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IT im Handel/Jeden Tag kommen haufenweise Belege von Tausenden von Lieferanten

Belegerfassung spart Hagebau viel Geld

30.07.2004

Hagebau gehört mit einem Jahresumsatz von 3,096 Milliarden Euro zu den größten Handelskooperationen in den Bereichen Baustoff-/Holzhandel und Baumarkt. Ihr gehören 279 Gesellschafter in Deutschland und Österreich mit über 1000 Standorten an. Neben Dienstleistungen wie zentralem Einkauf, gemeinsamer Werbung, Entwicklung sowie Vertrieb eigener Warenwirtschaftssysteme übernimmt die Soltauer Dienstleistungszentrale die Rolle als Zentralfakturierer. Während die georderte Ware direkt an die Gesellschafter geliefert wird, erhält die Zentrale die Rechnungen entweder per Edifact oder per Post. Zurzeit kommen immer noch 50 Prozent der durchschnittlich 17000 Belege täglich, hauptsächlich Rechnungen und Gutschriften, von zirka 2700 Lieferanten in Papierform in Soltau an. Diese Belege werden dort erfasst, in SAP R/3 verarbeitet und beglichen.

Bereits vor mehr als zweieinhalb Jahren hat man bei Hagebau begonnen, über das Thema "automatisierte Belegerfassung" nachzudenken. "Wir wollten unabhängig von den in unserer Branche üblichen saisonalen Schwankungen im Belegvolumen werden. Eine Softwarelösung kompensiert Spitzenlasten leichter als unser Personal und ist zugleich für das generell stetig steigende Belegvolumen skalierbarer", erklärt Silvia Frühauf, die Bereichsleiterin des Rechnungswesens. "Natürlich steckte auch der Wunsch nach geringeren Prozesskosten und höherer Erfassungsqualität hinter dem Interesse. Das manuelle Erfassen von täglich bis zu 10000 Belegen erfordert einen riesigen personellen und organisatorischen Einsatz, den wir sinnvoller an anderen Stellen einbringen würden.

Also gingen die Verantwortlichen auf die Suche, fündig wurden sie bei der Aachener Docutec. "Vor allem die Referenzen der bereits produktiven Systeme im Bereich Zentralregulierung und -fakturierung haben uns überzeugt", so Heribert Gondert, Geschäftsführer der Hagebau.

Bereits im November 2003 wurden vier "Scamax-270"- Dokumentenscanner aus dem Hause Inotec, Wölfersheim, mit einer Nennleistung von je 100 Seiten pro Minute angeschafft, die einen externen Scan-Dienstleister, der die Belege bislang für das Archiv digitalisiert hatte, ablösten. "Mit der Entscheidung für eine Erfassungslösung war auch die Anschaffung eigener Scanner unumgänglich. Wir haben bereits acht Monate vor der Systemeinführung begonnen, Geld zu sparen", erläutert Bereichsleiterin Frühauf. Denn die Soltauer Zentrale sparte mit der Inhouse-Digitalisierung nicht nur die Kosten für den Dienstleister, sondern auch für den Kurier. "Das sind rund 240000 Euro im Jahr", rechnet Frühauf vor.

Die interne Belegdigitalisierung brachte außerdem zeitliche Vorteile: Dauerte es extern vier bis fünf Tage, bis die Unterlagen im Hagebau- Archiv eingesehen werden konnten, so sind die Mitarbeiter der Zentrale jetzt in der Lage, aus der SAP-Software heraus Lieferantenbelege am folgenden Tag am Bildschirm anzuzeigen oder auszudrucken. Zudem ermöglicht ein zentrales Web-Archiv den einzelnen Gesellschafter-Niederlassungen der Hagebau, ihre Belege ebenfalls im Zentralarchiv zu recherchieren.

Im Mai 2004 begann eine zweimonatige Testphase, seit Juli 2004 ist die automatisierte Docutec-Erfassungslösung mit Anbindung an SAP und Übergabe der Images an die Nachverarbeitungssysteme, einem Belegarchiv von Easy, Mülheim an der Ruhr, und dem Output-Management-System (OMS) aus dem Hause Detec, Rüsselsheim, produktiv.

Im Fingerprint-Verfahren

Bis zu diesem Zeitpunkt wurde jede eingehende Rechnung nach einer aufwändigen Vorbereitung wie der Trennung nach Lieferanten, dem Markieren der notwendigen Erfassungsfelder und der Addition der Belegwerte eines Stapels manuell in der DV erfasst. Die Daten wurden an SAP R/3 übergeben, verbucht und bildeten zusammen mit einer Kopie des Lieferantenbelegs die Ausgangsrechnung beziehungsweise -gutschrift.

Nach kurzer Vorbereitung, wie beispielsweise Entfalten und Entheften, werden die Belege jetzt von den vier Scannern digitalisiert und die Images an das Docutec-System geleitet. Die Software ordnet jeden Beleg nach dem Fingerprint-Verfahren einem Lieferanten zu, liest die relevanten Daten auf der Rechnung aus und prüft die Erfüllung der Regeln. Nur bei Leseschwächen oder Regelverstößen erfolgt an drei Arbeitsplätzen eine Verifikation durch geschulte Mitarbeiter. Erst dann werden die Daten zum Verbuchen an SAP R/3 übergeben. Das OMS sorgt neben dem Layout der Ausgangsbelege dafür, dass dem Rohdatenstrom aus SAP die Images der Lieferantenbelege zugeführt und der Gesamtjob nebst Heftbefehl und Duplexdruck an die drei Xerox-Hochleistungsdrucker übergeben werden. Gleichzeitig wird die komplette Ausgangsrechnung als PDF-Dokument in das Easy-Archiv überspielt. Damit entfällt für Hagebau nicht nur das händische Erfassens, sondern auch das manuelle Zusammenführen von Ausgangsrechnung und Lieferantenbeleg. (bi)

*Tim Fräsecke ist Leiter Kundenberatung bei der Hagebau Datendienst in Soltau.

Hier lesen Sie ...

- warum Hagebau seine manuelle Erfassung von täglich bis zu 10000 Belegen automatisieren wollte;

- welche zeitlichen Vorteile die interne Belegdigitalisierung brachte;

- wie bei Regelverstößen eine Verifikation erfolgt.