Auch die Kleinigkeiten innerhalb der Organisation und EDV verdienen eine gewisse Beachtung. So kann man deshalb auch nur in wenigen gut geführten Rechenzentren feststellen, daß bei allen Belegen, die an das Rechenzentrum geliefert werden, Belegbegleitzettel beigelegt sind.
Belegbegleitzettel als Beitrag zum Datenschutz?
Datenschutz ist heute große Mode. Überall wird darüber geschrieben und diskutiert. Der Datenschutz zerfällt jedoch in eine Vielzahl von Anweisungen, Richtlinien und Kontrollen, die erst in ihrer Summe einen wirkungsvollen Datenschutz ausmachen. Konsequente Anwendung von Belegbegleitzetteln ist als eine wichtige Maßnahme hinsichtlich des Datenschutzes zu sehen, da hierdurch zumindest das Einsteuern falscher Belege von nicht berechtigten Personen erschwert wird. Ebenso kann kontrolliert werden, ob zuviel oder zuwenig Belege angeliefert werden, sofern eine derartige Kontrolle in das System der Belegbegleitzettel integriert ist. Sofern Belegbegleitzettel mit Anforderungen hinsichtlich bestimmter Auswertungsergebnisse kombiniert werden, laßt sich auch in dieser Hinsicht ein mitunter recht wirkungsvoller Schutz aufbauen. Belegbegleitzettel sind also ein Teilstück des Datenschutzes schlechthin.
Laufweg der Belegbegleitzettel
Zweckmäßigerweise werden Belegbegleitzettel bereits von den jeweils zuständigen Fachbereichsmitgliedern ausgefüllt und dann zusammen mit den Belegen an die Arbeitsvorbereitung beziehungsweise an die Belegannahmestelle geliefert.
Je nachdem wie der Belegbegleitzettel gestaltet ist, kann er als Kontrollinstrument für die Arbeitsvorbereitung hinsichtlich der Datenerfassung, der Durchführung innerhalb des Computer-Zentrums und der EDV-Nachbearbeitung dienen.
Von diesen Möglichkeiten hängt dann auch der Laufweg der Belegbegleitzettel ab. Es erweist sich dann als sinnvoll, einen Durchschreibesatz zu gestalten. Die Anzahl der Kopien dieses Satzes hängt dabei stark von den Anforderungen hinsichtlich der Revisierbarkeit und des Zugriffes unter schiedlicher Stellen zu diesen Informationen ab.
Inhalt der Belegbegleitzettel
Hinsichtlich des Inhalts der Belegbegleitzettel sollen einige Empfehlungen gegeben werden, die sich in der Praxis entsprechend bewahrt haben Man sollte alle Punkte daraufhin überprüfen, ob sie ein fester Bestandteil eines einheitlichen Formulars werde sollen. Letzterer Gesichtspunkt sollte sich eigentlich von selbst verstehen, wird jedoch oft genug vernachlässigt.
Das Ausstellungsdatum des Fachbereichs sowie Name des Sachbearbeiters einschließlich der genauen Abteilungsbezeichnung und der Haustelefonnummer gehören zu Stamminformationen, welche vom Fachbereich stets ausgefüllt sein müssen. Man sollte diese Informationen nicht vordrucken, sondern handschriftlich verlangen, da dies ein wesentlicher Aspekt des Datenschutzes sein kann.
Innerhalb der Arbeitsvorbereitung oder Belegannahmestelle stempelt man den Belegbegleitzettel möglichst mit einer Stempeluhr, so daß Datum und genaue Uhrzeit des Eingangs festgehalten werden.
Dies ist kein Formalismus, sondern eine Erziehungsmaßnahme, um Ordnung in den Rechenzentrums-Terminplan hinein zu bekommen. Man kann den Belegbegleitzettel auch mir: einer entsprechenden Uhrzeitangabe seitens des Fachbereichs versehen. Notwendig ist dies eigentlich nur dann, wenn man die Dauer der Transportwege testen will.
Der Fachbereich muß die entsprechende Belegart (immer nur eine Belegart pro Belegbegleitzettel) angeben und gegebenenfalls eine Eintragung hinsichtlich der Anzahl der Belege machen, falls dies innerhalb der Belegannahmestelle überprüft wird. Eine Schätzung der Belegmenge erleichtert zumindest die Disposition der Datenerfassung, so daß sich eine Mengenangabe auch dann empfiehlt, wenn keine Prüfung auf richtige Anzahl erfolgt.
Von ganz besonderer Bedeutung ist die Angabe, ob es sich um die letzten Belege zu einer Rechenzentrums-Verarbeitungsperiode beziehungsweise zu einem bestimmten Computerlauf handelt. Diese Angabe sollte man zwingend vorschreiben. Alleine die Dokumentation des Belegschlusses bringt uneinsichtige Fachbereiche zur Erkenntnis, daß alle Belege zu einem Lauf zusammen sein müssen ehe die Verarbeitung beginnen kann. Dies ist aber ein fester Bestandteil eines Rechenzentrum-Terminplans. Zudem sieht jeder Manager ein, daß eine ordnungsgemäße Durchführung im Rechenzentrum nicht termingerecht erfolgen kann, wenn nicht alle Belege vollständig angeliefert worden sind. Bei Zusammenbrüchen wegen fehlender Belege kann man die Ursachen beziehungsweise die Schuldfrage leicht klären, was zumindest im nach hinein einen gewissen erzieherischen Wert hat.
Je nach Organisation des Rechenzentrums können nun zusätzliche Angaben auf dem Belegsatz sich befinden, die zur Kontrolle beziehungsweise Steuerung dienen. Hier sind etwa das Eingangsdatum mit Uhrzeit innerhalb der Datenerfassung, ein Kontrollvermerk der Datenerfassung hinsichtlich entsprechender Durchführung sowie Datum und Uhrzeit der Belegrückgaben an die Arbeitsvorbereinen Daten zur Überwachung tung zu nennen. Ferner könder Durchführung im Rechenzentrum beziehungsweise in der EDV-Nachbearbeitung notwendig sein, je nachdem wie gesteuert beziehungsweise kontrolliert werden soll.
Sofern kein eigenes Quittierungsverfahren für den ordnungsmäßigen Empfang der Auswertungsergebnisse und der Belege existiert, kann der Belegbegleitzettel auch dazu benutzt werden, um hier eine entsprechende Systematik aufzubauen.
Es empfiehlt sich zudem, die Belegbegleitzettel eine gewisse Zeit aufzuheben, um im nachhinein Kontrollen zu ermöglichen. Der Zeitraum ergibt sich dabei aus den Anforderungen hinsichtlich der Revidierbarkeit. Die sicherste Lösung wäre etwa der Zeitraum bis zum Abschluß der Prüfungen des abgelaufenen Geschäftsjahres oder zumindest so lange, wie erfahrungsgemäß auf Konsolprotokolle zurückgegriffen wird, um erledigte Arbeiten nachzuvollziehen.