Die Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft hat ihren Schriftverkehr mit Hilfe eines Korrespondenz-Management-Systems vereinfacht. Die in Zusammenarbeit mit T-Systems entwickelte Lösung stellt den Mitarbeitern via Web-Services einheitliche Briefvorlagen zur Verfügung und beschleunigt mittels automatisierter Workflows Abläufe wie den internen Freigabeprozess.

Das System bindet Fachanwendungen des Rückversicherers direkt in Microsofts Office-Anwendungen wie "Word" und "Outlook" ein. Auf diese Weise können die Nutzer aus den Programmen heraus auf Kundenadressen und Vertragsinformationen sowie eine Sammlung vorgefertigter Textbausteine zugreifen. Bereits beim Anlegen eines Dokuments fragt die Lösung den Zweck des jeweiligen Schreibens ab und fügt passende Textbausteine und Kundendaten ein. "Bei acht Landessprachen, mehreren Tochter-gesellschaften und etwa 15 verschiedenen Dokumentenarten mussten wir bislang einige hundert Vorlagen verwalten", erklärt Christa Mauer, Referatsleiterin für die Korrespondenz-Management-Lösung bei der Münchener Rück. Das neue System hingegen arbeite lediglich mit einer Vorlage, die sich dem Verwendungszweck selbständig anpasse und allen hauseigenen Vorschriften genüge.

Automatisierter Workflow

Darüber hinaus unterstützt die Lösung den Freigabe- und Zeichnungsprozess, der insbesondere bei Vertragsdokumenten mehrere Stationen umfasst: Mitarbeiter können ihre Unterschrift in das Dokument einfügen oder ihre Zustimmung markieren. Anschließend schicken sie den Brief zur nächsten Freigabestation. Der Versand an den Kunden erfolgt anschließend per E-Mail oder Fax aus MS-Outlook. (rg)