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Anwenderbericht Milchversorgung Lahn-Dill-Wetter GmbH:

Bestellungen bis zur letzten Minute erfaßt

23.03.1979

WETZLAR - Die Milchversorgung Lahn-Dill-Wetter GmbH in Wetzlar arbeitet bereits seit 1964 mit der EDV - zunächst über ein Service-Rechenzentrum. 1968 wurde die erste eigene EDV-Anlage installiert and im Laufe der Zeit zu einer Magnetbandanlage Univac 9200 ausgebaut. Der vorerst letzte Schritt und damit verbunden eine Reorganisation der Vertriebsabwicklung und -abrechnung war der Ankauf eines Nixdorf-Datensammelsystems 620/35. Obwohl Ernst Keller, kaufmännischer Leiter der Milchversorgung, durch diese Investition vorrangig Verwaltungsarbeiten rationalisieren wollte, kann jetzt auch den Kunden ein zusätzlicher Abrechnungsservice geboten werden.

Die EDV-Organisation des Wetzlarer Unternehmens umfaßt heute

- den Vertrieb (Erfassen der Bestellungen, Lieferscheinschreibung, Tourenplanung und Abrechnung der Wagenbestände);

- Lohn- und Gehaltsabrechnung;

- Milchlieferungsnachweis;

- Milchgeldabrechnung (für rund 2000 Lieferanten/Landwirte);

- Mitgliederbewegung der Genossenschaften (rund 3000 Mitglieder);

- Mitgliederabrechnung;

- Finanzbuchhaltung (einschließlich Monats- und Jahresbilanzen);

- Bestands- und Verbrauchsabrechnung mit Bestellvorschlagschreibung (zirka 1000 Artikel für Verpackung, Hilfs- und Betriebsstoffe) sowie

- Servicearbeiten für ein benachbartes Unternehmen.

Alle Milchversorgungs-Auswertungen und Statistiken (Kunden, Touren, Gesamtumsatz, Erlöse nach Artikeln, Artikelgruppen etc.) sowie die Fakturierung (Nachfakturierung alle zehn Tage) werden auf dem Großrechner durchgeführt. Die Erfassung der Bestellungen, die Lieferscheinschreibung, Tourenplanung und Abrechnung der Wagenbestände kann jetzt bereits im Vorfeld der Datenverarbeitung, auf dem Datensammelsystem, abgewickelt werden.

Täglich in der Zeit zwischen 11.00 und 16.00 Uhr fragt ein Mitarbeiter der Milchversorgung bei den Kunden telefonisch die Bedarfsmengen für den nächsten Tag ab. Diese Informationen werden sofort an zwei Bildschirmarbeitsplätzen der 620 erfaßt. Bereits zwischen 16.00 und 17.00 Uhr erfolgt im Datensammelsystem - ohne Inanspruchnahme der Groß-EDV - die maschinelle Tourenzusammenstellung sowie Lieferscheinschreibung. Dabei kann - so Keller - "die maschinelle Disposition jederzeit - den Wünschen der Kunden entsprechend - leicht durch zusätzliche Lieferscheine oder Storno-Belege nachträglich ergänzt oder berichtigt werden". Dazu nimmt ein Telefonanrufbeantworter auch noch außerhalb der Bürozeit Kundenaufträge an, die der Nachtschicht-Disponent auf seinem Bildschirmgerät erfaßt und als Lieferschein ausdrucken läßt. "So können jetzt praktisch bis zur letzten Minute eilige Bestellungen berücksichtigt werden", freut sich Keller. Etwa um 3.00 Uhr nachts verlassen die ersten Wagen den Betrieb, um pünktlich ihre Kunden zu erreichen.

Als zweckmäßig für den Arbeitsablauf hat sich erwiesen, daß bei der MLDW das Datensammelsystem in zwei "Portionen" installiert ist: Die Zentraleinheit mit Magnetplattenspeicher (2,5 MB) und dem Magnetbandlaufwerk ist zusammen mit drei Bildschirmarbeitsplätzen im Verwaltungsgebäude - in der Nähe des Rechenzentrums - untergebracht. Die zweite Portion des Systems - zwei Bildschirmarbeitsplätze und der Drucker - stehen in der Expedition, direkt am Arbeitsplatz der Disponenten. Beide Gruppen sind per DFÜ-Leitung miteinander verbunden. Keller hat so dafür gesorgt, daß die unnötige Lauferei und der Transport der Belege und Lieferscheine unterbleiben. Seiner Meinung nach entlastet der direkte Dialog sowohl die Mitarbeiter in der Fachabteilung als auch das Fachpersonal im Rechenzentrum ganz erheblich.

Neben den Wagen zur Lieferung des Frischdienstes gibt es bei der Milchversorgung noch zehn andere Verkaufswagen, deren Sortiment auf die Kundenwünsche der konkreten Tour abgestimmt ist. Da hier die Entnahmen täglich wieder aufgefüllt werden müssen, wird jeder Wagen wie ein gesondertes "Lager" geführt. Das Datensammelsystem übernimmt hierbei die tägliche Lagerfortschreibung.

"Dank der schnellen Erfassung und Auswertung aller Warenbewegungen gibt es heute fast keine Bestandsdifferenzen mehr."

Einen weiteren Fortschritt erzielte Keller durch den Einsatz des Datenverwaltungs- und Abfragesystems "Demos". Da die 620 über eine ausreichend große Speicherkapazität verfügt und zudem frei programmierbar ist, lag es nahe wichtige Daten parallel zur Erfassung im System selbst aufzubereiten. Heute werden für die Lagerbestandsfortschreibung unmittelbar während der Eingabe alle Artikelbewegungen automatisch den einzelnen Artikelbeständen belastet oder gutgeschrieben. So kann jederzeit der aktuelle Lager-Sollbestand direkt aus der im Datensammelsystem gespeicherten "Datenbank" abgefragt werden.

Bei der heutigen Konfiguration geht Keller davon aus, daß "keine abrupten Hardware-Umstellungen mehr erforderlich werden, sondern ein systematisches Wachstum der EDV-Anwendungen gesteuert werden kann".