Rechnersystems ist zum einen darauf zurückzuführen, daß es in der Vergangenheit vereinzelt zu Fehlschlägen gekommen ist: Programme (und Rechner) wurden - ohne größere Modifikationen vorzunehmen - aus der Industrie in die Büros getragen. Dies führte dann häufig zu großer Abhängigkeit von dem jeweiligen Hard- und Softwarehersteller, Folgekosten waren kaum zu kalkulieren.
Auf der anderen Seite wird befürchtet, daß sich der Rechner nicht amortisiert oder die innerbetriebliche Flexibilität beeinträchtigt wird.
Der Mikrocomputer wird in der angesprochenen Berufsgruppe meist nicht zu einer Reduzierung des Personals, sondern zu einer Umschichtung der Aufgaben führen. Die einzelnen Mitarbeiter werden von zeitraubenden Verwaltungstätigkeiten entlastet und können nun für höher qualifizierte Aufgaben eingesetzt werden.
Unabhängig von fremden Rechenzentren
Auch wenn der Freiberufliche schon seit einiger Zeit EDV außer Haus einsetzt (wie etwa Architekten und Steuerberater), ist die Anschaffung eines eigenen Mikro-computersystems zu befürworten: Er wird unabhängig von fremden Rechenzentren beziehungsweise Datenerfassungsfirmen, Auswertungen besitzen eine höhere Aktualität, wenigstens die wichtigsten und zeitkritischsten Arbeiten können im eigenen Hause direkt am Arbeitsplatz realisiert werden.
Was sollte bei der Anschaffung eines Mikrocomputersystems beachtet werden? Der Rechner sollte eine Hauptspeichergröße von mindestens 32K Bytes haben und jederzeit ausbaufähig sein. An Peripheriegeräten ist ein Bildschirmgerät mit (möglichst) 25 Zeilen zu je 80 Zeichen unverzichtbar. Sonst wird die Textverarbeitung (zum Beispiel für Angebotserstellung, automatisches Mahnwesen) unnötig erschwert.
Weiter werden benötigt: eine deutsche Norm-Tastatur (mit Umlauten und Groß/Kleinschreibung), eine Platteneinheit (möglichst eine Fest- und eine Wechselplatte, evtl. Floppy-Disk mit mindestens zwei Laufwerken) und ein leiser Drucker mit mindestens 80 Zeichen pro Zeile und einem sauberen Schriftbild. Ärzte haben wegen der Beschriftung von Krankenscheinen sicher die höchsten Anforderungen an den Drucker. Je nach Anforderung muß der Anschluß von externen Geräten möglich sein (für Architekten etwa Plotter und Digitalisierer; für Ärzte Labormeßgeräte).
Das Hauptproblem bei der Hardware stellen gegenwärtig die verfügbaren Massenspeicher dar. So sind die derzeit auf dem Markt befindlichen Billig-Systeme (rund 10 000 bis 20 000 Mark) in der Regel deswegen ungeeignet, weil der Anschluß größerer Plattenlaufwerke nicht möglich ist.
Dialog in deutscher Sprache
Unter diesen Gesichtspunkt ergeben sich Hardwarekosten von ungefähr 25 000 bis 40 000 Mark. Hinzu kommen Kosten von mindestens 15 000 Mark für die Software. Sie können bei komplexen Aufgaben auch über den Hardware kosten liegen.
Die Software muß einen leichtverständlichen Dialog (in deutscher Sprache) mit dem Benutzer erlauben. Auf gar keinen Fall dürfen die Programme vom Benutzer EDV-Kenntnisse verlangen; der Einsatz sogar ungeschulter Kräfte sollte möglich sein. Dies bedeutet, daß jede Benutzereingabe umfangreichen Plausibilitätsprüfungen unterworfen werden muß, um Fehleingaben zu verhindern. Maßgeschneiderte Programmpakete sind trotz höherer Kosten fast immer allgemeinen Paketen vorzuziehen denn, sie garantieren eine problemlose Integration und erfordern keine grundlegende Veränderung der bestehenden Organisation.
Für die Finanzbuchhaltung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte man allerdings doch Standardpakete einsetzen, denn hier ist eine Anpassung des Benutzers an die Programme relativ unproblematisch.
Da die Einführung eines Mikrocomputersystems für den Freiberuflichen immer noch eine erhebliche Investition darstellt, ist eine schöpfende Beratung und Systemanalyse - möglichst durch ein lokal präsentes Softwarehaus - sehr zu empfehlen.
Rolf Sonntag ist Geschäftsführer der Isidata GmbH, Hannover